Når du sorterer dataene i en Access-tabel, forespørgsel, formular eller rapport, kan du gemme sorteringsrækkefølgen sammen med objektet. Hvis du sorterer dataene i et af disse objekter og derefter gemmer objektet, gemmes den sorteringsrækkefølge, der er gældende, når du gemmer objektet, automatisk sammen med objektet. Du kan angive, om den gemte sorteringsrækkefølge skal være gældende, når objektet åbnes næste år.
For forespørgsler og rapporter kan du også definere en standardsorteringsrækkefølge. Standardsorteringsrækkefølgen anvendes på dataene i forespørgslen eller rapporten, når der ikke er angivet nogen anden sorteringsrækkefølge.
Hvad vil du foretage dig?
Forstå gemte sorteringsrækkefølger
Der findes to typer gemte sorteringsrækkefølger:
-
Sidst anvendt En sidst anvendt sorteringsrækkefølge er den sorteringsrækkefølge, der var gældende, da objektet sidst blev gemt. Tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter kan alle have sidst anvendte sorteringsrækkefølger.
-
Standard En standardsorteringsrækkefølge er indbygget i designet af en forespørgsel eller rapport. Der anvendes en standardsorteringsrækkefølge, når der ikke er angivet nogen anden sorteringsrækkefølge.
Sidst anvendte sorteringsrækkefølger
Når du gemmer en tabel, forespørgsel, formular eller rapport, mens dataene er sorteret, gemmes sorteringsrækkefølgen automatisk, når du gemmer objektet. Dette kaldes en sidst anvendt sorteringsrækkefølge. Når du opretter en sorteringsrækkefølge, ændrer du faktisk objektets design.
Hvis du ønsker, at den sidst anvendte sorteringsrækkefølge skal anvendes automatisk, næste gang du åbner objektet, skal du angive egenskaben Rækkefølge efter vedindlæsning for objektet til Ja. Hvis du vil angive denne egenskab, skal du udføre følgende trin, mens objektet er åbent i designvisning.
-
Tryk på F4 for at få vist egenskabsarket.
Dette trin er unødvendigt, hvis egenskabsarket allerede vises.
-
Gør et af følgende:
-
Hvis objektet er en tabel eller en forespørgsel, skal du på fanen Generelt i egenskabsarket angive egenskaben Sorter efter vedindlæsning til Ja.
-
Hvis objektet er en formular eller en rapport, skal du på fanen Data i egenskabsarket angive egenskaben Sorter efter vedindlæsning til Ja.
-
Bemærk!: Du kan forhindre, at den sidst anvendte sorteringsrækkefølge anvendes, ved at angive egenskaben Rækkefølge efter vedindlæsning til Nej.
Standardsorteringsrækkefølger
Da den sidst anvendte sorteringsrækkefølge kan ændres, når nogen sorterer et objekt og derefter gemmer det, kan det være en god ide at definere en standardsorteringsrækkefølge. En standardsorteringsrækkefølge er en del af objektets design og ændres ikke, når der anvendes en anden sorteringsrækkefølge.
Du kan kun angive en standardsorteringsrækkefølge for en forespørgsel eller rapport. Selvom standardsorteringsrækkefølgen ikke overskrives af den aktuelle eller sidst anvendte sorteringsrækkefølge, træder den kun i kraft, når den aktuelle eller sidste anvendte sorteringsrækkefølge fjernes.
Definer standardsorteringsrækkefølgen for en forespørgsel
-
Åbn forespørgslen i designvisning.
-
Dobbeltklik på det felt, du vil bruge til at sortere.
Feltet vises i designgitteret.
-
Fjern markeringen i feltet i rækken Vis i det felt, du har tilføjet, i designgitteret.
-
I rækken Sortér skal du angive, om du vil sortere feltet i stigende rækkefølge (mindste værdier først. A-til-Å) eller i faldende rækkefølge (største værdier først; Z-til-A).
-
Hvis du vil sortere efter mere end ét felt, skal du tilføje flere sorteringsfelter ved at gentage trin 2 til 4.
Bemærk!: Når du sorterer efter mere end ét felt, sorteres resultaterne i første omgang efter det første felt, du har angivet, derefter efter det næste felt, du har angivet, osv. Hvis du f.eks. sorterer efter Efternavn og derefter efter Fødselsdato, vises alle poster med værdien Efternavn for Dow før poster med værdien Efternavn for Stevens, uanset værdien af Fødselsdato. Poster i hvert efternavnsfelt sorteres derefter efter værdien i feltet Fødselsdato.
-
Tryk på Ctrl+S for at gemme forespørgslen.
Bemærk!: Hvis du vil fjerne en standardsorteringsrækkefølge fra en forespørgsel, skal du fjerne sorteringsfelterne fra forespørgslens designgitter.
Definere standardsorteringsrækkefølgen for en rapport
-
Åbn rapporten i Rapportvisning eller Layoutvisning.
-
Klik på Avanceret i gruppen Sortér & filter under fanen Hjem, og klik derefter på Avanceret filter/sortering i genvejsmenuen.
Der vises en ny dokumentfane, der indeholder et designgitter og et vindue, hvor du kan vælge et felt, du vil sortere efter.
-
Dobbeltklik på det felt, du vil bruge til at sortere, i vinduet .
Feltet vises i designgitteret.
-
I designgitteret i rækken Sortér skal du angive, om du vil sortere feltet i stigende rækkefølge (mindste værdier først; A-til-Å) eller i faldende rækkefølge (største værdier først; Z-til-A).
-
Hvis du vil sortere efter mere end ét felt, skal du tilføje flere sorteringsfelter ved at gentage trin 2 til 4.
Bemærk!: Når du sorterer efter mere end ét felt, sorteres resultaterne i første omgang efter det første felt, du har angivet, derefter efter det næste felt, du har angivet, osv. Hvis du f.eks. sorterer efter Efternavn og derefter efter Fødselsdato, vises alle poster med værdien Efternavn for Dow før poster med værdien Efternavn for Stevens, uanset værdien af Fødselsdato. Poster i hvert efternavnsfelt sorteres derefter efter værdien i feltet Fødselsdato.
-
Klik på Til/fra-filter i gruppen Sortér & Filter under fanen Hjem.
Bemærk!: Hvis du vil fjerne en standardsorteringsrækkefølge fra en rapport, skal du fjerne sorteringsfelterne fra designgitteret.
