Du vil gerne se ændringerne i værdier mellem to versioner af en Access-database, men hvordan gør du det? Du har set Microsoft Regnearkssammenligning, og du ved, at det kan sammenligne værdier. Du har måske brugt Microsoft Databasesammenligning – Hvis du har, ved du, at det er designet til at finde ændringer i objektdesign, makroer og VBA-kode – ikke værdiændringer. Der findes dog en måde at bruge Regnearkssammenligning på, som kan bruges til at finde de ændringer, du leder efter.
Ved at eksportere dine Access-data i begge databasefiler – enten fra en tabel, hvis det er præcis, hvad du har brug for, eller fra forespørgselsresultater – til en Excel-projektmappe, kan du derefter køre dine projektmapper gennem Regnearkssammenligning for at se forskellene.
Eksportér Access-data til projektmapper
-
I Access skal du åbne den database, der indeholder de "oprindelige" eller tidligere data, og åbne enten den tabel eller de forespørgselsresultater, du ønsker, i dataarkvisning. Følgende viser et meget enkelt eksempel.
-
Klik på Eksterne Data > Eksportér > Excel. Eksporten – Guiden Excel-regneark starter.
-
Vælg navn og destinationsmappe for din nye Excel-fil, og klik på OK. Klik derefter på Luk for at lukke guiden.
-
Luk databasen.
-
Åbn den database, der indeholder de "opdaterede" eller nyere data, og åbn tabellen eller forespørgselsresultaterne, ligesom du gjorde for de oprindelige data. I denne opdaterede database er "California City" en ny post, og højeste temperatur i Fresno er blevet ændret.
-
Kør eksporten – Guiden Excel-regneark på samme måde for denne database.
Kør sammenligningen i Regnearkssammenligning
-
Klik på Sammenlign filer i Regnearkssammenligning.
-
Gå til den Excel-projektmappe, der indeholder de oprindelige data, ved at klikke på ud for feltet Sammenlign.
-
Gå til den projektmappe, der indeholder de opdaterede data, ved at klikke på ud for feltet Til.
-
Klik på OK for at køre sammenligningen.
Forstå resultaterne
Vi zoomer ind på resultaterne i vores enkle eksempel, hvor en post for "California City" er blevet tilføjet, og temperaturen for Fresno er blevet ændret.
I højre rude, som viser data fra den opdaterede database, indeholder række 4 nu California City og dens temperatur, som er indsat i Access-tabellen. Hele rækken er fremhævet med grønt. Og Fresnos temperatur i række 5, kolonne B, er også fremhævet med grønt, da den blev ændret fra 107 til 111.