Der kan være tidspunkter, hvor du vil sortere data, ikke efter alfabetisk eller numerisk rækkefølge, men efter brugerdefineret rækkefølge (også kaldet brugerdefineret eller logisk rækkefølge). Sortering af hverdage, så mandag vises først, giver f.eks. mere mening end at sortere i alfabetisk rækkefølge, hvor fredag vises først. Du kan sortere data i dataarkvisningen i en tabel eller forespørgsel eller i formularvisningen i en formular.

Hvad vil du foretage dig?

Sortér et lille, endelig antal entydige feltværdier

I denne procedure skal du skrive et udtryk, der bruger funktionen IIf til at rangere titlerne på medarbejdere.

Først skal du oprette en tabel, der indeholder tre felter – Titel, Fornavn og Efternavn. I feltet Titel skal du angive følgende værdier for fire nye poster:

  • Inside Sales Ikke-salg

  • Salgschef

  • Sælger

  • Vice President, Salg

Angiv de ønskede navne i felterne Fornavn og Efternavn for de fire poster.

  1. Åbn nu tabellen i dataarkvisning.

  2. Klik på Avanceret i gruppen & under fanen Hjem, og klik derefter på Avanceret filter/Sortér i genvejsmenuen.

  3. Føj de ønskede felter, f.eks. Fornavn, Efternavn og Titel, til gitteret.

  4. Højreklik på feltrækken i den første tomme kolonne, klik på Zoom,og skriv derefter følgende udtryk:

    IIf ([Stilling] = "Underdirektør, Salg", 1, IIf ([Stilling] = "Salgschef", 2, IIf ([Stilling] = "Sælger", 3, IIf ([Stilling] = "Indvendige salgsafdeling", 4, 5))))

    Titlen er navnet på det felt, der indeholder de værdier, der rangeres. De værdier, der er omsluttet af anførselstegn, er de individuelle værdier, der er gemt i feltet. Den numeriske værdi, der følger, er den rang, der er tildelt den. Det foregående udtryk tildeler rangen 1 til 4 til fire forskellige titler og tildeler plads 5 til alle andre. Når du udfører sorteringen, tildeles titlerne, der ikke er nævnt i dette udtryk, den samme rang (5).

  5. Klik på Stigende i rækken Sortér for den kolonne, der indeholder udtrykket.

  6. Klik Til/fra-filter i gruppen & Filter under fanen Hjem.

    Funktionen IIf returnerer den numeriske værdi, der svarer til værdien i feltet Titel. Hvis f.eks. værdien i feltet Titel er Salgschef,er det tildelte nummer 2. Hvis der er en værdi i titelfeltet, der ikke er angivet som et argument i funktionen – f.eks. Distriktskoordinator – tildeles det tallet 5. Forespørgslen sorterer derefter disse tal i stigende rækkefølge.

Toppen af siden

Sortere et stort antal entydige feltværdier

Hvis du har et stort antal værdier, der skal rangere, er en bedre måde at sortere data på ved at oprette en opslagstabel.

Antag, at tabellen Medarbejdere refererer til mere end 50 forskellige titler. Du skal først oprette en opslagstabel og forberede den eksisterende tabel til at slå den nye tabel op. Derefter relaterer du de to tabeller og opretter en forespørgsel.

Oprette en opslagstabel og redigere den eksisterende tabel

  1. Opret en ny opslagstabel, der gemmer titlerne. Navngive tabellens navne ogangive felterne til de datatyper, der er angivet i parenteser, som vist i følgende tabel:

    TitleID
    (AutoNumber)

    Titel
    (tekst)

    1

    Vice President, Salg

    2

    Salgschef

    3

    Sælger

    4

    Inside Sales Ikke-salg

  2. Angiv feltet TitleID som den primære nøgle.

  3. Rediger tabellen Medarbejder, så den søger efter tabellen tblTitles.

    • I designvisning skal du ændre navnet på titelfeltet til Titel-id.

    • Rediger datatypen til Tal i kolonnen Datatype.

  4. Skift Feltstørrelse til Langt heltalunder Feltegenskaberunder fanen Generelt.

  5. Gem tabellen, og ignorer advarslen om tab af data.

  6. Skifte til dataarkvisning.

  7. Udfyld kolonnen Titler med den titel-id-værdi, der svarer til titelværdien.

    For poster, hvor titelværdien er Salgschef, skal du f.eks. skrive 2. For sælger skal du skrive 3.

  8. Gem og luk tabellen.

Relatere de to tabeller

  1. Klik på Relationer i gruppen Relationer under fanen Databaseværktøjer.

  2. Klik på Tilføj tabeller (eller Vis tabeller i Access 2013) i gruppen Relationer under fanen Design.

  3. Vælg tblTitles ogMedarbejdere,og klik på Tilføj for at føje dem til vinduet Relationer. Luk dialogboksen Vis tabel.

  4. Træk feltet TitleID fra tabellen tblTitles til feltet TitleID i tabellen Medarbejdere.

    Dialogboksen Rediger relationer åbnes.

  5. Sørg for, at de feltnavne, der vises i de to kolonner, både er Titel-id,og at feltet Relationstype viser en-til-mange. Du kan ændre feltnavnene, hvis det er nødvendigt.

  6. Markér afkrydsningsfeltet Gennemtving referentiel integritet.

  7. Klik på Opret for at oprette relationen.

    Dialogboksen Rediger relationer lukkes og gemmer ændringerne.

  8. Luk fanen Relationer.

Opret en forespørgsel

  1. Klik på Forespørgselsdesign i gruppen Forespørgsler under fanen Opret.

  2. I dialogboksen Tilføj tabeller(Vis tabel i Access 2013) skal du klikke på fanen Tabeller, dobbeltklikke på Medarbejdere og derefter dobbeltklikke på tblTitles.

  3. Tilføj felterne Medarbejder-id, Efternavn og Fornavn fra tabellen Medarbejdere og feltet Titel fra tabellen tblTitles i forespørgselsdesigngitteret.

  4. Skifte til dataarkvisning.

Toppen af siden

Har du brug for mere hjælp?

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Deltag i Microsoft insiders

Var disse oplysninger nyttige?

Hvor tilfreds er du med kvaliteten af oversættelsen?

Hvad påvirkede din oplevelse?

Har du mere feedback? (Valgfrit)

Tak for din feedback!

×