Selvom det er vigtigt at angive de timer, du arbejder på dine opgaver i Project Web App, er det lige så vigtigt at kommunikere med din projektleder om, hvordan tingene går på en mere generel måde.
I denne artikel dækker vi:
- Tid vs. opgavefremdrift: Hvad er forskellen?
- Hvor angiver jeg min opgavefremdrift?
- Tilføje kommentarer om dit arbejde
Tid vs. opgavefremdrift: Hvad er forskellen?
Før vi taler om, hvordan du rapporterer om opgavefremdrift i Project Web App, er det vigtigt at sikre, at vi er klar over forskellene mellem tid og opgavefremdrift.
|
Tid angiver det faktiske antal timer, du arbejder på en bestemt opgave. Det er, hvad du angiver på en timeseddel for at registrere det antal timer, du bruger på forskellige ting i løbet af din arbejdsuge. |
|---|---|
|
Opgavefremdrift er et overbegreb for ting som f.eks. den procentdel af en opgave, der er afsluttet (% færdigt), og hvor meget arbejde der mangler at blive udført, før opgaven er færdig (resterende arbejde). |
Indsendelse af opgavefremdrift er en måde til at registrere en bredere beskrivelse af, hvordan du synes, det går med dine opgaver.
Lad os se på et eksempel…
I dette eksempel tildeles du en opgave, der er planlagt til at tage 40 timer.
Du har brugt 8 tid på opgaven om mandagen, 4 tid om tirsdagen og 8 tid om onsdagen, hvilket i alt giver 20 tid.
| Man | Tir | Ons | Tor | Fre | TOTAL | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Faktisk | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Planlagt | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Dette er den tid , du skal angive på en timeseddel.
Lad os nu se på det arbejde, du har udført, fra et opgavefremdriftsperspektiv .
Selvom du har brugt 20 ud af 40 timer på opgaven, føler du måske ikke, at du er 50 % færdig.
Du synes måske, at du er kommet længere, f.eks. 75%, eller er kommet en smule bagud, f.eks. 25% færdig.
20 ud af 40 timer ser sådan ud:
Men i virkeligheden kan det være, at du er forud for tidsplanen, således:
Eller bagud i forhold til tidsplanen, således:
Når du kommunikerer din anslåede færdiggørelsesprocent, er dette din opgavefremdrift. Det betragtes også som din opgavefremdrift, når du angiver det forventede antal timer af resterende arbejde.
Hvis vi fortsætter med vores eksempel, føler du måske efter 20 af de 40 planlagte timer, at du har mere end 20 timers arbejde tilbage, før opgaven er afsluttet. Ved at indsende dit anslåede resterende arbejde til din projektleder, kommunikerer du opgavefremdriften.
OK, men sig mig lige igen, hvorfor vi gør dette?
Husk, at ligesom med timesedler handler rapportering om opgavefremdrift ærligt talt ikke om dig. Det handler om selve projektet og om at sikre, at det bliver færdigt til tiden og holdes inden for budgettet.
Hvis den opgave, du arbejder på, tager længere tid end forventet, uanset hvad årsagen er, kan din projektleder muligvis omarrangere tingene ned ad vejen, så det overordnede projekt ikke afspores.
Selv når du gør dit arbejde efter bedste evne, flasker tingene sig ikke altid som planlagt. Enhver god projektleder ved dette, så du skal ikke blive stresset, hvis din opgavefremdrift ikke passer med tidsplanen. Du skal bare være ærlig, dele hvordan tingene går, så gør du dit for at holde projektet på rette spor.
Hvor angiver jeg min opgavefremdrift?
Dette er et svært spørgsmål. Der er to måder at konfigurere Project Web App til angivelse af opgavefremdrift.
Separate visninger for tid og opgavefremdrift. Hvis din organisation har konfigureret Project Web App på denne måde, angiver og indsender teammedlemmer tid i visningen Timeseddel og opgavefremdrift i visningen Opgaver .
- Tid angives som: Timer i visningen Timeseddel
- Opgavefremdrift er angivet som: Procent fuldført i visningen Opgaver + Resterende arbejde i visningen Opgaver
Én kombineret visning for tid og opgavefremdrift. Hvis din organisation har konfigureret Project Web App på denne måde, kan teammedlemmer registrere både tid og opgavefremdrift i visningen Timeseddel . I dette tilfælde er opgavefremdrift repræsenteret af dine timer i stedet for % færdigt, foruden resterende arbejde.
- Tid angives som: Timer i visningen Timeseddel
- Opgavefremdrift er angivet som: Resterende arbejde i visningen Timeseddel
Metoden med den "kombinerede visning" (som din administrator muligvis kender som "tilstanden til enkelt indtastning") eliminerer at skulle registrere ting to steder, men du mister muligheden for at rapportere % færdigt i en mere overordnet forstand ("jeg er ca. 25 % færdig med denne opgave"). Der er altså både fordele og ulemper. I sidste ende skal du som gruppemedlem bare følge de valg, man har truffet i organisationen, men sommetider er det praktisk at kende baggrunden for disse valg og funktioner.
Er du klar til at tilføje din opgavefremdrift?
Tilføje kommentarer om dit arbejde
En anden måde at kommunikere opgavefremdriften på er ved blot at tilføje nogle kommentarer, når du sender opdateringer til din projektleder. Nogle gange kan det være nødvendigt at forklare, hvorfor noget tager længere tid end planlagt ("Jeg har tilføjet 20 timers resterende arbejde fordi…"), eller måske vil du give lidt flere detaljer om det arbejde, du har udført i denne uge ("Jeg brugte 6 timer på denne opgave tirsdag for at…").
For at tilføje kommentarer skal du markere afkrydsningsfeltet Kommentar til afsendelse på båndet, før du sender din timeseddel eller opgavefremdrift. Du kan også udfylde et kommentarfelt, før ændringerne sendes til din projektleder.