På tværs af din virksomhed bruger teams Microsoft SharePoint-websteder til at samarbejde om dokumenter og dele oplysninger. Du vil oprette SharePoint-løsninger, der forbedrer produktiviteten og effektiviteten i organisationen, men du vil ikke skrive kode. Hvor begynder du?
Med Microsoft SharePoint Designer 2010kan du designe arbejdsprocesløsninger uden kode, der administrerer enkle og mere komplekse forretningsprocesser i en organisation. Arbejdsprocesser føjer logik til både systemprocesser og menneskelige processer. Arbejdsprocesser for systemprocesser kan opdatere én datakilde, når en anden datakilde ændres. Arbejdsprocesser for menneskelige processer kan sende et dokument, f.eks. en udgiftsrapport, til en medarbejders leder til godkendelse og, hvis det godkendes, videre til regnskabsafdelingen til behandling.
Dette gøres muligt af den effektive, men intuitive arbejdsproceseditor i SharePoint Designer 2010 , der tillader indlejret logik, undertrin og meget mere. Hvis arbejdsprocessen f.eks. er knyttet til et dokumentbibliotek, eller hvis den filtreres til dokumentindholdstypen, vises en gruppe kontekstafhængige handlinger for dokumentgruppe. En dokumentgruppe er en ny funktion i SharePoint Server 2010 , hvor en gruppe af dokumenter behandles som en enkelt enhed, så en arbejdsproceshandling for et dokumentsæt gentages på alle elementer i dokumentsættet.
Andre nye arbejdsproceshandlinger omfatter handlinger, der danner grundlag for de tre mest populære arbejdsprocesser i SharePoint Server – arbejdsprocesserne Godkendelse, Indsaml feedback og Indsaml signaturer, hjælpehandlinger til at manipulere strenge og datoer. en ny relationel handling, der bruger SharePoint User Profile Store til at slå en persons leder op og nye listehandlinger, som en arbejdsproces kan bruge til at angive tilladelser for et listeelement.
Du kan også designe og dele arbejdsprocesser ved hjælp af Microsoft Visio med dets rutediagramskabeloner, der kan eksporteres til SharePoint Designer 2010.
I denne artikel introduceres de grundlæggende funktioner i arbejdsprocesser. Når du forstår typerne og de grundlæggende byggesten i arbejdsprocesser – handlinger, betingelser og trin – kan du hurtigt tilføje arbejdsprocesser for at automatisere processer og forbedre organisationens produktivitet og effektivitet.
Denne artikel indeholder
Hvad er en arbejdsproces?
Arbejdsprocesser er den måde, en organisation fungerer på, en række handlinger, der svarer til en arbejdsproces, f.eks. processen for indkøbsordrer. SharePoint 2010 hjælper dig med at automatisere disse arbejdsprocesser og dermed øge organisationens effektivitet og produktivitet. Dette sker, fordi de automatiserede arbejdsprocesser styrer processerne, så organisationen kan fokusere på at udføre arbejde i stedet for at administrere processerne.
Arbejdsprocesser kan styre de fleste aspekter af et SharePoint 2010-websted, en liste, et bibliotek, en indholdstype eller et listeelement, herunder elementets livscyklus. Arbejdsprocessen kan omfatte både handlinger, der udføres af personer (eller arbejdsprocesdeltagere) og handlinger, der udføres af arbejdsprocessen. Arbejdsprocesdeltagere kan interagere med arbejdsprocessen via den angivne opgaveliste, hvor en arbejdsproces kan oprette en opgave for en person og forblive midlertidigt afbrudt, indtil opgaven er markeret som fuldført.
Arbejdsprocesser kan være så enkle eller komplekse, som dine forretningsprocesser kræver. Du kan oprette en arbejdsproces, som brugeren starter, eller en arbejdsproces, der startes automatisk baseret på en hændelse, f.eks. når et listeelement oprettes eller ændres.
Når du bruger SharePoint Designer 2010 til at designe en arbejdsproces, skal du generelt følge disse grundlæggende trin:
-
Vælg den type arbejdsprocesser, du vil oprette: liste, liste, der kan genbruges, eller websted.
-
Brug arbejdsproceseditoren til at vælge og samle de betingelser og handlinger, der definerer trinnene i arbejdsprocessen, så den repræsenterer den forretningsproces, du automatiserer.
-
Gem og publicer arbejdsprocessen.
-
Tilpas de arbejdsprocesformularer, der blev oprettet automatisk, hvis det er nødvendigt.
Du kan betragte en arbejdsproces som et rutediagram over handlinger med en begyndelse, en afslutning og et sekventielt flow fra start til slut. Arbejdsprocesser kan indeholde parallelle forgreninger, men i sidste ende går de fra den oprindelige handling til den endelige handling.
Antag f.eks., at du skulle oprette et diagram over den arbejdsproces, der dirigerer et dokument i SharePoint 2010 til godkendelse. Når arbejdsprocessen starter, får den automatisk besked til den angivne korrekturlæser via mail om, at vedkommende har et dokument, der skal gennemgås. Korrekturlæseren gennemser derefter dokumentet og ændrer dokumentets status for at angive, at vedkommende har fuldført sin opgave, og om vedkommende har godkendt eller afvist dokumentet. Baseret på korrekturlæsersvaret fortsætter arbejdsprocessen en af to parallelle forgreninger ned. Hvis korrekturlæseren godkender dokumentet, flytter arbejdsprocessen det godkendte dokument til et bestemt dokumentbibliotek og sender derefter en mail til hele teamet, der informerer dem om det godkendte dokument. Hvis korrekturlæseren afviser dokumentet, giver arbejdsprocessen dokumentets forfatter besked om dette. I begge tilfælde når arbejdsprocessen derefter sin afslutning, og processen er fuldført.
Diagram 1: Eksempel på godkendelsesarbejdsproces
Hvilken type arbejdsprocesser skal jeg designe?
Der findes tre typer arbejdsprocesser i SharePoint 2010:
-
Liste
-
Liste, der kan genbruges
-
Websted
Listearbejdsprocesser
En listearbejdsproces er den type arbejdsproces, der var tilgængelig i SharePoint 2007. Da den har konteksten for den liste, den blev oprettet for, har listearbejdsprocesser automatisk adgang til værdierne i de brugerdefinerede felter for det listeelement, de skal køre på, f.eks. det brugerdefinerede notefelt for et dokumentbibliotek. Listearbejdsprocesser kan ikke gøres tilgængelige for andre lister eller biblioteker på dette eller andre websteder. Hvis du vil have den samme arbejdsprocesfunktionalitet for flere lister, skal du manuelt genoprette arbejdsprocesserne på alle placeringer.
Hvis du ved, at du kun skal bruge de arbejdsprocesser, du designer til en bestemt liste, har listearbejdsprocessen den fordel, at de brugerdefinerede felter på listerne automatisk bliver tilgængelige.
Arbejdsproces for liste, der kan genbruges
Du kan oprette en arbejdsproces for en liste, der kan genbruges (genanvendelig arbejdsproces) på webstedet på øverste niveau i gruppen af websteder, og den pågældende arbejdsproces kan gøres globalt genanvendelig – hvilket betyder, at arbejdsprocessen kan knyttes til en liste, et bibliotek eller en indholdstype i gruppen af websteder. Du kan også oprette en arbejdsproces, der kan genbruges, på et underordnet websted i gruppen af websteder. denne arbejdsproces kan genbruges på det pågældende underordnede websted.
Du kan også eksportere en arbejdsproces, der kan genbruges, fra ét websted og derefter overføre og aktivere arbejdsprocessen på et andet websted. Du kan f.eks. oprette en arbejdsproces, der kan genbruges, i et testmiljø, teste den og derefter eksportere den til et produktionsmiljø. SharePoint Designer 2010 understøtter eksport af en arbejdsproces som en skabelon.
Genanvendelige arbejdsprocesser har som standard ikke konteksten for en bestemt liste eller et bestemt bibliotek. Derfor indeholder de som standard kun de kolonner, der er fælles på tværs af lister og biblioteker, f.eks. Oprettet og Oprettet af.
Hvis din arbejdsproces, der kan genbruges, kræver, at bestemte kolonner findes på den liste eller i det bibliotek, du har knyttet den til, kan du tilføje disse kolonner som tilknytningskolonner. Tilknytningskolonner føjes automatisk til en liste eller et bibliotek, når der er knyttet en arbejdsproces, der kan genbruges, til den pågældende liste eller det pågældende bibliotek.
Når du opretter en arbejdsproces, der kan genbruges, kan du alternativt vælge at filtrere din genanvendelige arbejdsproces til en bestemt indholdstype. Dette giver dig mulighed for at arbejde med felterne i indholdstypen i SharePoint Designer 2010. Hvis der f.eks. er knyttet en genanvendelig listearbejdsgang til dokumentindholdstypen, kan du få vist og bruge de arbejdsprocesfelter, der er specifikke for indholdstypen, f.eks. Dokument-id. Derefter kan du i browseren knytte din genanvendelige arbejdsproces enten til en bestemt indholdstype eller til en indholdstype, der nedarver fra den pågældende indholdstype. Hvis du knytter en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, gør du den pågældende arbejdsproces tilgængelig for alle elementer af den pågældende indholdstype på alle lister og i alle biblioteker på det websted, som den pågældende indholdstype er føjet til. Du kan endda gøre den tilgængelig for websteder i en samling, hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at være en globalt genanvendelig arbejdsproces.
Hvis du ønsker, at brugerne skal kunne bruge de arbejdsprocesser, du designer på flere websteder, lister, biblioteker og indholdstyper, vil en genanvendelig arbejdsproces sandsynligvis bedst opfylde dine behov. Vi forventer, at de fleste arbejdsprocesser i SharePoint 2010 vil bruge genanvendelige arbejdsprocesser.
