Hvis du udfører arbejde, der involverer deling af dokumenter eller direkte samarbejde med leverandører, kunder eller kunder, kan det være en god ide at dele indhold på dit teamwebsted eller OneDrive til arbejde eller skole med personer uden for organisationen, som ikke har licenser til dit Microsoft 365 Small Business-abonnement.
Det kan du gøre på tre måder:
- Du kan dele et helt websted ved at invitere eksterne brugere til at logge på dit websted med en Microsoft-konto eller en arbejds- eller skolekonto.
- Du kan dele individuelle dokumenter ved at invitere eksterne brugere til at logge på dit websted ved hjælp af en Microsoft-konto eller en arbejds- eller skolekonto.
- Du kan sende brugere et gæstelink, som de kan bruge til at se separate dokumenter eller hele webstedet anonymt.
Hvis du leder efter flere oplysninger om deling af et dokument eller websted, og hvem der betragtes som en ekstern bruger, skal du se Del SharePoint-filer eller -mapper i Microsoft 365.
Bemærk
Denne fremgangsmåde gælder kun for Office 365 Small Business, som ikke længere kan købes. Hvis du bruger en anden Microsoft 365-plan, skal du se Oversigt over ekstern deling.
Denne artikel indeholder
- Sådan deler du uden at dele alt
- Aktivere eller deaktivere ekstern deling
- Fjerne individuelle eksterne brugere
- Deaktivere et anonymt gæstelink
- Trække invitationer tilbage
Sådan deler du uden at dele alt
Bedste fremgangsmåder for deling af websteder
Hvis du deler et helt websted med en bruger, kan den pågældende bruger logge på det pågældende websted og fungere som et fuldgyldigt medlem af webstedet. Brugeren kan søge efter, få vist og redigere indhold (afhængigt af hvilken tilladelsesgruppe, som du har tildelt vedkommende til). Brugeren kan også se navnene på andre webstedsbrugere i Personvælger eller få vist metadata for dokumenter. Eksterne brugere vises også i Personvælger som webstedsbrugere. Det betyder, at andre personer på webstedet kan tildele andre tilladelser til disse brugere end dem, som du tildelte dem, da du delte indhold. Sørg for at kende identiteten på eksterne brugere, inden du inviterer dem til dit websted.
Hvis du inviterer eksterne brugere til dit teamwebsted, kan de se indhold på teamwebstedet og alle underordnede websteder. Hvis du vil undgå, at eksterne brugere får adgang til vigtigt eller følsomt indhold på dit teamwebsted, skal du oprette et underordnet websted til teamwebstedet med entydige tilladelser og vælge kun at dele dette underordnede websted med de eksterne brugere. Du kan finde flere oplysninger om nedarvning af tilladelser i Hvad er nedarvning af tilladelser?
Hvis du vil dele et underordnet websted, som du har oprettet på dit OneDrive til arbejds- eller skolewebsted, skal du på samme måde sikre, at det har entydige tilladelser, så du ikke ved et uheld giver brugere tilladelse til yderligere websteder eller indhold på dit OneDrive til arbejds- eller skolewebsted.
Bedste fremgangsmåder for deling af dokumenter
Hvis du deler dokumenter ved hjælp af anonyme gæstelinks, er det muligt for de inviterede at dele gæstelinkene med andre, som også kan bruge dem til at se indholdet. Undlad at bruge gæstelinks til at dele fortrolige dokumenter. Hvis du vil undgå, at nogen deler et anonymt link, skal du i stedet kræve logon, når du deler et dokument.
Beslutte, hvordan du vil dele
Når du beslutter, om og hvordan du vil dele indhold eksternt, skal du overveje følgende:
- Hvem du vil give adgang til indhold på dit teamwebsted og underordnede websted, og hvad de skal kunne gøre på webstederne.
- Hvem i din organisation vil du give tilladelse til at dele indhold eksternt.
- Er der indhold, der aldrig må være synligt for personer uden for organisationen?
Svarene på disse spørgsmål vil hjælpe dig planlægge din strategi for indholdsdeling.
