Formlen for vellykkede websteder og glade brugere er velplanlagt og bæredygtig tilgang til websteds- og brugerstyring. Her er nogle vigtige opgaver og koncepter, du kan bruge til at planlægge websteder og administrere brugere i organisationen.
Om grupper af websteder
Uanset om du er ny bruger af SharePoint eller har brugt mange versioner, giver den moderne SharePoint-oplevelse større fleksibilitet, nemmere navigation, og alle websteder er mobilvenlige. Vi anbefaler, at du opretter grupper af websteder for hver arbejdsbelastning i organisationen. Den moderne SharePoint-oplevelse gør det nemmere at navigere og vedligeholde, fordi hvert websted nu er en gruppe af websteder. Få mere at vide om den moderne oplevelse i SharePoint og fordelene ved at bruge hubwebsteder. Vi anbefaler, at du opretter grupper af websteder for hver arbejdsbelastning og derefter knytter dem alle til et hubwebsted. Dette giver større fleksibilitet og gør det nemt at ændre organisationens behov. Du kan finde flere oplysninger under Hvad er et SharePoint-hubwebsted?.
SharePoint-administratoren uddelegerer administrationen af grupper af websteder til forskellige personer i organisationen. SharePoint-tilladelsesmodellen hjælper ved at give dig mulighed for at tildele tilladelser til forskellige roller som f.eks. administrator for gruppen af websteder, webstedsejer og andre roller. Se Administrer administratorer af grupper af websteder for at få mere at vide om, hvordan du tilføjer og fjerner administratorer af grupper af websteder.
Administratoren for gruppen af websteder har tilladelsesniveauet Fuld kontrol for gruppen af websteder. Det betyder, at du kan tilføje eller slette websteder eller ændre indstillingerne for et websted i en gruppe af websteder. Desuden kan du få vist, tilføje, slette eller ændre alt indhold på disse websteder. Den sekundære administrator af gruppen af websteder kan udpeges af administratoren af gruppen af websteder. Som administrator for en gruppe af websteder kan du tilføje en anden administrator for gruppen af websteder eller ændre administratoren af gruppen af websteder via siden Indstillinger. Du kan få mere at vide om denne opgave under Administrere administratorer af grupper af websteder.
En traditionel gruppe af websteder er en gruppe af SharePoint-websteder, der har samme ejer og deler administrationsindstillinger, f.eks. tilladelser. De underordnede websteder nedarver navigation, tilladelser og webstedsdesign fra gruppen af websteder. så når som helst dine webstedsmedlemmer og projekter ændres, skal dine websteder også ændres,
Valg af websteder for hver arbejdsmængde
Det er vigtigt, at du planlægger den type gruppe af SharePoint-websteder, du skal bruge til dine arbejdsbelastninger. Derefter vil du gøre det nemt for dine brugere at navigere og finde det, de har brug for. Dette afsnit indeholder oplysninger om nogle af de moderne SharePoint-websteder, der er tilgængelige, og taler også om navigation på disse websteder. En god artikel om planlægningsnavigation er Planlægningsnavigation for den moderne SharePoint-oplevelse.
Tænk på et SharePoint-hubwebsted som en ramme eller et fundament, der hjælper dig med at organisere forskellige team- og kommunikationswebsteder. Når du opretter grupper af websteder for hver arbejdsbelastning i organisationen, forbinder et hubwebsted disse grupper af websteder på logiske måder, som gør det nemmere at finde og administrere. Du kan derefter flytte og administrere grupper af websteder mellem hubwebsteder, når dine arbejdsbelastninger ændres. Du kan finde flere oplysninger under Planlægning af dine SharePoint-hubwebsteder.
Et SharePoint-teamwebsted og eventuelle sider, du opretter under det, er kun tilgængelige for brugere, som du inviterer ved at give dem tilladelse til webstedet. Du kan også oprette forbindelse mellem teamwebstedet og en Microsoft 365-gruppe. Med et teamwebsted kan din organisation, dit team eller din gruppe oprette forbindelse til hinanden og samarbejde om dokumenter og andre filer, publicere meddelelser, planlægge møder, vedligeholde opgaver, spore problemer eller handlingspunkter og gemme oplysninger på lister. Du kan finde flere oplysninger under Hvad er et SharePoint-teamwebsted?
Et SharePoint-kommunikationswebsted giver dig mulighed for at dele oplysninger som f.eks. nyheder, rapporter og status med andre. Et kommunikationswebsted har normalt et par bidragydere, men mange medlemmer.
Styring
Styring er det sæt politikker, roller, ansvarsområder og processer, der guider, dirigerer og styrer, hvordan en organisations forretningsafdelinger og tekniske teams samarbejder om at nå forretningsmæssige mål. Med hensyn til din gruppe af SharePoint-websteder kan en styringsplan være en vejledning til at planlægge de roller, ansvarsområder og politikker, der er nødvendige for at understøtte gruppen af websteder. Dette kan omfatte, men er ikke begrænset til, følgende overvejelser:
- Oplysningsarkitektur, herunder websider, dokumenter, lister og data
- Vedligeholdelsesaktiviteter, herunder administration af brugerkonti
- Brug af brand og tilpasning af politikker
- Kurser
Det er vigtigt at udarbejde en styringsplan for organisationen. Ved at deltage i udviklingen af en styringsplan kan du hjælpe med at identificere ejerskab for både virksomhedsteams og tekniske teams og definere, hvem der er ansvarlig for hvilke områder af systemet. Du kan få mere at vide om udvikling af en styringsplan under Oversigt: Bedste fremgangsmåder til administration af, hvordan folk bruger dit teamwebsted.
