Microsoft Teams og mail, der lever i harmoni
En produktivitetsvejledning, der er fuld af tip og tricks til brug af Microsoft Teams, fra de personer, der opbygger og bruger Teams på deres arbejde, hver dag.
Teams ændrer måden, du bruger mail på. Når hele din gruppe arbejder i Teams, betyder det, at I alle vil få færre mails. Og du kommer til at bruge mindre tid i din indbakke, fordi du vil bruge Teams til flere af dine samtaler.
Men du kan stadig få (og endda have brug for) mail til nogle ting. Meget afhænger af, hvor ofte du arbejder sammen med personer, der ikke bruger Teams, og dine egne præferencer. (Vi kender personer, der kun tjekker mail én gang om dagen, og andre, der holder mail kørende sammen med Teams hele dagen). De fleste har brug for Teams og mail for at udføre deres arbejde.
Her er et par ting, vi holder af at bruge Teams til:
1. Brug chat og kanaler i Teams til det daglige arbejde med dine nærmeste kolleger.
Den daglige kommunikation frem og tilbage flyder bedst i Teams. Chats og kanaler er som skabt til at diskutere planlægningen af begivenheder, vurdere fordele og ulemper ved nye funktioner og sende opdateringer om fremskridt.
Når denne slags meddelelser er ude af vores indbakker ændres mængden og typen af mail, som vi sender og modtager (se de næste afsnit for at få mere at vide).
Du kan holde styr på igangværende samtaler ved at navngive og fastgøre dine gruppechats.
2. Bestem selv, hvor du vil svare på mødeindkaldelser.
Nogle kan lide at gennemgå køen med mødeindkaldelser i Outlook. Andre foretrækker at gøre dette fra området Kalender i Teams. Begge måder er lige gode, så du kan gøre det, der passer dig bedst.
Du kan stadig få (og endda have brug for) mail til nogle ting. Meget afhænger af, hvor ofte du arbejder sammen med personer, der ikke bruger Teams, og dine egne præferencer.
3. Modtag generelle meddelelser og nyhedsbreve via mail.
Vi modtager normalt formelle, virksomhedsrelaterede rundskrivelser via mail, såsom ændringer i en afdeling, kickoff for den årlige hjælpekampagne, en meddelelse fra Gitte, et nyhedsbrev fra kundesupport og lignende. Disse er normalt af almen karakter og beregnet til at nå ud til rigtigt mange mennesker. Vi holder øje med mails, der indeholder disse slags ting. Nogle gange vil folk sende disse mails videre til en af vores kanaler for at sikre, at selv folk, der stort set aldrig tjekker mail, ser dem.
Se denne video for at få mere at vide om, hvordan du videresender vigtige mails til kanaler.
4. Vælg eksterne personer, som du ønsker at tilføje som gæster i Teams.
Hvis vi arbejder på et projekt sammen med personer uden for Microsoft, kan vi oprette en specifik gruppe i Teams til projektet og derefter invitere de eksterne personer som gæster. Dette giver os mulighed for at håndtere al kommunikation angående projektet på vores foretrukne måde i Teams, og alle meddelelser vedrørende projektet forbliver i Teams. Derfor er der større sandsynlighed for, at vi ser vigtige chats og filer til tiden, fordi det også er her, vi holder styr på alle vores andre projekter.
Det er fint at bruge mail, når vi en gang imellem arbejder sammen med eksterne personer.
Vil du vide mere om, hvordan du tilføjer en gæst? Se Føj gæster til et team.
Derefter: Organiser dine meddelelser
Har du brug for mere hjælp?
Vil du have flere indstillinger?
Udforsk abonnementsfordele, gennemse kurser, få mere at vide om, hvordan du sikrer din enhed og meget mere.
Communities hjælper dig med at stille og besvare spørgsmål, give feedback og høre fra eksperter med omfattende viden.
