Indholdstyper i SharePoint er vigtige for at administrere metadata og sikre ensartethed på tværs af organisationen. Hvert stykke indhold i SharePoint oprettes ud fra en indholdstype. Denne vejledning hjælper dig med at forstå, hvad indholdstype er, hvordan du opretter, publicerer og administrerer indholdstyper effektivt.
Hvad er en indholdstype?
En indholdstype i SharePoint er en samling skabeloner, metadata (kolonner), arbejdsprocesser, funktionsmåder og andre indstillinger for en kategori af elementer eller dokumenter, der kan genbruges. En indholdstype samler et element og oplysninger om elementet. Elementet kan være en af mange forskellige typer filer, et dokument, en Excel-projektmappe eller endda en statusindikator for en statusrapport. Det kan også være en liste eller en mappe. En indholdstype knytter dette element til nøglemetadata eller andre oplysninger, f.eks. en skabelon eller en opbevaringspolitik. Det giver dig mulighed for at administrere indstillingerne for en kategori af oplysninger på en centraliseret måde, der kan genbruges.
Standard- og brugerdefinerede indholdstyper
SharePoint indeholder som standard mange indbyggede indholdstyper. Du kan bruge de foruddefinerede indholdstyper, f.eks. Tomt dokument eller Meddelelse, uden nogen ændring, eller du kan oprette brugerdefinerede indholdstyper, der opfylder organisationens entydige krav.
Standardindholdstyper
Her er en kort liste over blot nogle standardindholdstyper i SharePoint. Der er mange flere, som du kan se ved at se på siden Indstillinger for websted på et SharePoint websted.
-
Dokumentindholdstyper: Grundlæggende side, Dokument, Formular, Link og Wikiside
-
Mappeindholdstyper: Mappe, Diskussion og Hovedopgave
-
Listeindholdstyper: Meddelelse, Begivenhed, Kontakt, Problem, Link, Reservationer, Opgave og meget mere
Dette er blot et eksempel på den brede vifte af tilgængelige indholdstyper. Hvis du vil se de standardtyper, der er tilgængelige på dit websted, skal du følge disse trin:
Se alle standardindholdstyper
Bemærk!: Du skal som minimum have en webstedsejerrolle for at få vist alle standardindholdstyper på et SharePoint-websted.
-
Vælg den liste, du vil arbejde med i Hurtig start, eller vælg Indstillinger
-
Vælg Webstedsoplysninger.
-
Vælg derefter Vis alle indstillinger for websted.
-
Vælg Webstedsindholdstyperunder Gallerier til web Designer.
-
På siden Galleri over indholdstyper får du vist indholdstyperne (f.eks. rapport, billede eller dokument), overordnede (f.eks. dokument, element eller RTF-aktiv) og kilde (som regel dit aktuelle websted).
For at forstå, hvordan de indbyggede indholdstyper er relateret til hinanden, skal du se SharePoint i standardhierarkiet for indholdstyper i Microsoft 365.
Brugerdefinerede indholdstyper
Brugerdefinerede indholdstyper kan gøre det nemmere for brugerne at være ensartede. Selvom der er mange indbyggede indholdstyper, kan det være en god ide at oprette brugerdefinerede indholdstyper for organisationen. Hver organisation har unikke krav og forskellige typer indhold. Der kan f.eks. være formelle kontrakter, rapporter, salgsforslag, designspecifikationer, virksomhedsprocedurer osv. Du kan oprette separate indholdstyper for at hjælpe dig med at administrere denne sort.
Indholdstyper kan defineres for næsten ethvert element i SharePoint. Dette omfatter dokumenter og andre filer, listeelementer, mediefiler og mapper. Du kan angive følgende attributter for hver indholdstype. Disse attributter tilknyttes automatisk, hver gang nogen opretter et nyt dokument eller en anden fil af en bestemt indholdstype.
-
Dokumentskabelonen, hvis det er et dokument
-
Politikker for administration af oplysninger, der angiver opbevarings- og overvågningspolitikker
-
Kolonner (metadata), der er knyttet til indholdet
-
Arbejdsprocesser, som elementer af denne indholdstype kan bruge
-
Brugerdefinerede funktioner
Du kan f.eks. definere en indholdstype for en salgskontrakt og føje den til det bibliotek, som dit team bruger. Når en person derefter vil oprette et salgsforslag, vælger vedkommende blot Salgskontrakt i menuen Nyt dokument .
