"Gem tidligt, gem ofte" hører fortiden til. Nu er der Automatisk lagring, som gemmer med få sekunders mellemrum, så dine brugere ikke behøver at gøre det.
Automatisk lagring er aktiveret, når en fil er gemt på OneDrive, OneDrive til arbejde eller skoleeller SharePoint i Microsoft 365. Det gemmer automatisk dine brugeres ændringer i skyen, mens de arbejder. Og hvis andre personer arbejder på den samme fil, giver Automatisk lagring dem mulighed for at se ændringerne i løbet af få sekunder. Uden Automatisk lagring aktiveret vil brugere, der samarbejder om det samme dokument på samme tid, ikke kunne se hinanden i realtid, og i stedet vil de fortsat kunne se Opdateringer Tilgængelig, når ændringer foretages af andre.
Men Automatisk lagring medfører også nogle ændringer i, hvordan dine brugere vil arbejde med Microsoft 365, så i denne artikel beskriver vi nogle af de mere udfordrende scenarier samt hvordan du konfigurerer indstillingerne for Automatisk lagring. Vi anbefaler, at du kommunikerer disse ændringer, der påvirker den måde, de arbejder i Office, til dine brugere.
Bemærk!: Med Automatisk lagring har det ingen indflydelse på systemets ydeevne. Der vil dog være større udnyttelse af netværket, da ændringer uploades, efterhånden som de foretages, i stedet for alle på én gang, når brugerne foretager ændringer, hvilket kan påvirke personer med begrænset båndbredde eller højt omkostningseffektivt dataforbrug, f.eks. på et mobilt hotspot.
Ændring af arbejdsprocesser
Automatisk lagring er nyttig i de fleste scenarier, men der er nogle få tilfælde, hvor brugerne muligvis skal ændre, hvordan de normalt fungerer, og vi ønsker, at du skal være forberedt på at hjælpe dem. For hvert af scenarierne har vi skitseret, hvad scenariet er, hvad der kan gå galt, og en anbefaling af, hvordan du løser det.
-
Starter fra en eksisterende fil, foretager ændringer og derefter laver en Gem en kopi til en ny fil – Alle, der starter fra en tidligere fil (f.eks. sidste kvartals indtjeningsrapport), redigerer og derefter laver en Gem en kopi for at starte dette kvartals indtjeningsrapport, medfører, at ændringerne gemmes i begge filer, hvis Automatisk lagring er slået til. Vi anbefaler, at alle udfører Gem en kopi, før de foretager ændringer, og endda har tilføjet en påmindelse i produktet, når dette sker. Hvis en bruger foretager utilsigtede ændringer, skal brugeren bruge funktionen Versionshistorik til at gendanne det oprindelige dokument.
-
Udførelse af "hypotetisk" eller "hvad hvis"-ændringer i en fil – Alle, der åbner en fil og foretager en hypotetisk analyse (f.eks. prognoser for virkningen af markedsændringer på budgettet) med ønsket om at lukke filen uden at gemme, har utilsigtet gemt alle ændringerne i filen, mens Automatisk lagring er slået til. Vi anbefaler, at du slår Automatisk lagring fra, mens du udfører den hypotetiske analyse, og derefter slår funktionen til igen, når brugeren er klar til at gemme igen.
-
Dashboards og Visning af filer med Sorteringer/filtre i Excel – Alle, der sorterer eller filtrerer et dashboard, mens Automatisk lagring er slået til, påvirker visningen af alle andre i filen. Hvis en fil er beregnet til at være et dashboard eller bruges af flere personer med sorteringer og filtre, anbefaler vi, at du angiver egenskaben Read-Only Anbefalet for den pågældende fil ved hjælp af Filer > Oplysninger > Beskyt projektmappe > Åbn altid som skrivebeskyttet, så brugerne af dashboardet ikke gemmer deres ændringer, medmindre de eksplicit vælger at redigere filen.
