Bemærk!: Du kan få mere at vide om dataindsamling i Access 2016 og nyere under Importér, eksportér SQL Server.
Du kan indsamle eller opdatere oplysninger via mails ved hjælp af Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access fører dig gennem oprettelse af en formular til dataindsamling og afsendelse af formularen i en mail. Når dine mailmodtagere returnerer de udfyldte formularer, kan du vælge at få de indsamlede data behandlet og gemt automatisk i en bestemt Access-database. Denne metode til dataindsamling kan spare dig tid og kræfter, der normalt er involveret i en kopi og indsættelse eller en manuel dataindtastningsproces. Følgende er nogle scenarier, hvor du kan bruge denne proces til at indsamle data:
Undersøgelser Du kan lave en undersøgelse og kompilere resultaterne ved først at oprette en Access-database med de nødvendige tabeller til at gemme resultaterne og bruge guiden til at oprette en undersøgelsesformular og derefter sende dem til undersøgelsesdeltagerne. Når deltagerne svarer, gemmes undersøgelsesdataene automatisk i databasen.
Statusrapporter Uanset om det er den seneste status på lagerniveau eller de opdaterede oplysninger om ventende problemer, kan dit team holde dig informeret ved at sende dig mails, der indeholder de aktuelle oplysninger med jævne mellemrum.
Hændelsesstyring Når du organiserer et møde eller et kursus eller andre begivenheder, kan du sende en eller flere formularer som en mail for at indsamle kontaktoplysninger, rejse- og hotelpræferencer osv. Hvis du vælger at få svarene behandlet automatisk, kan deltagerne når som helst ændre deres præferencer uden at skulle give dig besked, og du har altid adgang til de nyeste data til beslutningsformål.
I denne artikel forklares det, hvad du skal bruge for at bruge denne proces, hvordan du kommer i gang med at bruge guiden, og derefter får du yderligere oplysninger om forskellige trin, så du kan foretage de mest informerede valg, når du følger guiden.
Bemærk!: Du kan ikke tilføje de indsamlede data, hvis modtageren har brugt enten Hotmail eller Yahoo til at sende dig formularen til dataindsamling.
Inden du går i gang
Hvis det er første gang, du indsamler data ved hjælp af mails, skal du udføre følgende trin:
-
Sørg for, at du har installeret følgende programmer på computeren:
-
Access 2007 eller Access 2010.
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du skal have Outlook installeret og konfigureret på den computer, du bruger til at sende mails. Hvis du har Outlook installeret, men endnu ikke konfigureret, skal du starte Outlook og følge vejledningen i guiden Start i Outlook. Du kan finde hjælp til guiden i Outlook Hjælp.
-
Hvis du planlægger at bruge en InfoPath-formular, skal du kontrollere, at du har InfoPath 2007 eller nyere installeret, og at modtagerne også skal have InfoPath installeret på deres computere.
-
Dine e-mail-modtagere skal enten have InfoPath eller en mailklient, der understøtter HTML-format, installeret på deres computere for at kunne få vist og redigere formularen.
Den formular, der bruges til at indsamle data via mails, er ikke en Access-formular. Guiden opretter en særlig formular i enten HTML- eller InfoPath-format.
Identificer en destinationsdatabase. Databasen kan være i enten .mdb- eller .accdb-format. Desuden understøttes .mde- og .accde-filer. Hvis du ikke vil bruge en eksisterende database, skal du oprette en ny.
-
-
Identificer eller opret de tabeller, der skal udfyldes med dataene fra e-mail-svarene. Hvis du indsamler data til eksisterende tabeller, skal du sikre dig, at tabellerne ikke er skrivebeskyttede, og at du har de nødvendige tilladelser til at føje til eller opdatere deres indhold.
Bemærk!: Felttyperne Vedhæftet fil, Automatisk nummerering, OLE og Flere værdier kan ikke indsamles ved hjælp af mails
Hvis dataindsamlingen udfylder to eller flere tabeller, skal du oprette en udvælgelsesforespørgsel og bruge den som formularens postkilde. Sørg for, at forespørgslen indeholder alle de påkrævede felter fra de underliggende tabeller. Hvis du bruger en eksisterende forespørgsel, skal du sikre dig, at forespørgslen ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tilladelser til at føje til eller opdatere dens indhold. Du kan få mere at vide om at oprette en forespørgsel baseret på to eller flere tabeller i artiklen Introduktion til forespørgsler.
Gem dataene som nye poster i følgende situationer:
-
Hvis dataene udfylder flere tabeller.
