Det sker for alle: pludselig vil computeren ikke lade dig gøre noget, som (altid) er kritisk for din opgave. Du overvejer årsagen i nogle få sekunder, skærer tænder ad skærmen og spørger anklagende, "Hvorfor kan jeg ikke det?".
I de fleste tilfælde skyldes det et forkert trin i processen. Men nogle kan du ikke gøre det, du vil – fordi det ikke kan lade sig gøre.
Outlook kan rigtig mange ting. Der er nogle, der næsten lever deres liv i Outlook, og som bruger det til alt lige fra kommunikation til planlægning. Men der er nogle ting, som du ikke kan gøre i Outlook. Og nogle gange skyldes, at programmet bare ikke er beregnet til lige netop det. Andre gange kan det skyldes, at de ellers grundige designerne og planlæggerne på Outlook-teamet ikke lige havde forventet at nogen ville gøre det, som du lige prøvede. Der findes ikke mange af den slags forhindringer, men lad os se på et par stykker.
Møder
Da Outlook handler om struktur og organisering, forventes der nogle bestemte ting af såvel mødedeltagere som mødearrangører.
-
Arrangørrollen kan ikke overføres.
Når en person har organiseret et tilbagevendende møde, vil den person være mødearrangøren, indtil der ikke er flere møder i serien. Arrangørrollen kan ikke overtages af en anden, hvis arrangøren ikke kan deltage. Den eneste løsning er at slette det oprindelige møde og derefter få den nye mødearrangør til at sende mødeindkaldelser.
-
Mødet bliver i arrangørens kalender.
Mødet kan ikke slettes fra arrangørens kalender – heller ikke selvom arrangøren ikke kan deltage. Det skyldes, at arrangøren er den eneste, der kan ændre mødeoplysningerne (f.eks. sted, starttidspunkt, obligatoriske og valgfrie deltagere).
-
De møder, du afviser, findes ikke.
Når du afviser et møde, forsvinder det fra din kalender. Hvis du planlægger, at du ikke skal deltage i et møde, men du gerne vil have det vist i din kalender, skal du klikke på Foreløbig for at bevare mødet i kalenderen uden at markere tiden som Optaget.
Visninger og mapper
Du kan tilpasse mange dele af Outlook, men der er nogle få områder, du ikke kan tilpasse.
-
Kalendervisningerne i opgaveruden og i kalenderoversigten viser kun kalenderelementer for den valgte dag.
Hvis du vil se elementerne for en anden dag, skal du klikke på den dag. Hvis du vil se flere dage på en gang, skal du bruge den fulde kalendervisning.
-
Hver mappe har sin egen visning.
Du kan ændre visningen for hver af dine mapper. Din Indbakke kan se anderledes ud end mappen Sendt post eller dine private mapper. Men du kan kun ændre visningen for én mappe ad gangen – du kan ikke anvende ændringerne på flere mapper på en gang.
-
Skrifttypen i mapperuden kan ikke ændres.
Typografien, skriftstørrelsen og farven i mappelisten i mapperuden kan ikke ændres. Desværre.
Kontaktgrupper og mail
Outlook er fantastisk til mails, men der er altid plads til forbedringer.
-
Kontaktgrupper kommer fra Kontakter.
Det kunne være praktisk, hvis afsenderen af en mail kunne føjes direkte til en kontaktgruppe. Det kan f.eks. være en person, der har svaret på et tilbud om at modtage et mailnyhedsbrev. I Outlook opbygges kontaktgrupper ud fra eksisterende kontakter, så du skal først føje afsenderen til dine kontakter. Hvis du ikke vil blande dine kontakter, kan du oprette en mappe i mappen Kontakter, som du kan bruge til de afsendere, som du vil føje til kontaktgrupper.
-
Kontakter er enkeltpersoner.
Selvom det kunne være praktisk at kunne føje en gruppe af afsendere til Kontakter på en gang, så er det ikke muligt. Afsenderne af mails kan kun føjes til Kontakter én ad gangen.
-
Hver meddelelse sendes kun én gang.
Du vil muligvis gerne oprette en gentaget meddelelse, der sendes automatisk, f.eks. for at sende en påmindelse om, at du skal huske månedsrapporten. Men det er ikke muligt i Outlook.
Vi forstår dig
Vi har fuld forståelse for de frustrationer, som nogle af disse forhindringer kan medføre, og vi sætter pris på at modtage dine tanker (og klager). Hvis du deler dem med os, kan vi evaluere dem og eventuelt rette dem i fremtidige versioner af Outlook. I mellemtiden håber vi, at denne artikel har hjulpet dig til at slippe for nogle af frustrationerne.
