Brug databaseskabelonen Studerende i Access

Brug Access Student-databaseskabelonen til at holde styr på oplysninger om dine studerende, herunder nødkontakter, medicinske oplysninger og oplysninger om deres værger. Du kan også søge efter og filtrere studerende, spore studerendes fremmøde, vise eller skjule kolonner og tilknytte studerendes adresser.

Vil du se en video om brug af denne skabelon? Se denne artikel Brug databaseskabelonen studerende.

Bemærk!: Databaseskabelonen Studerende er blevet opdateret i løbet af de seneste par år. Disse instruktioner henviser til den nyeste version af skabelonen, der kan downloades. Hvis nedenstående trin ikke svarer til det, du ser, bruger du sandsynligvis en ældre version af skabelonen.

Brug af databasen

I denne artikel gennemgår vi de grundlæggende trin til brug af databaseskabelonen Studerende.

Forbered databasen til brug

Når du åbner databasen første gang, viser Access velkomstformularen. Hvis du vil forhindre, at denne formular vises, næste gang du åbner databasen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis velkommen, når denne database åbnes .

Luk velkomstformularen for at begynde at bruge databasen.
Hvis du vil sikre dig, at alt databasens indhold er aktiveret, skal du klikke på Aktivér dette indhold på meddelelseslinjen.

Du kan finde flere oplysninger om aktivering af databaseindhold i artiklen Beslutte, om du har tillid til en database.

Søg efter en studerende

I feltet Hurtig søgning kan du hurtigt finde en studerende i formularen Elevliste .

Skriv den tekst, du vil søge efter, i feltet Hurtig søgning , og tryk derefter på Enter.

Access filtrerer listen for kun at vise de poster, der indeholder den tekst, du har søgt efter. Hvis du vil vende tilbage til den komplette liste, skal du klikke på Ryd den aktuelle søgning. Det er X'et i søgefeltet.

Filtrer listen Studerende

I formularen Liste over studerende kan du filtrere listen over studerende og gemme dine favoritfiltre til senere brug.

Anvend filtre ved at højreklikke på formularen og vælge de ønskede filtre.
Klik på Gem filter.
Angiv et filternavn og en beskrivelse i formularen Filterdetaljer , og klik derefter på Luk.
Brug feltet Filtrer favoritter til at anvende et gemt filter, eller klik på (Ryd filter) for at fjerne filteret.

Få vist eller skjul kolonner

I formularen Elevliste er nogle felter (kolonner) som standard skjult. Sådan ændrer du, hvilke felter der vises:

Klik på Vis/skjul felter.
Markér afkrydsningsfeltet ud for hver kolonne, du vil vise, i dialogboksen Vis kolonner . Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet for at skjule kolonnen.

Vis oplysninger om studerende

I formularen Oplysninger om studerende kan du få vist og angive flere oplysninger om en studerende, herunder billeder, værger, oplysninger om nødsituationer og fremmøde. Sådan får du vist formularen Elevoplysninger :

Klik på Åbn ud for det element, du vil have vist, i formularen Elevliste.

Tilføje et billede

I formularen Oplysninger om studerende kan du tilføje billeder og andre vedhæftede filer.

Klik på Rediger billede under billedrammen.
Klik på Tilføj i dialogboksen Vedhæftede filer.
I dialogboksen Vælg fil skal du gå til den mappe, der indeholder filen.
Vælg den fil, du vil tilføje, og klik derefter på Åbn.
Klik på OK i dialogboksen Vedhæftede filer.

Bemærk!: Du kan vedhæfte flere filer for hvert element, herunder forskellige filtyper, f.eks. dokumenter eller regneark.

Tilføj studerende fra Microsoft Outlook

Hvis du bruger Microsoft Outlook, kan du tilføje studerende fra det pågældende program uden at skulle skrive oplysningerne igen.

Klik på Tilføj fra Outlook i formularen Elevliste.
I dialogboksen Vælg navne, der skal tilføjes skal du vælge de navne, du vil føje til databasen.
Klik på Tilføj, og klik derefter på OK.

Vise et kort over en studerendes adresse

Hvis du har angivet en adresse til den studerende i formularen Elevoplysninger , kan du få vist et kort over den pågældende placering:

Klik på Klik for at tilknytte.

Vise rapporter

Elevdatabasen indeholder flere rapporter, herunder Alle studerende, Allergier og Medicin, Kontaktoplysninger om nødsituationer, Oplysninger om værger og meget mere. Sådan får du vist en rapport:

Dobbeltklik på den rapport, du vil have vist, under Rapporter i navigationsruden.

Du kan oprette dine egne brugerdefinerede rapporter. Du kan få mere at vide i artiklen Create en simpel rapport.

Rediger databasen studerende

Du kan tilpasse databasen Studerende ved at føje et nyt felt til tabellen Studerende og derefter føje dette felt til formularen Elevliste , formularen Elevoplysninger og rapporten Alle studerende .

Føj et felt til tabellen Studerende

Luk alle åbne faner.
Dobbeltklik på tabellen Studerende i navigationsruden.
Rul til højre, indtil du ser kolonnen Tilføj nyt felt. Dobbeltklik på kolonneoverskriften, og skriv feltnavnet.

Første gang du angiver data i kolonnen, angiver Access datatypen for dig.

Føje et felt til en formular eller en rapport

Når et felt er blevet føjet til en tabel, kan du føje det til en formular eller rapport.

Højreklik på formularen eller rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning.
Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Funktioner under fanen Design.
Træk det ønskede felt fra feltlisten til formularen eller rapporten.