Microsoft 365 tilbyder forskellige typer grupper, der kan hjælpe teams med at samarbejde mere effektivt. Hver gruppetype har et unikt formål, f.eks. administration af mailsamtaler, deling af filer eller organisering af begivenheder. I denne artikel gennemgår vi de forskellige typer grupper i Microsoft 365, og hvad de kan bruges til, så du kan vælge den rigtige til dit teams samarbejdsbehov.
Gruppetyper i Microsoft 365
-
Microsoft 365-grupper er designet til samarbejde i din organisation. De leveres med en gruppemailadresse og et SharePoint-websted, hvor du kan dele dokumenter, noter og dagsordener for møder. Du kan bruge Microsoft 365-grupper til projektstyring, teamkommunikation og dokumentdeling.
-
Distributionsgrupper bruges til at udsende oplysninger og opdateringer til personer både i og uden for organisationen. De kan bruges til at dele jobopdateringer, organisatoriske ændringer eller begivenheder med et bestemt sæt af kunder eller medarbejdere.
-
Sikkerhedsgrupper er designet til at give adgang til Microsoft 365-ressourcer og gøre administrationen nemmere. De kan bruges til at give adgang til vigtige virksomhedsressourcer som f.eks. værktøjer, portaler, rapporter og enheder som printere.
-
Mailaktiverede sikkerhedsgrupper er ligesom sikkerhedsgrupper, men med den ekstra mulighed for at sende mails til alle medlemmer. De kan bruges til at sende nyheder, kampagner og firmaopdateringer til dit salgsteam.
Grupper kan oprettes i Microsoft 365 Administration- eller Microsoft 365-apps som Outlook, Teams og meget mere. Du kan oprette grupper online eller lokalt afhængigt af organisationens konfiguration. Når den er oprettet, kan du tilføje medlemmer, angive tilladelser og begynde at bruge den til samarbejde, kommunikation og deling af ressourcer.
Roller for ejere, medlemmer og gæster i grupper
-
Ejer – Ejeren af en gruppe er den person, der opretter gruppen og har fuld kontrol over den. Ejere kan tilføje eller fjerne medlemmer, ændre gruppeindstillinger og administrere grupperessourcer som f.eks. filer og kalendere.
-
Medlem – Medlemmer er de personer, som ejeren føjer til gruppen. Medlemmer kan få adgang til grupperessourcerne og deltage i gruppesamtaler.
-
Gæst – Gæster er personer, der ikke er medlemmer af organisationen, men som ejeren har givet adgang til grupperessourcerne. Gæster kan blive inviteret til at deltage i en gruppe for at samarbejde om bestemte projekter eller give feedback. Få mere at vide om, hvordan du føjer gæstebrugere til Microsoft 365-grupper.
Administration af grupper i Microsoft 365
Du kan oprette, administrere og med tiden trække en gruppe tilbage i Microsoft 365. Når du opretter en gruppe, kan ejeren vælge gruppetypen, tilføje medlemmer og angive tilladelser. Når en gruppe er oprettet, kan ejeren administrere den ved at tilføje eller fjerne medlemmer, ændre gruppeindstillinger og administrere ressourcer som f.eks. filer og kalendere. På et tidspunkt er en gruppe muligvis ikke længere nødvendig, og ejeren kan trække gruppen tilbage, hvilket fjerner den fra systemet og forhindrer andre i at få adgang til dens ressourcer.
Det er vigtigt at bemærke, at grupper kræver, at en ejer fungerer korrekt. Hvis en gruppe ikke har nogen ejer, eller ejeren slettes, tildeler et automatiseret system en ny ejer til gruppen. Denne proces hjælper med at holde grupper funktionelle og sikrer, at der altid er en ejer, der er ansvarlig for at administrere gruppen. Få mere at vide om, hvordan du administrerer ejerløse Microsoft 365-grupper.
