En post er et dokument eller en anden elektronisk eller fysisk enhed i en organisation, der fungerer som bevis for en aktivitet eller transaktion, der udføres af organisationen, og som kræver opbevaring i en periode. Datastyring er den proces, som en organisation:
-
Bestemmer, hvilke typer oplysninger der skal betragtes som poster.
-
Bestemmer, hvordan aktive dokumenter, der bliver til poster, skal håndteres, mens de bruges, og bestemmer, hvordan de skal indsamles, når de erklæres som poster.
-
Bestemmer på hvilken måde og i hvor lang tid hver datatype skal opbevares for at overholde juridiske, forretningsmæssige eller lovmæssige krav.
-
Underse og implementerer teknologiske løsninger og forretningsprocesser for at sikre, at organisationen overholder sine datastyringsforpligtelser på en omkostningseffektiv og ikke-forstyrrende måde.
-
Udfører postrelaterede opgaver som f.eks. at fjerne udløbne poster eller finde og beskytte poster, der er relateret til eksterne hændelser, f.eks. advokatopgaver.
Det at afgøre, hvilke dokumenter og andre fysiske eller elektroniske elementer i din organisation, der er dataansvarlige, er de ansvarlige for overholdelse af regler og standarder, dataledere og brugere. Ved omhyggeligt at kategorisere alt virksomhedsindhold i din organisation kan disse personer hjælpe dig med at sikre, at dokumenter bevares i det relevante tidsrum. Et veldesignet datastyringssystem hjælper med at beskytte en organisation på lovlig vis, hjælper organisationen med at demonstrere overholdelse af lovmæssige forpligtelser og øger den organisatoriske effektivitet ved at fremme dispositionen af forældede elementer, der ikke er data.
Et datastyringssystem indeholder følgende elementer:
-
En indholdsanalyse, der beskriver og kategoriserer indhold i virksomheden, der kan blive til poster, som indeholder kildeplaceringer, og som beskriver, hvordan indholdet flyttes til datastyringsprogrammet.
-
En filplan, der for hver type post i virksomheden angiver, hvor de skal opbevares som poster, de politikker, der gælder for dem, hvor længe de skal opbevares, hvordan de skal afhændes, og hvem der er ansvarlig for at administrere dem.
-
Et dokument med krav til overholdelse af regler og standarder, der definerer de regler, som organisationens it-systemer skal følge for at sikre overholdelse af regler og metoder, der bruges til at sikre deltagelse for virksomhedsteammedlemmer.
-
En metode til indsamling af poster, der ikke længere er aktive fra alle postkilder, f.eks. samarbejdsservere, filservere og mailsystemer.
-
En metode til overvågning af poster, mens de er aktive.
-
En metode til at registrere posters metadata og revisionshistorik samt til at vedligeholde dem.
-
En proces til opbevaring af data (suspendering af deres disposition), når hændelser som f.eks procesførelse indtræffer.
-
Et system til overvågning og rapportering af datahåndtering for at sikre, at medarbejdere arkiverer, tilgår og administrerer dem i henhold til definerede politikker og processer.
SharePoint indeholder funktioner, der kan hjælpe organisationer med at implementere integrerede datastyringssystemer og -processer.
Oversigt over planlægning af datastyring
I dette emne beskrives de planlægningstrin, du skal udføre for at sikre, at det datastyringssystem, du implementerer baseret på SharePoint , kan opnå organisationens mål for datastyring. Følgende er et eksempel på planlægningsprocessen for datastyring:
-
Identificer posters administrationsroller Vellykket datastyring kræver særlige roller, f.eks. følgende:
-
Dataledere og compliance officers to categorize the records in the organization and to run the records management process.
-
It-medarbejdere implementerer de systemer, der understøtter datastyring effektivt.
-
Indholdsledere for at finde ud af, hvor virksomhedsoplysninger opbevares, og for at sikre, at deres teams følger praksisser for datastyring.
-
-
Analysér organisatorisk indhold Før du opretter en filplan, skal dataledere og indholdsadministratorer dokumentere brugen i organisationen til at afgøre, hvilke dokumenter og andre elementer, der kan blive poster.
-
Udarbejde en filplan Når du har analyseret organisationens indhold og fastlagt opbevaringsplaner, skal du udfylde resten af filplanen. Filplaner er forskellige fra organisation til organisation, men generelt beskriver de de typer af elementer, som virksomheden anerkender som poster, angiver, hvor de er gemt, beskriver deres opbevaringsperioder og giver andre oplysninger, f.eks. hvem der er ansvarlig for at administrere dem, og hvilken bredere kategori af poster de tilhører.
-
Udviklæg opbevaringsplaner For hver posttype skal du afgøre, hvornår den ikke længere er aktiv (bruges), hvor længe den skal opbevares derefter, og hvordan den i sidste ende skal afhændes.
-
Evaluer og gør dokumentstyring praksisser bedre Sørg for, at de påkrævede politikker anvendes i dokumentlager. Sørg f.eks. for, at indhold overvåges korrekt, så passende revisioner bevares sammen med poster.
-
Design løsning til datastyring Afgør, om du vil oprette et dataarkiv, administrere posterne på stedet eller bruge en kombination af de to metoder. Ud fra din filplan kan du designe postarkivet eller finde ud af, hvordan du kan bruge eksisterende websteder til at indeholde poster. Definer indholdstyper, biblioteker, politikker og, når det er påkrævet, metadata, der bestemmer placeringen, hvor et dokument skal distribueres til.
-
Planlæg, hvordan indhold skal blive til poster Hvis du bruger SharePoint til både aktiv dokumentstyring og datastyring, kan du oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser for at flytte dokumenter til et dataarkiv. Hvis du bruger enten SharePoint eller et eksternt dokumentstyringssystem, kan du planlægge og udvikle grænseflader, der flytter indhold fra disse systemer til dataarkivet, eller som erklærer et dokument som en post, men ikke flytter dokumentet. Du kan også oprette en kursusplan for at lære brugerne, hvordan de opretter og arbejder med poster.
-
Planlæg mailintegration Afgør, om du skal administrere mailposter i SharePoint, eller om du skal administrere mailposter i selve mailprogrammet.
-
Planlæg overholdelse af regler og standarder for socialt indhold Hvis din organisation bruger sociale medier som f.eks. blogs eller wikier, skal du bestemme, hvordan indholdet skal blive til poster.
-
Planlæg rapportering og dokumentation om overholdelse af regler og standarder Hvis du vil bekræfte, at organisationen udfører sine nødvendige praksisser for datastyring, og for at kommunikere disse fremgangsmåder, skal du dokumentere dine datastyringsplaner og -processer. Hvis din virksomhed bliver involveret i datarelaterede procesførelse, skal du muligvis udarbejde disse retningslinjer for datastyring, implementeringsplaner og målepunkter for effektiviteten.