Webstedsarbejdsprocesser
En webstedsarbejdsproces er knyttet til et websted – ikke til en liste, et bibliotek eller en indholdstype. Så i modsætning til de fleste arbejdsprocesser kører en webstedsarbejdsproces ikke på et bestemt listeelement. Derfor er mange af de handlinger, der er tilgængelige for elementer, der ikke er tilgængelige for webstedsarbejdsprocesser.
I browseren starter du en webstedsarbejdsproces eller får vist status for kørende webstedsarbejdsprocesser ved at klikke på menuen Webstedshandlinger , klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på Webstedsarbejdsprocesser.
Hvis du vil oprette en arbejdsproces, men ikke har brug for en liste, et bibliotek eller en indholdstype til arbejdsprocesserne, vil en webstedsarbejdsproces sandsynligvis bedst opfylde dine behov. Du kan f.eks. oprette en webstedsarbejdsproces som en måde, hvorpå folk kan give feedback om dit websted.
Tilpas arbejdsprocesserne i SharePoint Server 2010
Du behøver ikke at starte fra bunden for at designe arbejdsprocesser, der passer til processerne i organisationen. De fire mest populære arbejdsprocesser i SharePoint Server 2007 – Godkendelse, Indsaml feedback, Indsaml signaturer, Godkendelse af publicering – er blevet fuldstændig genopbygget som deklarative genanvendelige arbejdsprocesser, hvilket betyder, at de nu kan tilpasses fuldt ud i SharePoint Designer 2010. Du kan kopiere og redigere (anbefales) eller redigere disse arbejdsprocesser samt brugerdefinerede arbejdsprocesser, der kan genbruges, så de opfylder organisationens behov.
Bemærk!: Der er flere arbejdsprocesser i SharePoint 2010, f.eks. arbejdsprocessen med tre tilstande, men de er ikke deklarative arbejdsprocesser og kan derfor ikke ændres.
Disse arbejdsprocesser er hændelsesbaserede, og alle de vigtige begivenheder i arbejdsprocessen vises i arbejdsproceseditoren, både for hver opgave i processen og for processen som helhed. Du kan f.eks. nemt tilføje betingelser og handlinger for at definere, hvad der sker, når hver opgave tildeles, udløber eller fuldføres.
Hvad er hændelser, handlinger, betingelser og trin?
Dette er byggestenene i en arbejdsproces. En arbejdsproces består af et eller flere trin, og hvert trin består af handlinger og eventuelle tilknyttede betingelser. Hver arbejdsproces startes af en hændelse.
Hvad er begivenheder?
En hændelse er det, der starter eller starter en arbejdsproces. Hændelser kan også bruges til at administrere tidspunktet for handlinger i en arbejdsproces, f.eks. vente på, at status for et element ændres. Der er tre hændelser, der kan starte en arbejdsproces:
-
Der oprettes et element.
-
Et element er ændret.
-
En arbejdsprocesdeltager klikker på en startknap på SharePoint-webstedet.
Bemærk!: Webstedsarbejdsprocesser kan kun startes manuelt.
Du kan oprette en arbejdsproces, som en deltager starter manuelt, eller en arbejdsproces, der startes automatisk, når et listeelement oprettes eller ændres. Du vil f.eks. konfigurere din brugerdefinerede arbejdsproces til godkendelse af designændringsanmodninger , så den kan startes manuelt, og når et element ændres, men ikke når et element først er oprettet. På siden med indstillinger for arbejdsprocessen i Startindstillinger skal du vælge Deaktiver automatisk start ved oprettelse af elementer.
Når en arbejdsprocesdeltager starter en arbejdsproces manuelt, går den pågældende person først til den liste eller det bibliotek, som arbejdsprocessen er knyttet til. Enhver person med mindst tilladelsesniveauet Bidrag kan starte en arbejdsproces, der er udviklet til at starte manuelt. Hvis du vil starte arbejdsprocesserne manuelt, skal deltageren klikke på et element, klikke på Arbejdsprocesser i menuen og derefter vælge en arbejdsproces fra en side, der viser alle de arbejdsprocesser, der er tilgængelige for det pågældende element. Deltageren udfylder om nødvendigt en initieringsformular til arbejdsprocessen og starter derefter arbejdsprocessen ved at klikke på startknappen i formularen. Når du starter en arbejdsproces, oprettes der en ny forekomst af den pågældende arbejdsproces for det pågældende element.
Bemærk!: Kommandoen Arbejdsprocesser er kun tilgængelig, når elementet er på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype, der har mindst én arbejdsproces tilknyttet.
For en arbejdsproces, der startes manuelt, kan initieringsformularen være lige så enkel som billedet til venstre eller mere kompleks, f.eks. billedet til højre.
Simpel formular
Mere kompleks form
Du kan også føje brugerdefinerede felter til en initieringsformular, når du designer arbejdsprocessen. Arbejdsprocesdeltagere kan derefter give oplysninger til arbejdsprocessen ved at udfylde denne formular, og disse indstillinger overføres til arbejdsprocessen. Der startes en ny arbejdsprocesforekomst, og arbejdsprocessen kan derefter søge efter og bruge oplysningerne i formularen på et hvilket som helst tidspunkt i arbejdsprocessen. Du kan også angive de felter, der skal bruges i en tilknytningsformular til genanvendelige arbejdsprocesser.
