Tre-tilstandsarbejdsprocessen registrerer status for et listeelement gennem tre tilstande (faser). Den kan bruges til at administrere forretningsprocesser, der kræver, at organisationer sporer en stor mængde problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver. De tre tilstande for en projektopgave kan f.eks. være Ikke startet, I gang og Færdig.
Bemærk
SharePoint 2010-arbejdsprocesser er udgået siden 1. august 2020 for nye lejere og fjernet fra eksisterende lejere den 1. november 2020. Hvis du bruger SharePoint 2010-arbejdsprocesser, anbefaler vi, at du overfører til Power Automate eller andre understøttede løsninger. Du kan finde flere oplysninger under Tilbagetrækning af arbejdsprocesser i SharePoint 2010.
Denne artikel indeholder
Konfigurere en liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsproces
Fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces
Hvordan fungerer arbejdsprocessen med tre tilstande?
Tre-tilstandsarbejdsprocessen understøtter forretningsprocesser, der kræver, at organisationer sporer status for et problem eller element gennem tre tilstande og to overgange mellem tilstande. Ved hver overgang mellem tilstande tildeler arbejdsprocessen en opgave til en person og sender den pågældende person en mail om opgaven. Når denne opgave er fuldført, opdaterer arbejdsprocessen elementets status og går videre til den næste tilstand. Arbejdsprocessen med tre tilstande fungerer sammen med listeskabelonen Problemsporing . Den kan dog bruges sammen med en hvilken som helst liste, der er konfigureret til at indeholde en Valg-kolonne med tre eller flere værdier. Værdierne i denne valgkolonne fungerer som tilstande, som arbejdsprocessen sporer.
En liste kan have mere end én valgkolonne, og valgkolonnen kan have mere end tre værdier. Arbejdsprocessen med tre tilstande kan dog kun konfigureres til at bruge én af de valgte kolonner og kun tre af værdierne i den valgte valgkolonne. Når du føjer en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste eller et bibliotek, vælger du en valgkolonne og tre af de værdier, der angives af kolonnen.
Arbejdsprocessen med tre tilstande kan bruges til at administrere forretningsprocesser, der kræver, at organisationer sporer en stor mængde problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver. Medarbejderne i en mindre begivenhedsplanlægningsvirksomhed kan f.eks. bruge en problemsporingsliste og en tilpasset tre-tilstandsarbejdsproces til at administrere de mange opgaver, der er relateret til begivenheder, de planlægger. Arbejdsprocessen registrerer opgaverne til planlægning af begivenheder gennem tre tilstande: Aktiv, Klar til gennemsyn og Fuldført. Alle forberedelsesopgaver for begivenheden, der er relateret til en bestemt hændelse, samles i en problemsporingsliste, der blev oprettet for den pågældende hændelse og markeret som Aktiv. Begivenhedskoordinatoren tildeler individuelle opgaver til sine teammedlemmer og starter derefter arbejdsprocessen for disse elementer for at starte arbejdet på begivenhedsopgaven.
Når arbejdsprocessen starter, oprettes der en opgave for den angivne person. Når et teammedlem modtager en opgave, udfører han eller hun det arbejde, der kræves for at fuldføre opgaven. Dette kan være arbejde, der udføres uden for listen eller webstedet, hvor problemsporingslisten er placeret. Hvis et teammedlem f.eks. modtager en arbejdsprocesopgave til udvikling af en cateringplan, kontakter han eller hun en cateringvirksomhed og arbejder derefter sammen med vedkommende om at udarbejde en plan. Når cateringplanen er udarbejdet, markerer teammedlemmet sin arbejdsprocesopgave som fuldført. På dette tidspunkt opdaterer arbejdsprocessen status for begivenhedsopgaven på listen over problemsporing fra Aktiv til Klar til gennemsyn, og der oprettes en anden opgave, hvor begivenhedskoordinatoren kan gennemgå cateringplanen. Når begivenhedskoordinatoren gennemser og godkender cateringplanen, markerer hun sin arbejdsprocesopgave som fuldført, og arbejdsprocessen opdaterer status for opgaven fra Klar til gennemsyn til Fuldført.
Bemærk
En arbejdsprocesdeltager kan fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces på to måder. En deltager kan redigere arbejdsprocesopgaven for at markere den som fuldført, eller en deltager kan ændre status for arbejdsproceselementet på listen (hvis deltageren har tilladelse til at ændre denne liste). Hvis en deltager manuelt opdaterer status for arbejdsproceselementet på listen, er arbejdsprocesopgaven fuldført. Hvis deltageren redigerer arbejdsprocesopgaven for at markere den som fuldført, opdateres status for arbejdsproceselementet på listen til Fuldført.