| Prøv dette: | Hvis du vil: |
|---|---|
| Dele et websted Hvis du vil dele et websted, men du også vil forhindre, at eksterne brugere kan få adgang til noget af organisationens interne indhold, bør du overveje at oprette et underordnet websted med entydige tilladelser, som du kun bruger til ekstern deling. |
Give en person uden for organisationen vedvarende adgang til oplysninger og indhold på et websted. Brugeren skal have mulighed for at udføre handlinger som en fuldgyldig bruger på dit websted og oprette, redigere og få vist indhold. |
| Del et dokument, og kræv logon. | Give en eller flere personer uden for organisationen sikker adgang til et bestemt dokument til gennemlæsning eller samarbejde, men disse personer har ikke brug for vedvarende adgang til andet indhold på dit interne websted. |
| Del et dokument, men kræv ikke logon. | Dele et link til et ikke-følsomt eller ikke-fortroligt dokument med personer uden for organisationen, så de enten kan se det eller opdatere det med feedback. Disse personer kræver ingen vedvarende adgang til indhold på dit interne websted. |
Aktivere eller deaktivere ekstern deling
Muligheden for at invitere eksterne brugere til teamwebstedet er som standard slået til, så webstedsejere og administratorer af grupper af websteder kan dele teamwebstedet eller et af dets underordnede websteder med eksterne brugere når som helst. Men hvis du er Microsoft 365-administrator, kan du vælge at deaktivere funktionen for alle websteder, så der ikke kan sendes nogen fremtidige invitationer. Når denne funktion deaktiveres, vil alle eksterne brugere, der i øjeblikket er inviteret, ikke længere kunne få adgang til webstederne.
Aktivering af ekstern deling er ikke det samme som aktivering af anonym adgang. Når ekstern deling er aktiveret, skal brugere godkendes (ved at logge på), før de kan få adgang til interne ressourcer.
Gå til websteder med Administration>Serviceindstillinger>og dokumentdeling.
Gør et af følgende:
- Aktivér ekstern deling
- Deaktiver ekstern deling
Bemærk
- Når du deaktiverer ekstern deling, vil eventuelle eksterne brugere, der havde adgang til webstedet på det tidspunkt, hvor funktionen blev deaktiveret, blive nægtet adgang til webstedet, og der vil ikke kunne afsendes invitationer fremover. Hvis funktionen genaktiveres med navne på eksterne brugere i SharePoint-tilladelsesgrupper, vil disse brugere automatisk få adgang til webstedet igen. Hvis du vil permanent vil forhindre en bruger i at få adgang til SharePoint-webstedet, kan du fjerne vedkommende fra listen over eksterne brugere.
- Hvis ekstern deling er deaktiveret globalt, vil alle delte gæstelinks også holde op med at fungere. Hvis funktionen genaktiveres på et senere tidspunkt, vil disse links virke igen. Det er også muligt at deaktivere enkelte links, der er delt, hvis du vil tilbagekalde adgangen til et bestemt dokument permanent.
Fjerne individuelle eksterne brugere
Hvis du vil fjerne eksterne brugere, så de ikke længere har adgang til websteder, der er delt med dem, kan du gøre det ved at fjerne dem fra listen over eksterne brugere i Microsoft 365-tjenesteindstillinger.
- Gå til websteder med Administration>Serviceindstillinger>og dokumentdeling.
- Klik på Fjern individuelle eksterne brugere.
- Vælg de eksterne brugere, du vil fjerne, og klik derefter på Slet (papirkurvsikonet).
Deaktivere et anonymt gæstelink
Når et dokument er blevet delt via et gæstelink, kan du se disse oplysninger i egenskabsmenuen for dokumentet. Du kan få mere at vide om, hvordan dokumenter kan deles via gæstelinks, under Del SharePoint-filer eller -mapper i Microsoft 365.
Du kan fjerne adgangen til et dokument, der er blevet delt via et gæstelink, ved at deaktivere linket.
- Gå til det bibliotek, der indeholder det dokument, du vil fjerne et gæstelink for.
- Peg på dokumentet, og klik på Menuen Åbn.
- Klik på et gæstelink i sætningen Åbent for alle med et gæstelink.
- Klik på knappen Slet ud for gæstelinkets URL-adresse.
- Når du bliver spurgt, om du vil deaktivere linket, skal du klikke på Deaktiver link.
Når personer uden for organisationen forsøger at få adgang til indholdet via gæstelinket, vises der en meddelelse om, at de ikke kan få adgang til det.
Trække invitationer tilbage
Hvis du vil trække en invitation, som du har sendt til en ekstern bruger, tilbage, kan du tilbagekalde invitationen, inden den er blevet accepteret.
Gå til det websted, hvor du vil trække en invitation tilbage.
- Gå til Indstillinger
> IndstillingerWebstedsindstillinger. - Klik på Adgangsanmodninger og -invitationer under Brugere og tilladelser.
- Find den person under Invitationer til eksterne brugere, du vil tilbagekalde invitationen for, og klik på Menuen Åbn.
- Klik på Træk tilbage i egenskabsvinduet.
Hvis den eksterne bruger allerede har accepteret en invitation, og du vil fjerne vedkommendes adgang, kan du gøre det ved at fjerne personen fra den SharePoint-tilladelsesgruppe, som du har tildelt brugeren.