Hvad er handlinger?
En handling er den mest grundlæggende arbejdsenhed i en arbejdsproces. SharePoint Designer 2010 indeholder et sæt færdige handlinger, der kan genbruges, som du kan indarbejde i arbejdsprocessen. Din arbejdsproces kan f.eks.:
-
Opret, kopiér, rediger eller slet listeelementer (herunder dokumenter).
-
Tjek elementer ind eller ud.
-
Sende en mail.
-
Opret en opgave til en person på opgavelisten på teamwebstedet.
-
Indsaml data fra en deltager, der kan refereres til senere i arbejdsprocessen.
-
Afbryd eller stop arbejdsprocessen.
-
Logfør arbejdsprocesoplysninger til en oversigtsliste, der skal bruges til afvisning eller fejlfinding af arbejdsproces.
-
Angiv arbejdsprocesvariabler, eller udfør beregninger.
SharePoint Server 2010 indeholder tre nye opgavehandlinger: Start godkendelsesproces, Start feedbackproces og Start brugerdefineret opgaveproces. De "tre store" arbejdsprocesser, der er inkluderet i SharePoint Server 2010– arbejdsprocesserne Godkendelse, Indsaml feedback og Indsaml signaturer – er opbygget med disse handlinger. Godkendelseshandlingerne viser alle de vigtige begivenheder i en godkendelsesproces, hvilket gør det nemt for dig at designe en menneskelig arbejdsproces, hvor mange personer interagerer eller samarbejder om et bestemt dokument.
En arbejdsproces kan indeholde et hvilket som helst antal handlinger. De handlinger, der lige er angivet, udføres af arbejdsprocessen, men andre handlinger kan udføres af arbejdsprocesdeltagere. I en godkendelsesarbejdsproces udføres handlingen faktisk gennemgang og godkendelse af dokumentet af en arbejdsprocesdeltager. Handlinger, der udføres af en arbejdsprocesdeltager, repræsenteres af opgaver, der er tildelt den pågældende person på den angivne opgaveliste. De fem handlinger i Diagram1: Eksempel på diagramarbejdsproces i starten af denne artikel er:
-
Send en mail for at give korrekturlæseren besked
-
Gennemse dokumentet (en opgave, der er tildelt en arbejdsprocesdeltager)
-
Flytte dokumentet til det godkendte dokumentbibliotek
-
Send en mail for at give teamet besked
-
Sende en mail for at give dokumentets forfatter besked
Når du designer en arbejdsproces, identificerer du i den mest grundlæggende forstand den nødvendige rækkefølge af handlinger, og derefter samler du den pågældende sekvens af handlinger ved hjælp af arbejdsproceseditoren. I Diagram 1: Eksempel på godkendelsesarbejdsproces er den første handling, du ønsker, at sende en mail for at give korrekturlæseren besked.
Så i arbejdsproceseditoren skal du klikke på det første trin, skrive en del af eller hele mailen og vælge Send en mail.
Hvad er betingelser?
Når du designer en arbejdsproces, kan du bruge arbejdsproceseditoren til at oprette regler, der anvender betinget logik på SharePoint-websteder, lister, elementer og indholdstyper. En regel etablerer en betingelse, hvor arbejdsprocessen kun udfører den tilknyttede handling, hvis denne betingelse er sand. Du kan f.eks. oprette en regel, hvor arbejdsprocessen kun sender en mail til en korrekturlæser, hvis et element er oprettet af en bestemt person. Du kan også tilføje flere betingelser pr. gren. Du kan f.eks. oprette en regel, hvor en korrekturlæser kun sendes en mail, hvis et element både er (1) oprettet af en bestemt person, og (2) dokumentets titel indeholder bestemte nøgleord. Til sidst kan du knytte flere handlinger til én betingelse. Du kan f.eks. oprette en regel, hvor (1) korrekturlæseren sender en mail, og (2) arbejdsprocesoplysninger logføres på oversigtslisten, hvis et element er oprettet af en bestemt person.
Kort sagt er en regel en eller flere betingelser knyttet til en eller flere handlinger: Hvis alle delsætninger i betingelsen er sande, skal du udføre alle de tilknyttede handlinger.
I det forrige eksempel angav brugeren et sæt af to betingelser og et sæt af to handlinger for arbejdsprocessen. Du kan dog oprette flere forgreninger i arbejdsprocessen: Hvis betingelse A er sand, skal du udføre én handling. Hvis betingelse B er sand, skal du udføre en anden handling. Hvis du vil føje en gren til et trin, skal du klikke på Indsæt Else-If Forgrening. Hvis korrekturlæseren f.eks. godkender et dokument i godkendelsesarbejdsprocessen, udfører arbejdsprocessen en række handlinger. Hvis korrekturlæseren afviser et dokument, udfører den samme arbejdsproces en anden handling. Dette er en betinget gren.