Handlingerne i arbejdsprocessen med tre tilstande i det forrige eksempel bruger følgende proces:
Konfigurere en liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsproces
Før du kan bruge en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du konfigurere en liste, der indeholder de elementer, du planlægger at spore eller administrere med arbejdsprocessen. Listeskabelonen Problemsporing fungerer sammen med arbejdsprocessen med tre tilstande. Du kan dog også oprette en brugerdefineret liste til brug sammen med disse arbejdsprocesser. Hvis du opretter en brugerdefineret liste, skal du kontrollere, at listen indeholder mindst én Valg-kolonne , der indeholder tre eller flere valgværdier. Når du konfigurerer arbejdsprocessen til brug sammen med listen, skal du angive kolonnen Valg , der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen sporer.
Opret en problemsporingsliste
Som standard kan du bruge en tre-tilstandsarbejdsproces med en hvilken som helst liste, du opretter ud fra listeskabelonen Problemsporing .
I menuen Indstillinger
skal du klikke på Tilføj en app.Klik på Problemsporing på siden Dine apps, og skriv et navn til listen. Listenavnet er påkrævet
Hvis du vil angive en beskrivelse af listen, skal du klikke på Avancerede indstillinger.
- Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.
Klik på Opret.
Oprette en brugerdefineret liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsproces
Hvis du vil oprette en brugerdefineret liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsproces, skal du tilføje mindst én Valg-kolonne , der indeholder mindst tre tilstandsværdier, som arbejdsprocessen sporer.
- I menuen Indstillinger skal du klikke på Tilføj en app.
- Klik på Brugerdefineret liste på siden Dine apps, og skriv et navn til listen. Listenavnet er obligatorisk.
- Hvis du vil angive en beskrivelse af listen, skal du klikke på Avancerede indstillinger.
- Skriv en beskrivelse af formålet med listen i feltet Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.
- Klik på Opret.
Tilpasse en brugerdefineret liste til brug med en tre-tilstandsarbejdsproces
- Klik på den brugerdefinerede liste, du oprettede i forrige trin.
- Klik på fanen Liste på båndet, og klik derefter på Listeindstillinger i gruppen Indstillinger.
- Klik på Opret kolonne under Kolonner.
- I sektionen Navn og type under Kolonnenavn skal du skrive navnet på den kolonne, du vil bruge til at angive tilstandsværdierne for arbejdsprocessen. Du kan f.eks. angive navnet som Arbejdsprocestilstand.
- Under Typen af oplysninger i denne kolonne er skal du vælge Valg (menu at vælge mellem).
- I sektionen Yderligere indstillinger for kolonne under Beskrivelse skal du skrive en valgfri beskrivelse af kolonnen.
- Klik på Ja under Kræv, at denne kolonne indeholder oplysninger.
- På listen under Skriv hver valgmulighed på en separat linje skal du skrive tre eller flere valgværdier, du ønsker for denne kolonne. Disse værdier bliver tilstande for arbejdsprocessen. Du kan f.eks. angive Aktiv, Klar til gennemsyn og Fuldført som de tre valgmuligheder.
- Under Visningsvalg skal du vælge enten Rullemenu eller Alternativknapper.
- Klik på Nej under Tillad valg for "Udfyld".
- Angiv, om du vil have en bestemt standardværdi for denne kolonne, eller om du vil føje den til listens standardvisning.
- Klik på OK.
Føj en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste
Du skal føje en tretilstandsarbejdsproces til en liste, før du kan bruge den på elementer på listen. Når du føjer en tre-tilstandsarbejdsproces til en liste, angiver du, hvilken kolonne på listen der indeholder de tilstandsværdier, som arbejdsprocessen skal registrere. Du kan også angive oplysninger om, hvad der skal ske på hvert trin i arbejdsprocessen. Du kan f.eks. angive emne og tekst for de mailbeskeder, som opgavemodtagerne modtager.
Arbejdsprocessen med tre tilstande er som standard aktiveret på de fleste typer websteder. En administrator af en gruppe af websteder kan dog deaktivere funktionen. Hvis arbejdsprocessen med tre tilstande ikke er tilgængelig, skal du kontakte administratoren af gruppen af websteder.