-
Færdige eller publicerede filer – Alle, der ved et uheld redigerer en færdig, publiceret fil med Automatisk lagring slået til, gemmer deres ændringer i filen. Når en fil er færdig, anbefaler vi, at du angiver egenskaben Read-Only Anbefalet eller Markér som færdig på filen, så utilsigtede redigeringer fra seere og læsere af filen ikke gemmes.
Konfiguration af indstillinger for automatisk lagring i Office
Automatisk lagring kan konfigureres på følgende måder:
-
Ejeren af en fil kan indstille den til Åbn altid som skrivebeskyttet for at forhindre utilsigtede redigeringer. Dette kan gøres ved at indstille filen til at åbne i Skrivebeskyttet anbefales (Fil > oplysninger > Beskyt dokument/projektmappe/præsentation > Åbn altid i skrivebeskyttet tilstand) eller ved at dele filen uden at give andre tilladelse til at redigere (Fil > Dele > Mennesker med linket kan redigere og fjerne markeringen i feltet Tillad redigering).
-
En bruger kan slå Automatisk lagring fra for en fil, mens den er åben, ved at klikke på til/fra-knappen For automatisk lagring . Dette deaktiverer Automatisk lagring for det aktuelle dokument for den pågældende bruger. Næste gang den samme bruger åbner dokumentet, er Automatisk lagring slået fra. Hvis de åbner et andet dokument, påvirkes Automatisk lagring ikke af deres valg i det andet dokument.
-
En bruger kan som standard indstille Automatisk lagring til at være slået fra for alle filer, der åbnes i det pågældende program (Word, Excel, PowerPoint) på den pågældende enhed.
Bemærk!: Brugeren kan stadig indstille Automatisk lagring til at være slået til for individuelle filer ved hjælp af til/fra-knappen For automatisk lagring , der er beskrevet ovenfor.
-
Du, administratoren, kan indstille Automatisk lagring til som standard at være slået fra for alle filer, der åbnes i det pågældende program (Word, Excel, PowerPoint) ved hjælp af Gruppepolitik.
Bemærk!: Brugeren kan stadig indstille Automatisk lagring til som standard i programmet eller for individuelle filer ved hjælp af de indstillinger, der er beskrevet ovenfor.
Gruppepolitikindstillinger for Automatisk lagring
Vi erstatter indstillingen "Gem ikke automatisk filer i Excel/PowerPoint/Word" Gruppepolitik med den nye indstilling "Slå automatisk lagring fra som standard i Excel/PowerPoint/Word" Gruppepolitik indstilling.
Hvis du bruger Gruppepolitik i organisationen, kan du bruge en politikindstilling til at slå Automatisk lagring fra som standard. Der findes separate politikindstillinger for Excel, PowerPointog Word.
Politikindstillingen for Word kaldes f.eks. "Slå Automatisk lagring fra som standard i Word" og kan findes under politikstien "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Hvis du vil bruge disse politikindstillinger, skal du sørge for, at du har downloadet de seneste administrative skabelonfiler (ADMX/ADML) fra Microsoft Download Center.
Arbejde med lokale filer
Automatisk lagring er ikke tilgængelig, når du arbejder med lokale filer. Den gamle funktionsmåde for automatisk gendannelse er stadig tilgængelig, så du med jævne mellemrum kan gemme kopier af ændrede filer for at minimere datatab i tilfælde af et uventet scenarie, f.eks. nedbrud.
Vi anbefaler dog, at it-administratorer opfordrer brugerne til at gemme deres filer på OneDrive, OneDrive til arbejde eller skoleeller SharePoint i Microsoft 365 for at aktivere Automatisk lagring og undgå datatab. Du kan opfordre til indførelse af OneDrive, OneDrive til arbejde eller skoleeller SharePoint i Microsoft 365 via brugeruddannelse og også ved at installere Flytning af kendt mappe, som automatisk synkroniserer nøglemapper til skyen. Dette giver dem mulighed for at få adgang til filer overalt og ikke bekymre sig om at miste vigtige data.
Se også
Undgå ændringer af en endelig version af en fil
Få vist tidligere versioner af Office-filer
Beskyt dine filer i tilfælde af nedbrud med automatisk gendannelse
Senest opdateret: 4. juni 2019
