Hvis du bruger en Microsoft 365- eller Microsoft Exchange-konto med Outlook, kan du planlægge begivenheder eller møder og bruge Planlægningsassistent og Lokalesøgning til nemmere at planlægge dem.
Oprette en ny begivenhed eller et nyt møde
Skift til vinduet Calendar fra sidenavigationsruden, og vælg Ny begivenhed.
Fra vinduet Ny begivenhed kan du navngive begivenheden, tilføje nødvendige personer, angive tidspunktet, angive den som en tilbagevendende begivenhed/møde, tilføje et sted, indstille en påmindelse og tilføje en meddelelse.
Når du er færdig, skal du klikke på Gem for at gemme en aftale eller på Send for at sende invitationen til alle dem, du har tilføjet. Den vises i din kalender på det tidspunkt og den dato, du har valgt.
Brug Planlægningsassistenten
Når du inviterer flere personer, kan det blive lidt kompliceret at administrere alles kalendere for at finde et tidspunkt, der passer alle. Planlægningsassistent hjælper med at gøre det nemmere.
Klik på rullemenuen ud for Ny meddelelse , og vælg Ny begivenhed.
I vinduet Ny begivenhed skal du vælge Se flere elementer (...) på værktøjslinjen og derefter vælge Planlægningsassistent.
Du får vist en række for hver modtager, du har angivet tidligere, samt tilgængeligheden for den placering, du har valgt (hvis den er tilgængelig), og du kan også tilføje nødvendige eller valgfrie deltagere direkte fra Planlægningsassistent.
- Tidspunkter, hvor deltagerne er optaget, vises med rødt. Tidspunkter, hvor dine deltagere har en foreløbig aftale, vises med røde og hvide diagonale striber, tidspunkter, hvor deltagerne arbejder et andet sted, vises med en rød kontur, og tidspunkter uden for dine deltageres arbejdstid vises med lysegrå og hvide diagonale striber.
- Tidspunkter, hvor deltagerne er optaget, vises med rødt. Tidspunkter, hvor dine deltagere har en foreløbig aftale, vises med røde og hvide diagonale striber, tidspunkter, hvor deltagerne arbejder et andet sted, vises med en rød kontur, og tidspunkter uden for dine deltageres arbejdstid vises med lysegrå og hvide diagonale striber.
Klik på et tidspunkt for at placere et blåt felt, som gør det nemt at se eventuelle konflikter. Du kan også klikke og trække i kanterne af den blå boks for at øge eller mindske længden af begivenheden eller mødet.
Når du er færdig, skal du klikke på Udført øverst på skærmen for at gå tilbage til vinduet Ny begivenhed med de ændringer, du har foretaget. Kontrollér, at alt er korrekt, og klik på Gem for at sende den.
Brug Lokalesøgning
I en ny begivenhed eller et nyt møde skal du vælge Se flere elementer (...) på værktøjslinjen og derefter vælge Planlægningsassistent.
Klik på Tilføj en placering, og klik derefter på Gennemse alle rum , hvis de er tilgængelige.
Bemærk
Hvis du ikke kan se indstillingen Lokalesøgning, er det muligt, at du ikke er logget på en konto med adgang til placeringsoplysninger. Kontakt din it-administrator for at få hjælp.
Med Lokalesøgning kan du vælge bygning, rumtype, kapacitet, etage og funktioner (f.eks. om rummet har lyd, video, projektor osv.).
Når du har valgt mellem de tilgængelige indstillinger, findes lokaler i sektionen Foreslået nederst. Hvis et lokale er ledigt på tidspunktet for mødet, står der Tilgængelig med grøn tekst, og hvis det allerede er reserveret eller lukket, står der Ikke tilgængeligt med rød tekst.
Svar på begivenheder eller møder
- Når du klikker på en mail med en begivenheds- eller mødeindkaldelse, skal du klikke på den, og du vil få vist et S.U.-vindue.
- Hvis du klikker på Accepter, Foreløbig eller Afslå , sendes dit svar med det samme, så hvis du vil tilføje en valgfri meddelelse eller foreslå et nyt tidspunkt, skal du gøre det først. Du kan også klikke på afkrydsningsfeltet Liste over mail , hvis du ikke vil sende en bekræftelsesmail.
- Hvis du vil ændre dit S.U., skal du gå til din kalender, finde begivenheden eller mødet og dobbeltklikke på det for at åbne det/den.
- Klik på knappen Rediger S.U. for at se vinduet S.U. og ændre dit valg.