En dokumentindholdstype som denne salgskontrakt kan have følgende attributter:
-
Skabelonen til dokumentet
-
Kolonner, der er knyttet til indholdet, hvor hver kolonne repræsenterer et element med metadata. Følgende liste viser f.eks. nogle ofte anvendte dokumentmetadata:
-
Sælger
-
Klientvirksomhed
-
Købsordrenummer og så videre...
-
-
Et krav om automatisk at få vist panel for dokumentoplysninger og indsamle påkrævede oplysninger, hver gang en bruger opretter en ny fil af denne type
-
Indstillinger for administration af oplysninger, der angiver opbevaringspolitikken, om den kan overvåges osv.
Oprette brugerdefinerede indholdstyper
Hvis du vil oprette en brugerdefineret webstedsindholdstype, starter du altid fra en eksisterende indholdstype, uanset om du bruger en eksisterende kategori, eller du vil oprette en ny kategori. Du kan vælge mellem den store samling af foruddefinerede webstedsindholdstyper i galleriet Indholdstyper. Den nye webstedsindholdstype nedarver alle attributterne for den overordnede indholdstype, f.eks. dens dokumentskabelon, skrivebeskyttet indstilling eller kolonner. Når du har oprettet den, kan du ændre en af disse attributter. Det kan f.eks. være, at du vil bruge en anden skabelon end den, der er angivet i den overordnede skabelon.
Hvis du vil oprette en brugerdefineret indholdstype, skal du følge disse trin:
Oprette brugerdefinerede indholdstyper
-
Vælg den liste, du vil arbejde med i Hurtig start, eller vælg Indstillinger
-
Vælg Webstedsoplysninger,og vælg derefter Vis alle indstillinger for websted.
-
Vælg Webstedsindholdstyperunder Gallerier til web Designer.
-
På siden Galleri med indholdstyper skal du vælge + Opret indholdstype.
-
På panelet Opret indholdstype skal du udfylde et Navn og en Beskrivelse for din brugerdefinerede indholdstype.
-
Vælg Brug af en eksisterende kategori eller Opret en ny kategori.
-
Under Overordnet indholdstype skal du vælge en overordnet, f.eks . indholdstyper for digitale aktiver eller dokumentindholdstyper. Under den overordnede indholdstype ændres rullelisten. Vælg en mere specifik overordnet indholdstype. Hvis du f.eks. har valgt Mappeindholdstyper, kan du indsnævre den til Diskussion, Mappe eller Hovedopgave i dette felt.
-
Vælg Opret.
Indholdstypepublicering
Indholdstyper defineres for et websted og anvendes på det pågældende websted og dets underordnede websteder. Men nogle gange vil du bruge en bestemt indholdstype på flere websteder eller på tværs af grupper af websteder. Din organisation kan f.eks. bruge en standardskabelon til dokumenter, der kræver standardiserede metadata. Da du ønsker, at alle brugere i virksomheden skal bruge denne indholdstype til dokumenter, er det en god kandidat at publicere på tværs af alle grupper af websteder. Eller måske opretter den tekniske afdeling en indholdstype til designspecifikationer og vil publicere den udelukkende til de tekniske grupper af websteder.
Da indholdstyper indeholder metadata, er indholdstyper og metadata meget tæt forbundet. En administreret metadatatjeneste i SharePoint gør det muligt at publicere en indholdstype på de websteder, hvor den bruges. Websteder og grupper af websteder, der er en del af tjenesten Administrerede metadata, kaldes "abonnentwebsteder".
En administreret metadatatjeneste skal oprettes og konfigureres eksplicit. For at medtage indholdstypepublicering angiver administratoren en bestemt gruppe af websteder som en hub. Forbundne programmer og grupper af websteder kan abonnere på indholdstyperne på hubben. Ved at konfigurere administrerede metadatatjenester gør du det muligt centralt at administrere indholdstyper. Indholdstyper oprettes på hubwebstedet, og eventuelle opdateringer kan automatisk distribueres til abonnentwebstederne.
Se Publicere en indholdstype fra en indholdspubliceringshub for at få flere oplysninger om publicering af indholdstyper.
