Oprette en filplan til administration af poster

Identificer typer af poster

Det at afgøre, hvilke aktive dokumenter i organisationen der kan erklæres som poster, kræver samarbejde mellem dataledere, brugere, dem der er ansvarlige for overholdelse af regler og standarder og indholdsadministratorer. Bemærk, at selvom din virksomhed ikke er i en meget regulerede branche, er der generelle love, der kan gøre virksomheden forpligtet til at føre regnskab. Sammen med den generelle virksomhedslovgivning skal du evaluere juridiske krav, der er specifikke for din virksomhed.

Det ligger uden for denne artikels område at give mere end generelle oplysninger om, hvordan du bestemmer, hvad der er en post i organisationen. Det er meget sandsynligt, at virksomheden allerede udfører en form for datastyring og har udfyldt de fleste af de datastyringsroller, du skal bruge, og du har måske allerede en taksonomi af poster.

Sådan bestemmer du generelt, hvad der er poster i organisationen:

1. Forstå din virksomheds juridiske forpligtelser og forretningsmæssige behov.

2. I et samarbejde på tværs af afdelinger i organisationen kan du analysere, hvordan aktive dokumenter bruges.

3. Udarbejde en liste over de typer af dokumenter, der skal gøres til poster. Du kan f.eks. afgøre, at følgende skal bevares som poster:

   • Kontrakter for at leje virksomhedsplads.

   • Dokumenter, der relaterer til medarbejdernes fordele.

   • Dokumenter, der er relateret til produktundersøgelse og -udvikling.

4. Kategoriser posterne. Poster i samme kategori har ofte de samme opbevaringsperioder og kan kræve lignende behandling på andre måder.

Registrere de oplysninger, du har indsamlet. Registrere den type post, den kategori, som poster af denne type tilhører, og en kort beskrivelse af postkategorien.

Følgende er et eksempelregneark:

Fuldfør filplanen

Når du har fastlagt, hvilke dokumenter der skal opbevares som poster, og når du har oprettet et sæt af postkategorier, kan du fuldføre filplanen ved at angive yderligere oplysninger om hver enkelt type post. Angiv følgende:

• Hvor lang tid hver datapost skal opbevares.

• Hvordan data skal afhændes, når en opbevaringsperiode udløber.

• Who er den primære poststyring for poster af denne type.

• Hvilken type medie er poster af denne type gemt i.

Følgende er en gennemført eksempelfilplan: