Autoarkivér hjælper med at administrere pladsen i din postkasse eller på den mailserver, du bruger, ved automatisk at flytte elementer til en arkivplacering. Afhængigt af indstillingerne fuldfører Autoarkivér en eller begge af følgende handlinger:
-
Flytter elementer fra deres oprindelige placering, normalt en af dine aktive mapper, til en arkivmappe.
Hvor bliver mine elementer af?
Arkivfilen er en Outlook-datafil (.pst). Første gang Autoarkivér kører, oprettes arkivfilen automatisk i: C:\Brugere\DitBrugernavn\Dokumenter\Outlook-filer\arkiv.pst
Jeg kan ikke finde de mapper, der er nævnt i denne artikel
Nogle af mapperne kan være skjulte mapper. Du kan finde flere oplysninger om visning af skjulte mapper i Windows under Vis skjulte filer.
-
Sletter permanent elementer, der har overskredet deres forældelsesperiode.
Bemærkninger!:
-
Hvis du vælger, at elementer skal slettes, arkiveres de ikke. Hvis du vælger, at elementer skal arkiveres, kan de ikke blive slettet af Autoarkivér. Når elementerne er arkiveret, kan de kun slettes manuelt.
-
Hvis du har flere Exchange-konti i din Outlook-profil og konfigurerer Autoarkiver for én konto, anvendes de samme indstillinger automatisk på alle andre Exchange-konti.
Du kan få mere at vide om funktionen Autoarkiver under Arkivere ældre elementer automatisk.
Forældelsesperioder for Outlook-elementer
Ethvert Outlook-element, der har overskredet sin forældelsesperiode, medtages i den næste kørsel af Autoarkivér, medmindre det specifikt er markeret, at elementet skal udelades. Standardforældelsesperioden for de forskellige Outlook-mapper er som følger:
|
Mappe |
Forældelsesperiode |
|---|---|
|
Indbakke og Kladder |
6 måneder |
|
Sendt post og Slettet post |
2 måneder |
|
Udbakke |
3 måneder |
|
Kalender |
6 måneder |
|
Opgaver |
6 måneder |
|
Noter |
6 måneder |
|
Journal |
6 måneder |
Bemærk!: Mapper, du opretter, som indeholder samme type elementer som Indbakke, Kalender, Opgaver, Noter eller Journal har samme standardforældelsesperiode på seks måneder. Eksempelvis en mailmappe, du opretter til statusrapporter, der modtages fra en kollega, eller en mappe med kontakter, du opretter til personlige kontakter.
Sådan bestemmer du et elements alder
|
Elementtype |
Når forældelsesperioden starter |
|---|---|
|
|
Dato/klokkeslæt for modtagelse eller det tidspunkt, hvor du senest har ændret og gemt meddelelsen, afhængigt af hvad der er sket sidst. Et eksempel på at ændre en meddelelse kan være at markere den som læst eller ulæst. |
|
Kalendermøde, begivenhed eller aftale |
Den dato, hvor du senest har ændret og gemt elementet, afhængigt af hvad der er sket sidst. Tilbagevendende elementer autoarkiveres ikke. Uanset den seneste lagringsdato arkiveres kun kalenderelementer, der allerede er sket. |
|
Opgave |
Fuldførelsesdatoen eller da du sidst ændrede og gemte opgaven. Opgaver, der ikke er markeret som fuldførte, autoarkiveres ikke. Opgaver, der er tildelt andre personer, arkiveres kun, hvis de er markeret som fuldført. |
|
Note |
Da du sidst ændrede og gemte noten. |
|
Journalpost |
Datoen hvor journalposten blev oprettet, eller hvor du sidst har ændret og gemt posten. |
|
Kontakt |
Kontakter arkiveres ikke som standard. Du kan dog arkivere dem manuelt. |
Indstillinger for Autoarkivér
Se følgende beskrivelser af de indstillinger, som du kan anvende, når du tilpasser Autoarkivér.
Kør Autoarkivér hver n. dag Vælg, hvor ofte Autoarkivér skal køre. Arkivering af mange elementer samtidigt kan forringe computerens ydeevne. Derfor er det bedre at bruge Autoarkivér ofte for at reducere antallet af elementer, der skal behandles.
Hvis du vil deaktivere funktionen Autoarkivér, skal du rydde markeringen i afkrydsningsfeltet Kør Autoarkivér hver n. dag.
Spørg før autoarkivering kører Vælg, om du vil have vist en påmindelse, før Autoarkivér behandler dine Outlook-elementer. Når du bliver spurgt, kan du klikke på Nej i påmindelsesmeddelelsen for at annullere Autoarkivér-sessionen.
Slet udløbne elementer (kun mailmapper) Denne indstilling er deaktiveret som standard. Markér dette afkrydsningsfelt for at slette meddelelser, når deres forældelsesperiode er overskredet.
Arkiver eller slet gamle emner Vælg denne indstilling, hvis du vil angive eller ændre de indstillinger, der følger. Hvis dette afkrydsningsfelt er ryddet, kører Autoarkivér med standardindstillingerne.
Vis arkivmappe i mappelisten Markér dette afkrydsningsfelt for at få mappen Arkiv vist på listen over dine andre aktive mapper i navigationsruden. Hvis du ikke bruger denne indstilling, kan du stadig åbne arkivmappen – du skal bare klikke på fanen Filer, på fanen Åbn og derefter klikke på Åbn Outlook-datafil.
Fjern emner, der er ældre end Angiv, hvor mange dage, uger eller måneder elementer skal være, før de arkiveres. Du kan konfigurere en periode fra én dag og op til maksimalt 60 måneder.
Flyt gamle emner til Markér dette afkrydsningsfelt for at arkivere gamle elementer i stedet for automatisk at slette dem. Standardmappen vises i feltet. Hvis du vil bruge en anden mappe, skal du angive mappens placering i feltet eller klikke på Gennemse. Hvis du vælger denne indstilling, fjernes markeringen af indstillingen Slet gamle elementer permanent.
Slet elementer permanent Denne indstilling sletter udløbne elementer. De flyttes ikke, og der gemmes ingen arkivkopi. Hvis du vælger denne indstilling, fjernes markeringen af indstillingen Flyt gamle elementer til.
Anvend disse indstillinger på alle mapper nu Denne indstilling anvender indstillingerne for Autoarkivér, herunder dine ændringer, på alle mapper. Du skal ikke vælge denne indstilling, hvis du vil angive entydige indstillinger for en eller flere mapper. I stedet skal du højreklikke på mappen, klikke på Egenskaber og derefter gå til fanen Autoarkivér for at ændre indstillingerne for hver mappe, du vil ændre.
