Om arbejdsprocesserne i SharePoint

SharePoint arbejdsprocesser er forudprogrammerede miniprogrammer, der effektiviserer og automatiserer en lang række forretningsprocesser. Arbejdsprocesser kan variere fra at indsamle signaturer, feedback eller godkendelser for en plan eller et dokument for at registrere den aktuelle status for en rutine procedure. SharePoint arbejdsprocesser er udviklet til at spare tid og kræfter og for at overføre konsistens og effektivitet til de opgaver, du udfører med jævne mellemrum.

Bemærk!: SharePoint 2010-arbejdsprocesser er blevet udgået siden 1, 2020 for nye lejere og fjernet fra eksisterende lejere d. 1. november 2020. Hvis du bruger SharePoint 2010-arbejdsprocesser, anbefaler vi, at du overfører til Power-Automatering eller andre understøttede løsninger. Hvis du vil have mere at vide, skal du se SharePoint 2010 arbejdsproces Pension.

Hvad er en SharePoint arbejdsproces?

Du kender sandsynligvis allerede, hvad et rutediagram er. Det er et grafisk overblik over en proces med instruktioner om, hvad der sker på hvert trin.

Arbejdsproces

En SharePoint arbejdsproces er som et automatiseret rutediagram, der tager meget af arbejds kraften, gætte riet og vilkår for din almindelige arbejdsproces.

Se for eksempeldokument godkendelsesprocessen i illustrationen. Hvis du kører denne proces manuelt, kan det betyde, at der er mange, der kontrollerer, hvordan du holder styr på, videresender dokumenter og sender påmindelser – og hver af disse opgaver skal udføres af dig eller af en eller flere af dine kollegaer. Det betyder en masse ekstra arbejde og en konstant strømafbrydelse.

Men når du bruger arbejdsprocessen SharePoint dokumentgodkendelse til at køre processen, udføres al kontrol og registrering og fremstilling og videresendelse af arbejdsprocessen automatisk. Hvis nogen forsinkes, når du udfører en opgave, eller hvis der opstår et andet problem, genererer de fleste af de inkluderede arbejdsprocesser en meddelelse, der fortæller dig om det. Overvågning af processen reduceres.

Det er nemt at køre en SharePoint arbejdsproces. Vælg arbejdsproces typen, Vælg dine indstillinger, og lad arbejdsprocessen køre. Hvis du har brug for at annullere eller afslutte arbejdsprocessen.

Hver af de arbejdsproces typer, der er inkluderet, fungerer som en skabelon. Du tilføjer en forekomst af arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek eller for en hel gruppe af websteder ved hjælp af en startformular for at angive de indstillinger og valg, du ønsker for forekomsten. Disse indstillinger og valg omfatter, hvem arbejdsprocessen tildeler opgaver til, opgave deadlines, hvordan arbejdsprocessen kan startes, og hvilke instruktioner der skal medtages i opgave meddelelserne. Opret en ny arbejdsproces ved at gå til Listeindstillinger > Indstillinger for arbejdsproces > tilføje en arbejdsproces. Hvis du vil, kan du læse mere om 2010-og 2013-arbejdsprocesser.

Vigtigt!: Som standard er godkendelse, indsamling og indsamling af signatur arbejdsprocesser ikke aktiveret, og de vises ikke på listen Vælg en arbejdsprocesskabelon i tilknytnings formularen. For at gøre dem tilgængelige for brug skal en webstedsadministrator aktivere dem på niveauet for gruppen af websteder. Gå til Indstillinger for websted > funktioner for gruppen af websteder > aktivere arbejdsprocesfunktioner. SharePoint 2013 indeholder også arbejdsprocesskabeloner baseret på SharePoint 2010. Hvis du vil oprette en SharePoint 2013 baseret arbejdsproces med den tilsvarende logik, skal du bruge et værktøj som SharePoint Designer 2013.

Der findes fem typer af arbejdsprocesser, der er programmer. 

Flueben en godkendelsesarbejdsgang dirigerer et dokument eller et andet element til bestemte personer for deres godkendelse eller afvisning. Du kan også bruge en arbejdsproces til godkendelse til at styre godkendelse af indhold på en liste eller i et bibliotek. Hvis du vil have mere at vide, og du kan se en trinvis vejledning, skal du se alle om arbejdsprocesser for godkendelse.

Arbejdsprocessen for indsamling af feedback en arbejdsproces for indsamling af feedback dirigerer et dokument eller et andet element til bestemte personer for deres feedback. Arbejdsprocessen for indsamling af feedback konsoliderer al feedback fra deltagere til arbejdsproces ejeren og giver en oversigt over gennemsynsprocessen. Hvis du vil have mere at vide, og du får vist en trinvis vejledning, skal du se alt om arbejdsprocesser for indsamling af feedback.

Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer arbejdsprocessen for indsamling af signaturer dirigerer et Microsoft Office-dokument til udvalgte personer til deres digitale signaturer. Bemærk, at arbejdsprocessen for indsamling af signaturer kun fungerer med Word-dokumenter, Excel-projektmapper og InfoPath-formularer. Hvis du vil have mere at vide, og du kan se en trinvis vejledning, skal du se afsnittet om indsamling af signatur arbejdsprocesser.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen den tre-tilstands arbejdsproces er designet til at registrere status for et listeelement via tre tilstande (faser). Det kan bruges til at administrere forretningsprocesser, der kræver, at virksomheder registrerer en høj mængde problemer eller punkter – kundesupport problemer, salgskundeemner eller projektopgaver, f. eks.

