Oprette og opdatere en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek

Du kan føje en særlig type kolonne til en oprindelig liste eller et oprindeligt bibliotek, der kaldes en ekstern datakolonne. Med denne kolonne kan du kombinere en kolonne med data fra en ekstern datakilde med andre kolonner på en oprindelig liste eller i et oprindeligt bibliotek. Fordi en ekstern datakolonne føjes til en oprindelig liste eller et oprindeligt bibliotek, fungerer alle relaterede liste- eller biblioteksfunktioner, herunder versionsstyring, godkendelser, indtjekning og udtjekning og vedhæftede filer.

Se Finde indhold om eksterne data for at få flere oplysninger.

Hvad vil du foretage dig?

• Før du begynder
• Få mere at vide om eksempler på brug af eksterne datakolonner
• Oprette en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek
• Opdatere en ekstern datakolonne
• Opdatere en ekstern datakolonne

Inden du går i gang

Der kræves en række nødvendige opgaver for at give sikker adgang, når du arbejder med eksterne data. Følgende oplysninger kan hjælpe dig med at planlægge dine næste trin. Hvis du får problemer med at arbejde med eksterne data, kan disse oplysninger være med til at identificere problemet. Hvis du vil have adgang til eksterne data, skal du eller din administrator gøre følgende:

Forberede den eksterne datakilde En administrator kan have brug for at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.

Konfigurere SharePoint-tjenester og -konti En administrator skal aktivere Business Data Connectivity-tjenesten og Secure Store Service.

Konfigurere Secure Store Services En administrator skal gøre følgende: fastsætte den bedste adgangsmåde til den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet.

Konfigurere Business Data Connectivity-tjenester En administrator skal sikre, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype, har tilladelse til lagring af Business Data Connectivity-metadata, og at relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på.

Oprette en ekstern indholdstype En bruger skal definere en ekstern indholdstype, som indeholder oplysninger om forbindelser, adgang, handlingsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata, der bruges til at hente dataene fra den eksterne datakilde.

Toppen af siden

Få mere at vide om eksempler på brug af eksterne datakolonner

I de følgende afsnit beskrives nogle praktiske anvendelsesmuligheder for at føje en ekstern datakolonne til en liste eller et bibliotek.

Kundekontrakter og kontaktoplysninger Du har et dokumentbibliotek, der indeholder kundekontrakter. Alle dine kundeoplysninger vedligeholdes dog i et line of business-program (f.eks. SAP eller Microsoft CRM), som har en datakilde, der er ekstern i forhold til SharePoint-produkter. Du vil gerne spore kundens kontrakter i dokumentbiblioteket, men sørg for, at relaterede kundeoplysninger er opdaterede og ikke unødigt duplikeres. Det kan du gøre ved at føje en eller flere eksterne datakolonner til biblioteket for at knytte det relevante kundenavn og telefonnummer til hver kontrakt, der er gemt i biblioteket. Kolonnen eksterne data gør det nemt at angive eller opdatere de korrekte oplysninger, og den henter automatisk kundeoplysningerne fra den eksterne datakilde. I dette scenarie kan du også oprette et struktureret Word-dokument, der fremhæver værdierne i de eksterne datakolonner til et Word-dokument, så du kan redigere værdierne i Panel for dokumentoplysninger eller ved hjælp af indholdskontrolelementer i Word.

Grundlæggende produktdata med billeder Du har oprettet et billedbibliotek, der indeholder fotos af de produkter, din organisation sælger. Du føjer en ekstern datakolonne til det bibliotek, der har adgang til produktnavnet, produktkoden og den aktuelle pris fra en ekstern database. Du skal dog sørge for, at de eksterne data er skrivebeskyttet, når den eksterne indholdstype oprettes. Virksomhedens regler og processer kræver, at alle ændringer af produktoplysninger foretages via databasesystemet. Men nu kan flere personer i din virksomhed nemt se alle de fælles produktoplysninger samlet i én biblioteksvisning.

Toppen af siden

Oprette en ekstern datakolonne på en liste eller i et bibliotek

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.

   Bemærk

   Du kan ikke føje en ekstern datakolonne til en ekstern liste.

2. Klik på Liste- eller Bibliotekslisteindstillinger> eller Indstillinger for bibliotek.

3. Klik på Opret kolonne i sektionen Kolonner.

4. Skriv navnet på kolonnen, f.eks. Kunde, og klik derefter på Eksterne data under Kolonnetyper.

5. Klik på vælgeren Ekstern indholdstype under Ekstern indholdstype, og vælg derefter det relevante element på listen over eksterne indholdstyper, f.eks. CustomerCRM.

6. Bestem, hvordan du vil håndtere handlinger, der er defineret for den eksterne indholdstype, ved at benytte en eller flere af følgende fremgangsmåder:

   • Hvis du vil have vist en menu med en eller flere handlinger, skal du klikke på Vis menuen med handlinger.
   • Hvis du vil have den eksterne datakolonne til at udføre standardhandlingen, når den er markeret, skal du klikke på Knyt denne kolonne til standardhandlingen for den eksterne indholdstype.

7. Under Tilføj en kolonne for at vise hvert af disse yderligere felter skal du klikke på Markér alle felter eller vælge et eller flere specifikke feltnavne, f.eks. Kundenavn og Telefonnummer.

Toppen af siden

Opdatere en ekstern datakolonne

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.
2. Tilføj eller rediger et element på listen eller i egenskaberne for dokumentbiblioteket.
3. I tekstfeltet for kolonnen eksterne data, f.eks. kundenavn, skal du klikke på vælgeren til det eksterne dataelement.
   Forfatteren af den eksterne indholdstype skal definere, hvordan vælgeren til eksterne dataelementer fungerer, ved at vælge et passende identitetsfelt og oprette et eller flere filtre, så du hurtigt kan finde den korrekte værdi. Hvis dette ikke er tilfældet, skal du kontakte forfatteren af den eksterne indholdstype eller din administrator for at få assistance.
4. I dialogboksen skal du vælge den relevante post, f.eks. Nancy Davolio, og derefter klikke på OK.

Dataene opdateres i den eksterne liste og den eksterne datakilde.

Toppen af siden

Opdatere en ekstern datakolonne

Af hensyn til ydeevnen cachelagres dataene i en ekstern datakolonne på en server eller tjeneste, og de viser muligvis ikke de nyeste værdier fra det eksterne datasystem. For at sikre, at de viste eksterne data er aktuelle, kan du opdatere kolonnen med eksterne data. Vær dog forsigtig med at opdatere, da det kan tage lang tid, afhængigt af hvordan de eksterne data er konfigureret.

1. Gå til SharePoint-webstedet, og gå derefter til listen eller biblioteket.
2. Klik på Opdater i kolonneoverskriften i kolonnen med eksterne data.
3. På siden Opdater skal du beslutte, om du kun vil opdatere den aktuelle mappe eller den aktuelle mappe og alle dens undermapper.
4. Klik på OK.

Toppen af siden