Administrere brugere
Bemærk
Du skal muligvis arbejde med din SharePoint-administrator for at administrere brugere. SharePoint-administratoren administrerer f.eks. brugerprofiler.
Brugerkonti i Microsoft 365
Den globale administrator føjer nye brugere til Microsoft 365 ved hjælp af Microsoft 365 Administration, som er portalen til administration af brugere og konfiguration af tjenester. Du kan få mere at vide under Brugere og roller. Når der skal tilføjes en ny bruger, foretager den globale administrator følgende:
- Angiver, om brugeren også kan få adgang til administrationscenter
- Indstiller brugerens geografiske placering
- Vælger typen af brugerlicens
- Opretter et brugernavn og en adgangskode til brugeren
Brugere af teamwebsted
Du kan føje brugere til dit teamwebsted og justere tilladelserne for brugere. Tilladelsesniveauer og SharePoint-gruppemedlemskab kan findes under Indstillinger. Men Microsoft 365 opretter nu en sikkerhedsgruppe med navnet Alle undtagen eksterne brugere , der indeholder alle i Microsoft 365-kataloget (med undtagelse af personer, der er eksterne i forhold til din organisation, og som inviteres via funktionen til ekstern deling). Denne sikkerhedsgruppe tildeles automatisk adgang som medlem i SharePoint. Det betyder, at de brugere, du føjer til Microsoft 365-kataloget, som standard kan redigere websteder, lister og biblioteker.
Tilladelsesniveauer og gruppemedlemskab
Tilladelsesniveauer er samlinger af SharePoint-rettigheder, der giver brugerne mulighed for at udføre et sæt relaterede opgaver. Tilladelsesniveauet Læse omfatter f.eks. tilladelserne Vis elementer, Åbn elementer, Vis sider og Vis versioner (blandt andre), som alle er nødvendige for at få vist sider, dokumenter og elementer på et SharePoint-websted. Tilladelser kan medtages i mere end ét tilladelsesniveau. Du kan få mere at vide under Planlæg din strategi for tilladelser.
Vi anbefaler ikke, at du tildeler tilladelsesniveauer direkte til individuelle brugere, da det kan gøre det meget svært at spore og administrere, hvem der har adgang til websteder. Det er nogle gange nødvendigt, men bør holdes på et minimum for at undgå kompleksitet. Tildel i stedet tilladelser til grupper, og tildel derefter individuelle brugere til de relevante grupper. En gruppe er et sæt brugere, der er defineret på niveauet for grupper af websteder for nem administration af tilladelser. Få mere at vide under SharePoint-standardgrupper og Tilpas webstedstilladelser. Hver gruppe er tildelt et standardtilladelsesniveau. Nogle af de grundlæggende SharePoint-standardgrupper indeholder f.eks. følgende tilladelsesniveauer:
| Gruppér | Tilladelsesniveau |
|---|---|
| Ejere | Fuld kontrol |
| Besøgende | Læs |
| Medlemmer | Bidrage |
Alle med tilladelsen Fuld kontrol kan oprette brugerdefinerede grupper.
Når du tildeler tilladelsesniveauer til SharePoint-grupper på niveauet for grupper af websteder, arver alle websteder og webstedsindhold som standard disse tilladelsesniveauer. Denne standardfunktionsmåde kaldes nedarvning af tilladelser. Du kan angive, om du vil angive separate tilladelser, når du opretter et underordnet websted, eller om du vil bryde nedarvningen af tilladelser på et websted, en liste eller et bibliotek eller et element. Du kan få mere at vide under Hvad er nedarvning af tilladelser?
Da en brugers tilladelsesniveau bestemmer, hvad han kan se og få adgang til på et websted, skal du nøje overveje hans gruppemedlemskab. En bruger, der er ansvarlig for at oprette og tilpasse websteder, skal f.eks. som minimum være medlem af Designer-gruppen. På den anden side skal en bruger, der kun har brug for at læse og downloade indhold og muligvis kun være medlem af gruppen Besøgende. Du kan finde flere oplysninger i Forstå tilladelsesniveauer i SharePoint.
Planlæg at bruge funktioner for websteder og grupper af websteder
Som administrator for en gruppe af websteder skal du muligvis sharePoint, administrere funktioner på niveauet for gruppen af websteder og på webstedsniveau. Disse opgaver kan være at aktivere eller deaktivere funktioner ifølge styringsplanen. Se Aktivere eller deaktivere funktioner for grupper af websteder. Se også Administrere papirkurven for en gruppe af SharePoint-websteder.