I arbejdsproceseditoren har dette trin to forgreninger og ser ud som følgende.
Du kan også oprette en gren, der ikke har en betingelse. På denne måde udfører arbejdsprocessen én handling, hvis en betingelse eller et sæt betingelser er sand, og en anden handling, hvis de er falske. Følgende trin i en arbejdsproces sender f.eks. kun en meddelelse til godkenderne, hvis betingelsen er sand. ellers sender arbejdsprocessen en meddelelse kun til initiativtageren til arbejdsprocessen. Ved at tilføje en gren uden en betingelse udfører arbejdsprocessen handlingen i den pågældende gren i alle tilfælde, hvor betingelsen i den første gren er falsk.
Bemærk!: Hvis du vil have en gren uden en betingelse, skal det være den sidste gren i den betingede blok og ikke den eneste gren i den betingede blok.
Bemærk!: Forgrening i en arbejdsproces kan ikke strække sig fra ét trin til et andet. Et sæt "Ellers hvis"-forgreninger, også kaldet en betinget blok, er altid indeholdt i et enkelt trin. Du kan dog indlejre trin som undertrin.
SharePoint Designer 2010 indeholder flere foruddefinerede betingelser, du kan genbruge, så du kan inkorporere dem i arbejdsprocessen. Du kan f.eks. angive, at arbejdsprocessen kun udfører de tilknyttede handlinger, hvis et element:
-
Oprettes eller ændres i et bestemt tidsrum.
-
Oprettes eller ændres af en bestemt person.
-
Har et titelfelt, der indeholder angivne nøgleord.
-
Er en fil af en bestemt type eller har en filstørrelse i et bestemt område. Denne betingelse er kun tilgængelig, når arbejdsprocessen er knyttet til et dokumentbibliotek.
Desuden kan du oprette brugerdefinerede betingelser og avancerede betingelser i SharePoint Designer 2010 , hvor du kan angive en lang række parametre. Med brugerdefinerede betingelser kan du sammenligne et felt på den aktuelle liste med en værdi. Du kan f.eks. oprette en brugerdefineret betingelse, hvor den tilknyttede handling udføres, hvis feltet Godkendelsesstatus er lig med Godkendt. Med avancerede betingelser kan du sammenligne én værdi med en anden værdi. Dette giver dig mulighed for at oprette en sammenligning mellem et felt på en hvilken som helst liste og en værdi fra en anden liste. Du kan f.eks. oprette en avanceret betingelse for biblioteket Delte dokumenter, hvor den tilknyttede handling udføres, hvis værdien af feltet Status på opgavelisten er lig med Afventer.
Bemærk!: En handling kræver ikke en betingelse. Det første trin i diagram 1: Eksempel på godkendelsesarbejdsproces i starten af denne artikel sender f.eks. en mail for at give korrekturlæseren besked. Der er ikke knyttet en betingelse til denne handling. En parallel blok af handlinger kræver heller ikke en betingelse.
Parallelle vs. serielle handlinger
Når du har mere end én handling, der er knyttet til en betingelse, kan handlingerne konfigureres til at køre på samme tid (parallel) eller én efter en anden (seriel), standardindstillingen.
Serielle handlinger I følgende arbejdsproces kan du f.eks. konfigurere to handlinger, så dokumentet kopieres til arkivdokumentbiblioteket, når et dokument godkendes, og derefter (bagefter) sendes en meddelelse. I arbejdsproceseditoren angiver det derefter , at den anden handling udføres efter den første.
Parallelle handlinger I følgende arbejdsproces kan du f.eks. konfigurere to handlinger, så når et dokument godkendes, sendes en meddelelse, og (på samme tid) dokumentet kopieres til det godkendte dokumentbibliotek. I arbejdsproceseditoren og angiver, at den anden handling udføres på samme tid som den første. Dette er især nyttigt i forbindelse med opgaver og handlinger, der tager lang tid. Hvis det f.eks. er opgaver, kan det bruges til at styre, hvornår opgaver tildeles.
Bemærk!: Parallel handling er ikke absolut samtidig. den nøjagtige rækkefølge kan ikke angives og kan variere, hver gang arbejdsprocessen kører.
Bemærkninger!:
-
I en regel (betingelser og handlinger) kan handlinger forekomme i serier, parallelt eller i en kombination af serier og parallelle.
-
Et sæt serielle eller parallelle handlinger skal være indeholdt i et enkelt trin.
Hvad er trin?
En arbejdsproces består af et eller flere trin. Hvert trin kan indeholde mange handlinger og tilknyttede betingelser. Du kan endda indlejre trin i andre trin. Du kan gøre dette for at organisere arbejdsprocessen. Du kan betragte trin som funktionalitetsblokke i arbejdsproceseditoren. Den følgende arbejdsproces har f.eks. to trin, som vist i arbejdsproceseditoren.
Trin gør det muligt at gruppere betingelser og handlinger, så ét sæt regler (betingelser og handlinger) kan evalueres og udføres før et andet sæt.
