TechKendt indhold
OVERSIGT Formålet med denne artikel at give tip til at afstemme konti, der kan modtages
i Hovedbog.
FLERE OPLYSNINGER Afstemning af konti, der kan modtages som en generel hovedbog Afstem med saldoen i modulet Med AR-konti i Hovedbogbog er et vigtigt trin og bør udføres som en del af
måned-slut-afslutningsprocessen. Hvis der foretages en månedlig afstemning, vil den korrekte dokumentation være tilgængelig, hvis der udføres en overvågning, og eventuelle forskelle, der findes mellem de to moduler, kan blive kontrolleret og rettet, før perioden lukkes.
Hvilke konti skal afstemmes?
Alle de oplysninger, der angives i Konti, der kan modtages, opdaterer en General Ledger-konto. Den vigtigste konto at afstemme er Konti, der kan modtages. Andre konti, som du måske ønsker at afstemme mellem de to moduler, vil være AR Holding-kontoen (hvis du bruger Cash Manager), indtægtskonti, kassekontoen, rabatter, finansgebyrer osv.
Afstemning af AR-kontoen i GL betyder, at det samlede beløb, der modtages fra AR-modulet, er lig med saldoen på AR-kontoen i Hovedbog.
Hvilke rapporter skal kunne anvendes til afstemning?
Kundesaldo (08,620) – Kun åbne dokumenter-format eller formatet "Lagret AR" (08.610) – Oversigtsformatet for kundesaldoer.
General Ledger Trial Balance (01.610) begge formater – Kør dette kun for at afbalancere kontoen. Dette gøres ved at angive en Select-sætning for din konto til modtagelse af konti på følgende måde: Field: account.acct, Operator: Equal, Value: (AR-kontoen).
Kontototalen i RAPPORTEN GL-prøvesaldo skal balancere med totalen i rapporten om, at konti kan modtages. Hvis totalerne fra disse to rapporter balancerer, kræves der ingen yderligere afstemning.
BEMÆRK! Hvis du har flere Konti, der kan modtages, og eller flere underkonti med én Konto, der kan modtages, skal du gøre en af to ting:
1. Udskriv AR-rapporten med en SELECT-sætning for kun at medtage én af AR-kontiene, og brug derefter den samme SELECT-sætning i GL-prøvesaldoen, og sammenlign hver AR-konto én efter én.
ELLER
2. Tilføj alle AR-kontiene i GL-prøvesaldoen, og sammenlign dem med totalen fra AR-rapporten.
Prøvesaldo for kundeperiode (08,621) og periodefølsom ældre AR (08.611) – For at afstemme tidligere perioder leverer Dynamics SL disse rapporter, der viser dokumentsaldoerne fra den pågældende periode og kan bruges til at afstemme med General Ledger for den forrige periode.
Afstem forskelle mellem AR-rapporten og GL-prøvesaldoen Hvis der findes en forskel ved at sammenligne totalerne for enten den ældre AR eller saldoen for kundetotalen med
GL-prøvesaldoen, er der mange detaljerede rapporter tilgængelige i Dynamics SL for at hjælpe med at finde
forskellene.
Detalje i Hovedbog (01.620) – Udskriv denne rapport for konti, der kan modtages. Dette viser alle de poster, der er sendt til kontiene for perioden.
For at bekræfte det modul, hvor en post til AR stammer, skal du bruge feltet Jrnl Type. Modulet vil være angivet som AR (Accounts receivable), GJ (General Ledger) eller AP (Accounts Payable). Det er muligt, at journaltypen ved indtastning af en GL-batch kan ændres til AR, hvilket betyder, at det ikke er nok kun at bruge Jrnl-typen til at finde uoverensstemmelser. Hvis det sker, skal du bruge Tran Type foruden Jrnl Type til at identificere de nødvendige transaktioner. De mulige Transn-typer er GL (General Ledger), CE (konsolidering), LS (allokeringskilde) og LD (allokeringsdestination). Typen Transn svarer til dokumenttypen for det oprindelige dokument.
Hvis der er en anden post end AR i Jrnl-type, betyder det, at der er blevet foretaget en indtastning på kontoen Til bogholderiet via et andet modul end Konti, der kunne skabe en forskel mellem Hovedbogholder og Konti. En nem metode til at finde den oprindelige post for transaktionen er at gøre følgende:
1. Bemærk batchnummeret for transaktionen i feltet Bat Nbr og posten i feltet Jrnl Type i rapporten Detalje i Hovedbog.
2. Åbn Rediger rapport for det modul, der er angivet i feltet Jrnl-type (dvs. hvis feltet Jrnl Type er GJ, skal du åbne rapporten GL Edit (01.810). Angiv en SELECT-sætning for kun at medtage det batchnummer, der er angivet ovenfor. Underse den pågældende transaktion i Rediger rapport, og beslut, hvilke justeringer der er nødvendige for at balancere kontiene mellem Hovedbogholderkonti og Konti, der kan modtages.
Poster, der er sendt i forrige perioder, udskrives ikke i den aktuelle Rapport over hovedbog for detalje. Hvis du vil afgøre, om poster er blevet sendt til forrige perioder, skal du sammenligne begyndelsen af saldoen på den aktuelle måneds detaljerapport i Hovedbogbog med slutsaldoen i den forrige måneds rapport for konti og underkonti. Hvis startsaldoen for den aktuelle måned og slutsaldoen for den forrige måned ikke er den samme, indikerer det, at en transaktion er blevet sendt til den forrige periode. Udskriv en Detalje i Hovedbog for den forrige periode, og underse de transaktioner, der blev sendt til den pågældende periode. Transaktioner, der er opslået i en anden periode, markeres med en stjerne (*), og forklaringen "Angiver, at den angivne periode er forskellig fra periodeindlæg", udskrives nederst på siden, hvilket gør det nemt at få et overblik over en side for at se, hvilke transaktioner der blev slået op i en anden periode.