Vigtig
Du skal have tilladelsen Administrer lister for at føje en arbejdsproces til en liste.
Åbn den liste, som du vil føje en tretilstandsarbejdsproces til.
Klik på fanen >Listeindstillinger, eller klik på indstillingerne for den type bibliotek, du åbner. I et dokumentbibliotek skal du f.eks. klikke på Indstillinger for dokumentbibliotek.
Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Tilladelser og administration.
Klik på Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
Klik på Tretilstande under Vælg en arbejdsprocesskabelon i sektionen Arbejdsproces på siden Tilføj en arbejdsproces.
Skriv et entydigt navn til arbejdsprocessen i sektionen Navn .
I sektionen Opgaveliste skal du angive en opgaveliste, der skal bruges sammen med arbejdsprocessen.
Bemærk
- Du kan bruge standardopgavelisten , eller du kan oprette en ny. Hvis du bruger standardopgavelisten, kan arbejdsprocesdeltagerne nemt finde og få vist deres arbejdsprocesopgaver ved hjælp af visningen Mine opgaver på opgavelisten.
- Opret en ny opgaveliste, hvis opgaverne i denne arbejdsproces viser følsomme eller fortrolige data, som du vil holde adskilt fra den generelle opgaveliste.
- Opret en ny opgaveliste, hvis din organisation har mange arbejdsprocesser, eller hvis arbejdsprocesser involverer mange opgaver. I dette tilfælde kan det være en god ide at oprette opgavelister for hver arbejdsproces.
I sektionen Oversigtsliste skal du vælge en oversigtsliste, der skal bruges sammen med denne arbejdsproces. Oversigtslisten viser alle de hændelser, der sker under hver forekomst af arbejdsprocessen.
Bemærk
Du kan bruge standardoversigtslisten, eller du kan oprette en ny. Hvis din organisation har mange arbejdsprocesser, kan det være en god ide at oprette en separat oversigtsliste for hver arbejdsproces.
Gør et af følgende i sektionen Startindstillinger :
- Hvis du vil tillade, at arbejdsprocessen startes manuelt, skal du markere afkrydsningsfeltet Tillad, at denne arbejdsproces startes manuelt af en godkendt bruger med tilladelsen Deltag . Markér afkrydsningsfeltet Kræv tilladelse til at administrere lister for at starte arbejdsprocessen , hvis du vil kræve yderligere tilladelser for at starte arbejdsprocessen.
- Hvis arbejdsprocessen skal starte automatisk, når der oprettes nye elementer, skal du markere afkrydsningsfeltet Start denne arbejdsproces, når der oprettes et nyt element .
Klik på Næste.
I sektionen Arbejdsprocestilstande under Vælg et 'Valg'-felt skal du vælge kolonnen Valg på listen, der indeholder de værdier, du vil bruge til tilstandene i arbejdsprocessen, og derefter vælge de kolonneværdier, du vil bruge for arbejdsprocessens starttilstand, mellemtilstand og endelige tilstand .
I de to afsnit Angiv, hvad der skal ske, når en arbejdsproces startes (indstillinger for den første opgave i arbejdsprocessen) og Angiv, hvad der skal ske, når en arbejdsproces ændres til midtertilstanden (indstillinger for den anden opgave i arbejdsprocessen) skal du angive følgende oplysninger:
Opgaveoplysninger
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| Opgavetitel: | Du kan vælge at ændre den meddelelsestitel, der vises i opgaven, når arbejdsprocessen startes eller når midtertilstanden. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt , føjes det felt, du vælger, til slutningen af meddelelsen. |
| Opgavebeskrivelse: | Skriv de oplysninger, du vil medtage i beskrivelsen af opgaven. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Medtag listefelt , føjes det felt, du vælger, til slutningen af meddelelsen. Hvis du markerer afkrydsningsfeltet Indsæt link til listeelement , medtages der et link til listeelementet i beskrivelsen. |
| Forfaldsdato for opgave: | Hvis du vil angive en forfaldsdato for opgaven, skal du markere afkrydsningsfeltet Medtag listefelt og derefter vælge den datokolonne på listen, der indeholder de datooplysninger, du vil bruge til forfaldsdatoen. |
| Opgave tildelt til: | Hvis du vil tildele opgaven til en person, der er angivet på listen, skal du klikke på Medtag listefelt og derefter vælge kolonnen på listen, der indeholder de brugeroplysninger, du vil bruge. Når denne arbejdsproces er startet, tildeles den første opgave til den person, hvis navn vises i denne kolonne for arbejdsproceselementet. Hvis du vil tildele denne opgave i alle forekomster af denne arbejdsproces til en person, du angiver, skal du klikke på Brugerdefineret og derefter skrive eller vælge navnet på den person, du vil tildele opgaven til. |
Markér afkrydsningsfeltet Send mail , hvis arbejdsprocesdeltagerne skal modtage mailbeskeder om deres arbejdsprocesopgaver.