Ved hver overgang mellem tilstande tildeles arbejdsprocessen en opgave til en person og sender personen en mailbesked om opgaven. Når denne opgave er fuldført, opdaterer arbejdsprocessen status for elementet og fortsætter til næste tilstand. Tre-tilstands arbejdsprocessen er udviklet til at fungere med skabelon for problemsporingsliste, men den kan bruges sammen med en hvilken som helst liste, der indeholder en valgkolonne, der har tre eller flere værdier.

Hvis du vil have mere at vide, og du kan finde en trinvis vejledning i brug af en tre-tilstands arbejdsproces.

Arbejdsprocessen Godkendelse af fordeling en arbejdsproces til godkendelse af publicering minder om andre SharePoint-arbejdsprocesser, og det automatiserer distributionen af indhold til område eksperter og interessenter til gennemsyn og godkendelse. Det, som gør godkendelsesarbejdsprocessen til publicering unik, er, at den er designet specielt til publicering af websteder, hvor publiceringen af nye og opdaterede websider er styret stramt. På disse typer websteder kan der ikke publiceres nyt indhold, før det er blevet godkendt af hver enkelt godkender i arbejdsprocessen. Hvis du vil have mere at vide, og du får vist en trinvis vejledning, skal du se arbejde med en arbejdsproces til godkendelse af publicering.

Hvis du vil tilføje eller starte en arbejdsproces, skal du have den rette tilladelse til den liste, det bibliotek eller den gruppe af websteder, hvor arbejdsprocessen kører:

  • Sådan tilføjer du en arbejdsproces    Du skal som standard have tilladelsen Administrer lister for at kunne tilføje en arbejdsproces. (Gruppen ejere og gruppen medlemmer har som standard tilladelsen Administrer lister).

  • Sådan startes en arbejdsproces    Som standard skal du have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces, der allerede er tilføjet. (Gruppen ejere og gruppen medlemmer har begge tilladelsen Rediger elementer som standard)
    . Alternativt kan ejere vælge at konfigurere bestemte arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen ejere. Hvis der er tale om et underordnet websted med separate tilladelser, skal ejere sikre, at de nødvendige tilladelser tildeles til brugere af arbejdsprocessen eksplicit. Se Rediger og Administrer tilladelser for en SharePoint-liste eller et bibliotek. < dette er baseret på feedback-"Jeg har oprettet et underordnet websted på mit firmas SP-websted for at teste arbejdsprocesfunktionen, så jeg skal have tilladelse til at starte en arbejdsproces, men jeg kan ikke – hvad ikke?" >

I følgende diagram vises en overordnet oversigt over de grundlæggende stadier for planlægning, tilføjelse, kørsel og ændring af en SharePoint-arbejdsproces. De enkelte afsnit i de følgende trin følger.

Arbejdsproces

  • Model    Sørg for, at du ved, hvilke indstillinger du ønsker, og hvilke oplysninger der skal være tilgængelige, når du bruger Initierings formularen til at tilføje din version af arbejdsprocessen.

  • Tilføjes    Udfyld Initierings formularen for at tilføje din arbejdsproces version på en liste, et bibliotek eller en gruppe af websteder.

  • Igen    Start din nye arbejdsproces, enten manuelt eller automatisk, på et dokument eller et andet element på en liste eller i et bibliotek. Hvis du starter det manuelt, får du mulighed for at ændre nogle af arbejdsproces formularens indstillinger for tilknytnings formular til en kort fattende Start formular. Når arbejdsprocessen starter, opretter den opgaver, sender meddelelser og begynder at registrere handlinger og begivenheder.

  • Skærm    Mens arbejdsprocessen kører, kan du se siden status for arbejdsproces for at se, hvilke opgaver der er fuldført, og hvilke andre handlinger der er sket. Hvis det er nødvendigt, kan du justere aktuelle og fremtidige opgaver fra her og endda annullere eller afslutte arbejdsprocessen.

  • Gennemse    Når kørslen er fuldført, kan hele historikken gennemses på siden status for arbejdsproces. Du kan også oprette statistiske rapporter om den generelle ydeevne for arbejdsprocessen på siden status.

  • Rediger    Hvis arbejdsprocessen ikke fungerer, som du vil have den, kan du åbne den oprindelige tilknytnings formular, som du brugte til at tilføje den, og foretage dine ændringer der.

Hvis du har brug for mere fleksibilitet med en indbygget arbejdsproces, kan du tilpasse den yderligere med et værktøj som SharePoint Designer 2013. Du kan også oprette din egen oprindelige arbejdsproces fra bunden.

Ved hjælp af Workflow Designer opretter du regler, der knytter betingelser og handlinger til elementer i SharePoint-lister og-biblioteker. Ændringer af elementer på lister eller i biblioteker udløser handlinger i arbejdsprocessen.

Du kan for eksempel designe en arbejdsproces, der starter en ekstra arbejdsproces for godkendelse, hvis omkostningerne for et element overstiger et bestemt beløb.

Du kan også definere en arbejdsproces for et sæt relaterede dokumenter. Hvis din arbejdsproces for eksempel er knyttet til et dokumentbibliotek, eller hvis den er filtreret til dokumentindholdstypen, vises der en gruppe kontekstafhængige dokumentindstillinger. En dokumentgruppe gør det muligt at behandle en gruppe af dokumenter som en enkelt enhed, så en arbejdsproceshandling for en dokumentgruppe kører på hver af elementerne i dokumentgruppen.

Se også

Oprette en arbejdsproces ved hjælp af SharePoint Designer 2013 og SharePoint workflow platform

Forstå godkendelsesarbejdsprocesser i SharePoint 2010

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

×