GL Transaction (01.680) – Denne rapport bruges også, når du forsøger at afstemme forskelle mellem General Ledger og Accounts Receivable. Opret denne rapport med et ikke-posteret format. Alle transaktioner, der angives via underordnede moduler, f.eks. Konti, der kan modtages, samt dem, der er angivet via Hovedbog, er angivet i denne rapport. Det sikrer, at der ikke er ikke-posterede transaktioner, der kan påvirke kundens hovedbogholderiets saldi.
Kontodistribution (08.630) – For at sikre, at kontiene for modtagende konti er blevet debiteret korrekt for fakturaer og debetnotater og krediteret for betalinger og kreditnotaer, skal du gennemgå denne rapport. Saldoen i denne rapport skal være lig med saldoen for konti, der kan modtages i rapporten Detalje i Hovedbog. En gennemgang af feltet Transaktionstype (TnTp) hjælper med at identificere transaktioner. Transaktionstyper i modulet Konti, der kan modtages er IN (faktura), PA (betaling), CM (kreditnota), DM (debetnota) og FI (finansgebyr). Batchnummeret for hver transaktion vises også i denne rapport. Hvis der findes en tvivlsomme transaktion, skal du notere batchnummeret i feltet Batch og gennemse batchen ved at køre AR Edit(08.810)-rapporten efter batchnummer.
AR-transaktioner (08,640) – Denne rapport er meget nyttig, hvis der vises tvivlsomme transaktioner på en af ovenstående rapporter. Denne rapport viser hver transaktion, der er angivet for den aktuelle periode i Faktura og Notat (08.010), Betalingsapplikationer (08.030) og Betalingspost (08,050). Den viser hver konto, der kan modtages, og forskydning af udgiftskonti, som transaktionerne er lagt til. Vælg ARTRAN for at sortere rapporten efter transaktionstype. TransnType i feltet Sortér/vælg, og vælg TnTp-typen for den pågældende transaktion i værdifeltet.
Kontrol af kontis integritet (08.990) – Hvis problemet ikke er løst efter gennemgang af ovenstående rapporter, er det den næste mulighed, du skal overveje. Integritetskontrollen bekræfter, at dataene i modulet Konti, der kan modtages, er fuldstændige og nøjagtige.
De indstillinger, der bruges til kun at bekræfte data og ikke ændre data i modulet Konti, der kan modtages, er: Bekræft sendte
AR-batches – Vælg for at gennemse alle udgivne batches af konti, der kan modtages, for at sikre, at de blev overført korrekt til Hovedbog (dvs. de er fuldstændige og nøjagtige
i Hovedbog). Processen kigger på hver batch og sikrer, at der er dokumenter for batchen, og at dokumentbeløb akkumuleret til batchen Control Total. Hvis der er forskelle, oprettes en hændelseslogpost.
Bekræft kundesaldoer – Vælg dette for at gennemse alle kundeposter for at bekræfte, at hver kundes åbne dokumentsaldo er lig med kundens tilknyttede nuværende og fremtidige saldobeløb. Hvis der er forskelle, oprettes en hændelseslogpost.
Bekræft betalingsprogrammer – Vælg dette for at gennemgå programprocessen for alle betalinger og kreditnotaer for at sikre, at både justering og justerede dokumentposter er blevet opdateret (korrekt anvendt på databasen). Hvis der er forskelle, oprettes en hændelseslogpost.
Bekræft lukningsperioder
Du bør altid køre bekræftelsesindstillingerne først, før du kører indstillingerne for at rette eller genopbygge dataene. De korrekte og genopbyggede indstillinger i Kontrol af kontis integritet skal køres med forsigtighed, da disse indstillinger ændrer dataene i de relaterede poster. Genopbygningsprocesserne bør ikke køres uden godkendelse fra en regnskabsinspektør. En sikkerhedskopi af databasen bør altid udføres, før du kører en af disse processer. Indstillingerne er: Korrekte kundesaldoer til Samlet dokumentsaldo – Vælg for at gennemse alle kundeposter og opdatere (genberegne) posterne efter behov for at acceptere deres supplerende åbne
dokumentsaldoer. Før du kører denne funktion, skal du sikre dig, at alle dokumenter i databasen er fuldstændige og korrekte. Kør Bekræft sendte AR-batches, Bekræft kundesaldoer og Bekræft betalingsprogrammer, før du kører denne funktion. Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis Bekræft, at Kundesaldoer er valgt.
Genopbyg AR-historik fra dokumenter – Vælg dette for at opdatere kundehistorikposterne ved at opsummere de dokumenter, der kan modtages af konti, for hver kunde efter periode. Kør Bekræft sendte AR-batches, Bekræft kundesaldoer og Bekræft betalingsprogrammer, før du kører denne funktion.
Ret lukkeperioder Hvis der er fundet og rettet fejl, skal GL-prøvesaldoen og AR-rapporten med kundefor prøveabonnementer eller rapporten "Ældre
AR" udskrives igen og gennemgås for at bekræfte, at saldoen er
enig.
Når den månedlige afstemning er udført, og det er blevet bekræftet, at Konti, der kan modtages, og Hovedbog er enige om, at lukning for måneden kan udføres.
Denne artikel var TechKendt dokument-id:136078