Konfigurer handlinger i en arbejdsproces til at køre ved hjælp af arbejdsprocessens forfatters tilladelser. I SharePoint Designer 2010 kan du bruge repræsentationstrin til at få arbejdsprocessen til at udføre handlinger ved at udgive sig for arbejdsprocessens forfatter i stedet for arbejdsprocessens initiativtager. Repræsentationstrin er især nyttige i godkendelses- og publiceringsscenarier, hvor de personer, der sender indhold til godkendelse, og de personer, der godkender indhold, har forskellige tilladelser.
Arbejdsprocessens forfatter er den sidste person, der har publiceret arbejdsprocessen. Når en arbejdsproces genudgives af en anden bruger, ændres arbejdsprocessens forfatter ikke for igangværende forekomster af arbejdsprocessen. Forekomster af de arbejdsprocesser, der startes, når arbejdsprocessen publiceres igen, vil bruge den opdaterede forfatter til arbejdsprocessen.
Bemærk!: Repræsentationstrin kan kun føjes til roden af en arbejdsproces og kan ikke indlejres i et andet trin.
I følgende scenarie har den person, der starter arbejdsprocesserne, ikke tilladelse til at føje en fil til arkivbiblioteket, men det har arbejdsprocessens forfatter. Når personen starter arbejdsprocessen, og betingelsen evalueres som sand i repræsentationstrinnet, kopieres dokumentet til arkivbiblioteket ved hjælp af arbejdsprocessens forfatters tilladelser. Trin 2 er ikke et repræsentationstrin, derfor kører det som initiativtager til arbejdsprocessen. Det er en bedste fremgangsmåde kun at bruge repræsentationstrin til et minimalt sæt handlinger, der kræver, at arbejdsprocessens forfatters tilladelser lykkes.
Et trin eller mange? Nogle arbejdsprocesser kan enten udformes som en række handlinger i ét trin eller som en sekvens af trin. Handlingerne i følgende trin kan f.eks. være opdelt i separate trin eller indlejret med den betingede blok som separate trin
Følgende er et eksempel på processen ved hjælp af indlejrede trin i en betinget blok.
Trin er en metode til at organisere arbejdsprocessen. Præcis hvordan du bruger trin i dine arbejdsprocesser, er i høj grad op til personlige præferencer. En arbejdsproces kan f.eks. have mange handlinger i et trin, der ikke bruger betingelser. I dette tilfælde kan det være en god ide at opdele handlingerne i trin blot for bedre at organisere dem. Reglerne i ét trin behandles til konklusion, før du går videre til næste trin, så du vil gruppere i de samme trinregler, der er nødvendige for at påvirke den eller de specifikke handlinger, du ønsker.
Hvad er arbejdsprocesformularer?
Hvis du vil gøre arbejdsprocessen mere dynamisk og fleksibel, kan du føje en formular til arbejdsprocessen. Med en formular kan du indsamle oplysninger fra arbejdsprocesdeltagere på foruddefinerede tidspunkter i arbejdsprocessen og gøre det muligt for deltagerne at interagere med opgaverne for den pågældende arbejdsproces og hjælpe med at sikre, at der er data tilgængelige for genanvendelige arbejdsprocesser, uanset hvilken liste, hvilket bibliotek eller hvilken indholdstype den er knyttet til.
Med SharePoint Designer 2010kan du oprette tre typer arbejdsprocesformularer:
-
En initieringsformular indsamler oplysninger fra arbejdsprocesdeltageren, når vedkommende starter arbejdsprocessen. Den genereres automatisk, når du opretter arbejdsprocessen i SharePoint Designer 2010. Initieringsformularer vises til brugere, når de manuelt starter en arbejdsproces på et givet SharePoint-element. Med en initieringsformular kan brugerne angive yderligere parametre eller oplysninger om arbejdsprocessen, som den gælder for det givne SharePoint-element. Du kan f.eks. bruge en initieringsformular til at spørge, hvem der skal gennemse et dokument, og hvornår anmeldelsen skal være fuldført. SharePoint Designer 2010 opretter automatisk en InfoPath eller ASP.NET initieringsformular i henhold til dine initieringsspecifikationer. Hvis der ikke kræves nogen initieringsparametre, har formularen kun knapperne Start og Annuller
-
En brugerdefineret opgaveformular gør det muligt for arbejdsprocesdeltagere at interagere med opgaver på opgavelisten, der er angivet for arbejdsprocessen. Med guiden Brugerdefineret opgave kan du nemt oprette brugerdefinerede formularfelter og føje dem til en brugerdefineret opgaveformular. Når du er færdig med at designe arbejdsprocessen, genererer SharePoint Designer 2010 automatisk InfoPath eller ASP.NET formularer til dine brugerdefinerede opgaver. Når arbejdsprocessen kører, og opgaverne oprettes, navigerer brugeren til den opgaveliste, der er angivet for arbejdsprocessen, markerer opgaven som fuldført og angiver eventuelle valgfrie eller påkrævede oplysninger, der er specifikke for arbejdsprocessen. Arbejdsprocessen kan derefter svare på disse ændringer, som angivet i arbejdsprocessen, eller slå disse oplysninger op og evaluere dem i senere trin i arbejdsprocessen.