Bemærk
Hvis du vil sikre dig, at arbejdsprocesdeltagere modtager mailbeskeder og påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når arbejdsprocesserne er startet, skal du kontakte administratoren af gruppen af websteder for at bekræfte, at mail er aktiveret for dit websted.
Oplysninger om mail
| Felt | Beskrivelse |
|---|---|
| For at | Skriv navnet på den person, du vil sende en mail til om arbejdsprocesopgaven. Markér afkrydsningsfeltet Medtag opgave tildelt til , hvis du vil sende mailbeskeden til opgaveejeren. |
| Emne | Skriv den emnelinje, du vil bruge til mailbeskeden. Markér afkrydsningsfeltet Brug opgavetitel , hvis du vil føje opgavetitlen til emnelinjen i mailen. |
| Brødtekst | Skriv de oplysninger, der skal vises i meddelelsesteksten i mailbeskeden. Markér afkrydsningsfeltet Indsæt link til listeelement , hvis du vil medtage et link til listeelementet i meddelelsen. |
- Klik på OK.
Starte en tretilstandsarbejdsproces på et element manuelt
En tre-tilstandsarbejdsproces skal først føjes til en liste for at gøre den tilgængelig til brug på elementer på den pågældende liste. Du kan finde flere oplysninger i de forrige afsnit.
En tre-tilstandsarbejdsproces kan konfigureres til at starte automatisk, når nye elementer føjes til en liste, eller den kan konfigureres til at tillade brugere, der har specifikke tilladelser, at starte arbejdsprocessen manuelt. Nogle arbejdsprocesser kan tillade begge indstillinger.
Hvis du manuelt vil starte en tretilstandsarbejdsproces på et listeelement, skal du følge disse trin. Du skal have tilladelsesniveauet Rediger elementer for listen. Nogle arbejdsprocesser kræver muligvis, at du har tilladelsen Administrer lister.
Bemærk
Hvis du vil sikre dig, at arbejdsprocesdeltagere modtager mailbeskeder og påmindelser om deres arbejdsprocesopgaver, når du starter en arbejdsproces, skal du kontakte administratoren af gruppen af websteder for at bekræfte, at mail er aktiveret for dit websted.
Åbn listen, der indeholder det element, hvor du vil starte en tre-tilstandsarbejdsproces.
Klik på ellipsen ud for det element, hvor du vil starte en arbejdsproces, og klik på Arbejdsprocesser i den menu, der vises.
Bemærk
Kommandoen Arbejdsprocesser er kun tilgængelig, når elementet er på en liste eller i et bibliotek, der har mindst én arbejdsproces tilknyttet.
I menuen Indstillinger
skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet.Klik på navnet på den tretilstandsarbejdsproces, du vil starte, under Start en ny arbejdsproces.
Arbejdsprocessen starter med det samme.
Fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces
For at fuldføre en arbejdsprocesopgave i en tre-tilstandsarbejdsproces skal du som minimum have tilladelsesniveauet Rediger elementer for de opgavelister, hvor arbejdsprocesopgaverne registreres.
Åbn listen Opgaver for webstedet, og vælg derefter Mine opgaver i menuen Vis for at finde arbejdsprocesopgaven.
Bemærk
Hvis arbejdsprocessen ikke bruger standardwebstedets opgaveliste , vises arbejdsprocesopgaven muligvis ikke på opgavelisten. Hvis du vil finde arbejdsprocesopgaven, skal du gå til den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsproceselementet er gemt. Peg på navnet på det element, du vil fuldføre, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser. Klik på navnet på den arbejdsproces, du deltager i, under Igangværende arbejdsprocesser på siden Status for arbejdsproces. Under Opgaver skal du klikke på arbejdsprocesopgaven og derefter gå til trin 3.
Åbn den liste, der indeholder det element, du vil markere som fuldført.
Peg på navnet på den opgave, du vil fuldføre, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Rediger element.
I dialogboksen Opgaver skal du skrive eller vælge de oplysninger, der anmodes om for at fuldføre opgaven, og derefter klikke på Gem.