-
Hvis destinationstabellen ikke har et primær nøgle-felt. Værdierne for den primære nøgle er nødvendige for at knytte hvert svar til en eksisterende post. Hvis destinationstabellen ikke har et primær nøgle-felt, skal du enten tilføje det nu eller tildele et eksisterende felt, der har entydige værdier som primær nøgle.
-
Hvis destinationstabellen ikke har nogen poster. Hvis tabellen er tom, antager guiden, at du vil tilføje poster.
-
Hvis modtagernes mailadresser ikke gemmes som et felt i databasen. Når du indsamler data for at opdatere poster, kan du ikke skrive adresserne manuelt i den guidegenererede meddelelse. Adressefeltet skal være i destinationstabellen eller i en tabel, der har en relation til destinationstabellen.
Introduktion
-
Åbn den database, hvor de indsamlede data skal gemmes.
-
Hvis du vil føje dataene til en enkelt tabel, skal du markere tabellen i navigationsruden. Hvis du vil udfylde flere relaterede tabeller, skal du vælge den forespørgsel, der er bundet til disse tabeller.
-
Gør et af følgende for at starte guiden:
-
Klik på Opret mail i gruppen Indsaml data under fanen Eksterne data.
-
Højreklik på tabellen eller forespørgslen, og klik derefter på Indsaml og opdater data via mail.
Bemærk!: Hvis tabellen ikke indeholder nogen felter eller kun har felttyperne Autonummerering, OLE-objekt, Vedhæftet fil eller Opslag med flere værdier, vises følgende meddelelse: Den valgte tabel eller forespørgsel indeholder ikke nogen felter, der understøtter indsamling af data ved hjælp af mail.
-
Hvis tabellen indeholder felter, der understøtter dataindsamling, starter guiden. Hvis destinationstabellen understøtter både tilføjelse og opdatering af data, fører guiden dig gennem de nødvendige trin til at indsamle data via mails.
Brug følgende afsnit som reference til eventuelle spørgsmål, du måtte have gennem de følgende syv overordnede trin i processen.
Vælg den type dataindtastningsformular, du vil sende
Vælg typen af formular baseret på brugervenligheden for dig selv og dine modtagere.
Vælg HTML-formular En HTML-formular kan vises og redigeres af alle brugere, hvis mailklient understøtter HTML
Vælg Microsoft InfoPath-formular Du får kun vist denne indstilling, hvis InfoPath er installeret på computeren. Vælg kun denne indstilling, hvis alle modtagerne har InfoPath og Outlook installeret på deres computere. En InfoPath-formular giver et bedre dataindtastnings- og redigeringsmiljø,
Den side i guiden, der vises næste gang, afhænger af, om destinationsobjektet understøtter opdatering af data. Hvis objektet er en forespørgsel, der er baseret på to eller flere tabeller, eller hvis det er en tabel, der ikke har et primær nøgle-felt eller ikke indeholder nogen poster, antager guiden, at du vil tilføje nye poster, og beder dig om at vælge formularfelterne. I alle andre tilfælde beder guiden dig om at angive, om du vil tilføje eller opdatere data, før du bliver bedt om at vælge formularfelterne.
Vælg, om du vil indsamle nye data eller opdatere eksisterende data
Angiv, hvad du vil gøre med dataene. Den type formular, du bruger, påvirker antallet af nye poster, som en modtager kan sende til dig i et enkelt svar. Når du opdaterer data, identificerer antallet af poster, der skal opdateres af en modtager, antallet af foruddefinerede formularer, der skal medtages i en meddelelse.
Bemærk!: Hvis du vil tilføje nye poster, skal du skrive mailadresserne i adressefeltet i mailen, når meddelelsen oprettes. Hvis du vil opdatere eksisterende data, skal modtagernes mailadresser gemmes som et felt i den underliggende tabel eller forespørgsel eller i en relateret tabel.
Angiv de data, du vil indsamle
Når du vælger de felter, der skal medtages i formularen, er det ikke nødvendigt at medtage alle felter, der findes i den underliggende tabel eller forespørgsel i formularen. Følgende betingelser skal dog være opfyldt:
-
Obligatoriske felter: Felter, der er markeret med en stjerne (*), er obligatoriske felter. Hvis du indsamler nye poster, medtager guiden automatisk alle felter, hvor egenskaben Obligatorisk er angivet til Ja. Hvis en posts obligatoriske felter er tomme, kan Access ikke føje posten til tabellen.
-
Ikke-understøttede felttyper: Du kan ikke medtage bestemte felttyper i formularen, f.eks. autonummerering, vedhæftet fil, OLE-objekt eller opslagsfelter med flere værdier.