-
En arbejdsproces, der kan genbruges, indeholder som standard kun de felter, der er fælles for alle elementer, f.eks. Oprettet og Ændret af. Dette skyldes, at en arbejdsproces, der kan genbruges, ikke som standard er knyttet til en liste, et bibliotek eller en indholdstype. Du kan bruge en tilknytningsformular til at knytte felter til en arbejdsproces, der kan genbruges, så felterne er tilgængelige, når du designer og kører arbejdsprocessen.
Når SharePoint Designer 2010 automatisk opretter formularerne, kan du tilpasse dem ved at gå til siden med indstillinger for arbejdsprocessen og klikke på den formular, du vil tilpasse, i sektionen Forms. Arbejdsprocesformularer er enten InfoPath- eller ASP.NET sider. De gemmes på SharePoint-webstedet sammen med arbejdsprocessens kildefiler.
Forbedret funktionalitet med InfoPath 2010 formularer på SharePoint Server 2010
Hvis serveren kører SharePoint Server 2010 (ikke kun SharePoint Foundation 2010 ), er arbejdsprocesformularerne – tilknytningen, initiering og opgave – nu InfoPath 2010 formularer. Det er nemt at ændre udseendet og layoutet af InfoPath-formularer, og du kan føje valideringsregler til en InfoPath-formular. Hvis du vil redigere en arbejdsprocesformular i InfoPath 2010, skal du blot klikke på formularen, og InfoPath åbner formularen direkte fra SharePoint Designer 2010.InfoPath-formularer er tilgængelige for lister, biblioteker og arbejdsprocesser.
Hvor gemmes arbejdsprocesser?
Arbejdsprocesser gemmes i et dokumentbibliotek på webstedsniveau kaldet Arbejdsprocesser. Dette dokumentbibliotek oprettes automatisk af SharePoint Designer 2010. Dokumentbiblioteket Arbejdsprocesser er som standard skjult fra browseren og har ingen listevisninger, f.eks. AllItems.aspx eller EditForm.aspx. Hvis du vil have vist indholdet af arbejdsprocesbiblioteket, skal du klikke på Alle filer i SharePoint Designer 2010i navigationsruden og derefter klikke på Arbejdsprocesser i hovedruden.
Bemærkninger!:
-
Du kan muligvis ikke få vist arbejdsprocesser ved hjælp af Alle filer. Det afhænger af, hvordan serveren er konfigureret.
-
Den primære måde at få adgang til og designe arbejdsprocesser på i SharePoint Designer 2010 er at klikke på Arbejdsprocesser i navigationsruden .
Dokumentbiblioteket for arbejdsprocesser indeholder en mappe for hver arbejdsproces, der er oprettet med SharePoint Designer 2010. Mappen indeholder de kildefiler, der er nødvendige for arbejdsprocessen, f.eks.:
-
Filen med arbejdsprocesmarkering (.xoml).
-
Konfigurationsfilen til arbejdsprocessen.
-
InfoPath xsn- eller ASP.NET aspx-formularer, der er nødvendige for arbejdsprocesserne, f.eks. initieringsformularer (for arbejdsprocesser, der startes manuelt) eller brugerdefinerede opgaveformularer.
Hvis du vil redigere en eksisterende arbejdsproces i SharePoint Designer 2010, skal du klikke på Arbejdsprocesser i navigationsruden. Højreklik på den ønskede arbejdsproces i hovedruden, og klik på Rediger arbejdsproces.
Hvis du vil kopiere og redigere en arbejdsproces, der kan genbruges i SharePoint Designer 2010, skal du klikke på Arbejdsprocesseri navigationsruden. Højreklik på den ønskede arbejdsproces, der kan genbruges, i hovedruden, og klik på Kopiér og rediger.
Begge de foregående procedurer åbner arbejdsprocessen i arbejdsproceseditoren. Du kan klikke på båndet eller brødkrummenavigationen for at redigere arbejdsprocessen, administrere indstillinger og definere opgaveprocessen for arbejdsprocessen.
Arbejdsproceseditoren indeholder en handling med navnet Log på oversigtsliste. Det er den bedste fremgangsmåde at bruge denne handling i dine arbejdsprocesser til at holde styr på arbejdsprocesoversigten. Arbejdsprocessens historik er uvurderlig til undersøgelse af fejl eller til sporings- og afvisningsformål.
Når du opretter en arbejdsproces, der bruger handlingen Log til oversigtsliste, opretter SharePoint Designer 2010 automatisk en liste med navnet Arbejdsproceshistorik. Listen er som standard oprettet på http://<webstedsnavn>/Lister/Workflow%20Historik. Du kan angive, at der skal oprettes en anden oversigtsliste, når du designer en liste eller webstedsarbejdsprocesser, og når du knytter en listearbejdsproces, der kan genbruges. Denne liste indeholder kolonner til oplysninger som f.eks. bruger-id, dato, hændelse og fejlbeskrivelse. Ligesom dokumentbiblioteket Arbejdsprocesser er listen Oversigt som standard skjult fra browseren, men kan ses i SharePoint Designer 2010ved at klikke på Alle filer i navigationsruden.
