Planlægge, hvordan poster indsamles

Oprette poster manuelt

Hvis direkte datastyring er aktiveret for et dokumentbibliotek, kan brugerne eksplicit erklære et dokument i biblioteket som en post ved at redigere dokumentets oplysninger om overholdelse af regler og standarder. Når administratoren af gruppen af websteder aktiverer direkte datastyring, angiver administratoren af gruppen af websteder, hvem der skal kunne erklære og fjerne erklæring af poster, og om brugerne skal kunne redigere eller slette dokumenter, når de bliver til poster.

Hvis der blev oprettet en forbindelse til et datacenterwebsted, kan brugerne manuelt sende dokumenter til datacenterwebstedet ved hjælp af kommandoen Send til. Når en farmadministrator konfigurerer en forbindelse til datacenterwebstedet, bliver denne kommando tilgængelig på alle aktive dokumenter. Afhængigt af hvordan forbindelsen er konfigureret, kan dokumenter enten kopieres til datacenterwebstedet, flyttes til datacenterwebstedet eller flyttes til datacenterwebstedet med et link til det dokument, der vedligeholdes.

Selvom manuel afsendelse af poster til datacenterwebstedet ikke er en praktisk løsning i stort omfang, kan du bruge den til at supplere andre metoder til oprettelse af poster.

Definere en politik

En opbevaringspolitik angiver handlinger, der skal udføre på dokumenter på bestemte tidspunkt. Politikhandlinger udføres automatisk. Brugere behøver ikke at starte handlingen.

To politikhandlinger relaterer sig specifikt til administration af poster: overførsel af et dokument til en anden placering og erklæring af, at et dokument er en post. Hvis der findes en forbindelse til et datacenterwebsted, kan du oprette en politik, der sender dokumenter til et datacenterwebsted. Politikken angiver også, om du vil kopiere dokumentet til datacenterwebstedet, flytte det eller flytte det og forlade et link i dokumentbiblioteket. Hvis direkte datastyring er aktiveret for webstedet, kan du oprette en politik, der erklærer et dokument som en post. Du kan også bruge SharePoint til at oprette en brugerdefineret handling.

En opbevaringspolitik kan have flere faser. Du kan f.eks. oprette en opbevaringspolitik, der sletter alle tidligere versioner af et dokument ét år efter, at dokumentet sidst blev ændret, og overfører dokumentet til et datacenterwebsted fem år efter, dokumentet sidst blev ændret.

Hvis direkte datastyring er aktiveret for et websted, kan webstedet indeholde både aktive dokumenter og poster. I dette tilfælde kan du angive forskellige opbevaringspolitikker for aktive dokumenter og poster. Du kan f.eks. oprette en politik, der erklærer et aktivt dokument som en post to år efter, at dokumentet blev oprettet, og oprette en anden politik, der sletter en post syv år efter, at den blev erklæret som en post.

Oprette en arbejdsproces

Når du opretter en arbejdsproces, kan du tilføje en handling for at sende et element til et lager. Ved hjælp af denne handling kan du oprette arbejdsprocesser, der sender dokumenter til et datacenterwebsted. Du kan også medtage andre handlinger i arbejdsprocessen. Du kan f.eks. oprette en arbejdsproces, der sender en mail til et dokuments forfatter, der anmoder om godkendelse, og derefter sende dokumentet til et datacenterwebsted. Du kan kombinere politikker og arbejdsprocesser ved at oprette en opbevaringspolitik, der kører den nye arbejdsproces et år efter, at et dokument er oprettet.

Du kan også bruge SharePoint til at oprette en brugerdefineret arbejdsproces, der kopierer filer til datacenterwebstedet. En arbejdsproces, der sender filer til datacenterwebstedet, kan integreres i dit dokumentstyringssystem som en del af en arbejdsproces, der fører et dokument gennem dets livscyklus. For dokumenttyper, der har en forudsigelig livscyklus, f.eks. udgiftsrapporter, kan du implementere en arbejdsproces, der vejleder dokumentet gennem dets forskellige faser og som et sidste trin sender en kopi af dokumentet til datacenterwebstedet. Arbejdsprocessen kan blive udløst ved at oprette et nyt dokument.

Brug af en brugerdefineret løsning

Du kan udvikle brugerdefinerede løsninger, der bruger objekter i Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy navneområde til at sende indhold fra andre datakilder til datacenterwebstedet. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du implementerer brugerdefinerede løsninger ved hjælp SharePoint objektmodellen, i SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).