-
Primær nøgle-felt: Brugeren kan dog skrive en værdi i feltet, når der tilføjes poster. svaret behandles ikke, hvis den angivne værdi allerede er i brug.
Bemærk!: For hvert inkluderet felt skal du under Feltegenskaber angive en etiket og klikke på Skrivebeskyttet , hvis du ikke vil have brugeren til at ændre dataene i det pågældende felt.
Angive automatisk eller manuel databehandling
Du kan vælge en automatisk eller manuel behandling af svar. Automatisk behandling betyder, at når du får svar, arbejder Outlook og Access sammen om at eksportere dataene til destinationstabellerne i databasen. Automatisk behandling kan spare dig tid og kræfter. Manuel behandling betyder kun, at du starter eksporten for at overføre dataene fra en bestemt mappe i Outlook til destinationstabellen i Access.
Svar eksporteres korrekt til destinationstabellen, så længe følgende betingelser er opfyldt på det tidspunkt, hvor svarene når din postkasse:
-
Outlook skal allerede køre på computeren. Hvis Outlook ikke kører, starter behandlingen, næste gang du starter Outlook.
-
Adgang må ikke være beskyttet med adgangskode og bør ikke være åben med udelt adgang. Databasens navn eller placering må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Navnene på tabellerne og forespørgslerne og egenskaberne for de felter, der er inkluderet i formularen, må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Du skal have de nødvendige tilladelser for at tilføje eller opdatere indholdet af de underliggende tabeller og forespørgslen.
Bemærk!: Hvis automatisk behandling mislykkes, kan du prøve at løse eventuelle problemer og derefter manuelt eksportere de svar, der mislykkedes. Alle svar, der når din indbakke, når du har løst problemerne, behandles fortsat automatisk.
Angiv egenskaber til at styre den automatiske behandling af svar
Hvis du vil angive en anden Outlook-mappe, hvor svar gemmes, skal du klikke på mappenavnet på siden Angiv, hvordan du vil behandle svar i guiden. I dialogboksen Vælg mappe skal du enten vælge en anden mappe eller klikke på Ny for at oprette en ny mappe.
Hvis du klikker på Angiv egenskaber for at styre den automatiske behandling af svar for at ændre eller finjustere importindstillinger, skal du se følgende tabel for at få oplysninger om de tilgængelige indstillinger:
|
Indstilling |
Resultat |
|---|---|
|
Slet svar fra dem, du ikke sendte meddelelsen til |
Markér dette afkrydsningsfelt, hvis kun de svar, der blev sendt af de oprindelige modtagere af meddelelsen, skal behandles automatisk. Svar fra andre personer gemmes i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk. |
|
Acceptér flere svar fra hver modtager |
Markér dette afkrydsningsfelt, hvis kun det første svar fra hver modtager skal behandles automatisk. Det andet og efterfølgende svar gemmes i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk. Bemærk!: Denne indstilling styrer kun antallet af svar og ikke antallet af poster i et enkelt svar, der behandles. Hvis du med andre ord sender en InfoPath-formular, kan en bruger sende dig flere poster i et enkelt svar, og Access behandler automatisk alle posterne i svaret, også selvom dette afkrydsningsfelt ikke er markeret. |
|
Tillad kun opdateringer af eksisterende data |
Når modtagerne bruger en InfoPath-formular til at opdatere data, kan de sende nye poster ud over opdateringer til eksisterende poster. Markér dette afkrydsningsfelt for kun at behandle opdateringerne af eksisterende poster. |
|
Antal svar, der skal behandles |
Skriv det samlede antal svar (fra alle modtagere), der skal behandles automatisk. Hvis du vil have, at alle svar behandles automatisk, skal du angive en stor værdi, f.eks. 5000, i tekstfeltet. Svar, der modtages, efter at den angivne værdi er nået, gemmes i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk. |
|
Dato og klokkeslæt for stop |
Angiv, hvornår automatisk behandling af svar skal stoppe for denne mail. Svar, der modtages efter denne dato og klokkeslæt, gemmes i destinationsmappen, men behandles ikke automatisk. |
Hvis du vil ændre disse indstillinger på et senere tidspunkt, skal du klikke på Administrer svar i gruppen Indsaml data under fanen Eksterne data. Markér den meddelelse, du vil ændre indstillingerne for, i dialogboksen Administrer meddelelser om dataindsamling , og klik derefter på Meddelelsesindstillinger. De ændringer, du foretager i dialogboksen, påvirker alle efterfølgende svar, du modtager for den pågældende meddelelse.
