Brug Access-databaseskabelonen Opgavestyring

Brug access-databaseskabelonen til opgavestyring til at spore en gruppe af arbejdselementer, som du eller dit team skal fuldføre. Du kan også søge efter og filtrere opgaveoplysninger, vise eller skjule kolonner, sende mails og tilknytte opgaveejeres adresser.

Vil du se en video om brug af denne skabelon? Se denne artikel Brug databaseskabelonen Opgavestyring.

Bemærk!: Databaseskabelonen Opgavestyring er blevet opdateret i løbet af de seneste par år. Disse instruktioner henviser til den nyeste version af skabelonen, der kan downloades. Hvis nedenstående trin ikke svarer til det, du ser, bruger du sandsynligvis en ældre version af skabelonen.

Brug af databasen

I denne artikel gennemgår vi de grundlæggende trin til brug af skabelonen Opgavestyringsdatabase.

Forbered databasen til brug

Når du åbner databasen første gang, viser Access velkomstformularen. Hvis du vil forhindre, at denne formular vises, næste gang du åbner databasen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis velkommen, når denne database åbnes .

Luk velkomstformularen for at begynde at bruge databasen.
Hvis du vil sikre dig, at alt databasens indhold er aktiveret, skal du klikke på Aktivér dette indhold på meddelelseslinjen.

Du kan finde flere oplysninger om aktivering af databaseindhold i artiklen Beslutte, om du har tillid til en database.

Søge efter en opgave eller kontakt

Med feltet Hurtig søgning kan du hurtigt finde en opgave i formularen Opgaveliste eller en kontakt i formularen Liste over kontakter .

Skriv den tekst, du vil søge efter, i feltet Hurtig søgning , og tryk derefter på Enter.

Access filtrerer listen for kun at vise de poster, der indeholder den tekst, du har søgt efter. Hvis du vil vende tilbage til den komplette liste, skal du klikke på Ryd den aktuelle søgning. Det er X'et i søgefeltet.

Filtrer opgavelisten

I formularen Opgaveliste kan du filtrere opgavelisten og gemme dine foretrukne filtre til senere brug.

Anvend filtre ved at højreklikke på formularen og vælge de ønskede filtre.
Klik på Gem filter.
Angiv et filternavn og en beskrivelse i formularen Filterdetaljer , og klik derefter på Luk.
Brug feltet Filtrer favoritter til at anvende et gemt filter, eller klik på (Ryd filter) for at fjerne filteret.

Få vist eller skjul kolonner

I formularen Opgaveliste og formularen Liste over kontakter er nogle felter (kolonner) som standard skjult. Sådan ændrer du, hvilke felter der vises:

Klik på Vis/skjul felter.
I dialogboksen Vis kolonner skal du vælge knappen ud for hver kolonne, du vil vise. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at skjule kolonnen.

Vis opgave- eller kontaktoplysninger

Du kan bruge formularen Opgaveoplysninger og formularen Kontaktoplysninger til at få vist og angive flere oplysninger om et element. Sådan får du vist formularen Opgaveoplysninger eller formularen Kontaktoplysninger :

Klik på Åbn ud for det element, du vil have vist, i formularen Opgaveoplysninger eller formularen Kontaktoplysninger.

Tilføj vedhæftede filer

På formularen Opgaveoplysninger og formularen Kontaktoplysninger kan du tilføje billeder og andre vedhæftede filer.

Under billedrammen i formularen Opgavedetaljer skal du klikke på Tilføj eller fjern vedhæftede filer.

Klik på Rediger billede under billedrammen i formularen Kontaktoplysninger.
Klik på Tilføj i dialogboksen Vedhæftede filer.
I dialogboksen Vælg fil skal du gå til den mappe, der indeholder filen.
Vælg den fil, du vil tilføje, og klik derefter på Åbn.
Klik på OK i dialogboksen Vedhæftede filer.

Bemærk!: Du kan vedhæfte flere filer for hvert element, herunder forskellige filtyper, f.eks. dokumenter eller regneark.

Tilføj kontakter fra Microsoft Outlook

Hvis du bruger Microsoft Outlook, kan du tilføje kontakter eller opgaveejere fra det pågældende program uden at skulle skrive oplysningerne igen.

Klik på Tilføj fra Outlook i formularen Liste over kontakter.
I dialogboksen Vælg navne, der skal tilføjes skal du vælge de navne, du vil føje til databasen.
Klik på Tilføj, og klik derefter på OK.

Vise et kort over en kontakts adresse

Hvis du har angivet en adresse til kontakten, kan du få vist et kort over den pågældende placering på formularen Kontaktoplysninger :

Klik på Klik for at tilknytte.

Vise rapporter

Opgavedatabasen indeholder flere rapporter, herunder aktive opgaver, opgaveoplysninger, kontaktadressekartoteket og meget mere. Sådan får du vist en rapport:

Dobbeltklik på den rapport, du vil have vist, under Rapporter i navigationsruden.

Du kan oprette dine egne brugerdefinerede rapporter. Du kan få mere at vide i artiklen Create en simpel rapport.

Redigere skabelonen Database til administration af opgaver

Tilpas databasen Opgaver ved at føje et nyt felt til tabellen Opgaver og derefter føje feltet til formularen Opgaveliste , formularen Opgavedetaljer og rapporten Opgavedetaljer .

Føje et felt til tabellen Opgaver

Luk alle åbne faner.
Dobbeltklik på tabellen Opgaver i navigationsruden.
Rul til højre, indtil du ser kolonnen Tilføj nyt felt. Dobbeltklik på kolonneoverskriften, og skriv derefter feltnavnet.

Første gang du angiver data i kolonnen, angiver Access datatypen for dig.

Føje et felt til en formular eller en rapport

Når et felt er blevet føjet til en tabel, kan du føje det til en formular eller rapport.

Højreklik på formularen eller rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Kontrolelementer under fanen Format.
Træk det ønskede felt fra feltlisten til formularen eller rapporten.