Arbejdsproceseditoren indeholder seks handlinger, der interagerer med opgavelisten, herunder Tildel et To-Do element, Indsaml data fra en bruger og Tildel en formular til en gruppe. Arbejdsprocesser bruger opgavelisten som standard, men kan konfigureres til at bruge en brugerdefineret opgaveliste. Du kan bruge en brugerdefineret opgaveliste til at adskille arbejdsprocesopgaver fra andre typer opgaver eller til problemer, der er relateret til tilladelser. Du kan bruge én brugerdefineret opgaveliste til alle arbejdsprocesser på webstedet eller en brugerdefineret opgaveliste for hver arbejdsproces. Det afhænger af de tekniske og organisatoriske krav til arbejdsprocesserne.
Når du opretter en arbejdsproces, der bruger en af de foregående tre handlinger, opretter SharePoint Designer 2010 automatisk formularen, indholdstypen for opgaven og opgavelisten, hvis det er nødvendigt. Opgavelisten kan som standard vises i browseren i modsætning til dokumentbiblioteket for arbejdsprocesser og listen Arbejdsprocesoversigt.
Hvor kan jeg kontrollere status for en arbejdsproces?
Du kan nemt få vist status for arbejdsprocesser for et markeret element via browseren. Visningen Alle elementer for en liste eller et dokumentbibliotek viser som standard den aktuelle status for arbejdsprocesser, der kører på et element. I følgende eksempel er arbejdsprocessen til anmodning om ændring af design i gang for Widget 1 DCR.
Bemærkninger!:
-
Der vil være flere kolonner, hvis der er knyttet flere arbejdsprocesser til listen eller biblioteket.
-
Kolonnerne kan fjernes fra visningen Alle elementer uden at påvirke arbejdsprocessens funktionalitet.
-
Statuskolonnen føjes ikke til visningen, hvis der allerede er seks eller flere opslags-\statuskolonner i visningen.
Når du klikker på status for arbejdsprocessen for et element, f.eks. I gang eller Fuldført, kommer du til siden Status for arbejdsproces for arbejdsprocessen for det specifikke element. Hvis du vil se status for webstedsarbejdsprocesser, skal du klikke på menuen Webstedshandlinger , klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på Webstedsarbejdsprocesser. Statussiden for arbejdsprocessen giver dig oplysninger om:
-
Hvem startede arbejdsprocesserne, og hvornår for elementet
-
Opgaver, der er knyttet til arbejdsprocessen for elementet
-
Oversigt over arbejdsprocessen for elementet, f.eks. hvornår arbejdsprocesserne blev startet, og hvornår det blev fuldført
Visualisering af arbejdsproces
Du får også vist en visualisering af arbejdsprocessen for status for arbejdsprocessen, hvis:
-
Indstillingen Vis arbejdsprocesvisualisering på statussiden blev valgt i SharePoint Designer 2010 , da arbejdsprocessen blev publiceret
-
Computer, hvorfra arbejdsprocesserne blev publiceret, havde Visio Premium 2010 installeret
-
Arbejdsprocessen kører på SharePoint Server 2010
-
Visio Graphics Services kører på serveren
Bemærk!: Visio behøver ikke at være installeret på den lokale computer for at få vist visualiseringen af arbejdsprocessen.
Med arbejdsprocesvisualisering oprettes og vises der automatisk et Visio-diagram over din arbejdsproces i en Visio-webdel på siden Status for arbejdsproces. Visualiseringen af arbejdsprocessen viser en "live" visning af, hvor en bestemt arbejdsproces findes.
Hvis du vil have vist siden Arbejdsprocesser for et element, kan du også klikke på elementet på listen og derefter klikke på Arbejdsprocesser i menuen.
Bemærk!: Kommandoen Arbejdsprocesser er kun tilgængelig, når elementet er på en liste eller i et bibliotek, der har mindst én arbejdsproces tilknyttet.
Når en bruger starter en arbejdsproces for et element SharePoint Foundation 2010 eller SharePoint Server 2010 føjer en ny kolonne til listen eller biblioteket, som elementet er i. Kolonnenavnet svarer som standard til navnet på arbejdsprocessen. Denne skrivebeskyttede kolonne viser den aktuelle status for elementet i den pågældende arbejdsproces. Denne statuskolonne tilføjes automatisk for hver arbejdsproces, første gang den køres.
I hver kolonne er arbejdsprocesstatus et link. Når du f.eks. klikker på I gang, kan du se siden Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen.
Forslag til næste trin
Arbejdsprocesser er en effektiv måde at føje programlogik til dine SharePoint-websteder og -programmer på. Nu hvor du forstår grundlæggende funktioner i arbejdsprocesser, kan det være en god ide at komme i gang ved at oprette en arbejdsproces. Du kan finde flere oplysninger om design og tilpasning af arbejdsprocesser i afsnittet Se også .
Toppen af siden