Manuel behandling af svar
Hvis du vil styre, hvornår og hvilke svar der behandles, skal du ikke vælge indstillingen Automatisk proces. Svarene gemmes i en bestemt mappe i Outlook, indtil du vælger og højreklikker på hvert svar i mappen og derefter klikker på Eksportér data til Microsoft Access i genvejsmenuen.
I nogle tilfælde skal du muligvis også manuelt behandle de svar, der ikke blev behandlet automatisk.
Husk følgende, før du eksporterer data
-
Access-databasen bør ikke være åben med udelt adgang, og databasens navn eller placering må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Navnene på tabellerne og forespørgslerne og egenskaberne for de felter, der er inkluderet i formularen, må ikke være ændret, siden du sendte mailen.
-
Du skal have de nødvendige tilladelser for at tilføje eller opdatere indholdet af de underliggende tabeller og forespørgslen.
Vælg, hvordan du vil angive mailadresserne på modtagerne
Hvis du kun indsamler nye oplysninger, kan du angive mailadresserne på to måder:
-
Skriv mailadresserne enkeltvis i Outlook-mailen, eller vælg adresserne fra et adressekartotek.
-
Brug feltet mailadresse i tabellen eller forespørgslen i den aktuelle Access-database.
Bemærk!: Når du indsamler data for at opdatere eksisterende poster, vises denne dialogboks ikke, fordi modtagernes mailadresser først skal være tilgængelige som et felt i databasen.
Angive mailadresserne direkte i Outlook
Hvis du angiver dine modtagere i Outlook, kan du få vist og tilpasse meddelelsen, før du sender den. I mailens brødtekst er der en kort introduktion og en formular. Det anbefales, at du ikke foretager ændringer i formularen. Ændringer i formularstrukturen kan medføre, at svaret ikke behandles.
Brug af de mailadresser, der er gemt i et felt i databasen
Muligheden for at vælge En tilknyttet tabel refererer til tabeller, der er relaterede. Hvis du vil have vist eller redigere tabelrelationer i databasen, skal du gå til Databaseværktøjer. i gruppen Relationer skal du klikke på Relationer
Du kan få mere at vide om relationer i artiklen Vejledning til tabelrelationer.
Gennemse og angiv listen over modtagere
Det sidste vigtige trin omfatter forhåndsvisning og tilpasning af mailen, finjustering af modtagerlisten og derefter afsendelse af meddelelsen om indsamling af data.
Oprette og sende mailen
Når guiden giver dig besked om, at du nu kan oprette mailen og viser dig, hvordan du får vist mailstatus ved hjælp af kommandoen Administrer svar , vises der muligvis nogle advarsler. I følgende tabel beskrives hver advarsel og den handling, du kan udføre for at løse den:
|
Advarselsmeddelelse |
Beskrivelse |
Opløsning |
|---|---|---|
|
Nogle poster indeholder ikke en gyldig adresse i det angivne mailadressefelt. Der returneres ingen data for disse rækker. |
Det e-mail-adressefelt, du har valgt, indeholder null-værdier. |
Hvis du vil indsamle data for hver post, skal du afslutte guiden og erstatte null-værdierne med mailadresser. Start derefter guiden igen. |
|
Du har i øjeblikket en eksklusiv lås på databasen. automatisk behandling mislykkes, indtil låsen frigives. |
Du har databasen åben i øjeblikket med udelt adgang. |
Hvis du vælger, at svarene skal behandles automatisk, mislykkes behandlingen, fordi Access ikke kan føje til eller opdatere en database, der har en eksklusiv lås på den. Luk og genåbn databasen i ikke-eksklusiv tilstand umiddelbart efter afsendelse af meddelelsen |
|
Disse mails kan indeholde data, der er fortrolige eller følsomme. |
Du indsamler data for at opdatere eksisterende poster, og den formular, du er ved at sende, udfyldes på forhånd med eksisterende data. |
Hvis nogle formularfelter indeholder følsomme data, skal du gå tilbage til det trin i guiden, hvor du har markeret felterne, og fjerne de felter, der indeholder følsomme data, fra formularen |
Når du har gennemset og tilpasset meddelelsen, kan du filtrere feltet mailadresse og vælge dine modtagere. Vælg de mailadresser, du vil bruge, ved at markere de tilsvarende afkrydsningsfelter. Hvis der vises en dialogboks med ugyldige mailadresser, skal du notere adresserne på listen og klikke på Afslut. Bekræft de ugyldige adresser, foretag de nødvendige rettelser, og prøv derefter at sende meddelelsen igen.
