"Gem tidligt, Gem ofte" er en ting, der er tidligere. Nu er der en automatisk lagring, der gemmer et par sekunder, så dine brugere ikke behøver.
Automatisk lagring er aktiveret, når en fil er gemt på OneDrive, OneDrive til arbejde eller skoleeller SharePoint i Microsoft 365. Den gemmer automatisk dine brugeres ændringer i skyen, når de arbejder. Og hvis der er andre, der arbejder på den samme fil, kan automatisk lagring se ændringer i løbet af sekunder. Hvis du ikke har aktiveret automatisk lagring, vil brugere, der samarbejder om det samme dokument på samme tid, ikke kunne se hinanden i realtid, og i stedet vil de fortsat kunne se de opdateringer, der er tilgængelige , når andre har foretaget ændringer.
Men automatisk lagring medfører også nogle ændringer i, hvordan dine brugere arbejder sammen med Microsoft 365, så i denne artikel beskrives nogle af de mere udfordrende scenarier, samt hvordan du konfigurerer indstillingerne for automatisk lagring. Vi anbefaler, at du kommunikerer til dine brugere med disse ændringer, der har indflydelse på, hvordan de arbejder i Office.
Bemærk!: Med automatisk lagring er der ingen indflydelse på systemets ydeevne. Der vil imidlertid være højere netværks udnyttelse, da ændringer overføres, efterhånden som de foretages i stedet for alle på én gang, når brugerne foretager ændringer, hvilket kan påvirke personer med begrænset båndbredde eller højt forbrug af data, f. eks på et mobilt hotspot.
Ændre arbejdsprocesser
Automatisk lagring er nyttigt i de fleste scenarier, men der er nogle få tilfælde, hvor dine brugere muligvis skal ændre, hvordan de normalt fungerer, og vi vil gerne være forberedt på at hjælpe dem. For hver af scenarierne har vi skitseret, hvad scenariet er, hvad der kan gå galt og en anbefaling om, hvordan du kan løse det.
-
Når du starter fra en eksisterende fil, foretager redigeringer og derefter gemmer en kopi til en ny fil – alle, der starter fra en tidligere fil (for eksempel rapportens indtjenings rapport), redigeringer og derefter gemmer en kopi for at starte dette kvartals indtjenings rapport, bliver ændringerne gemt i begge filer, hvis automatisk lagring er slået til. Vi anbefaler, at alle gemmer en kopi, før de foretager ændringer og har endda tilføjet en påmindelse i produktet, når dette sker. Hvis en bruger foretager utilsigtede ændringer, skal vedkommende bruge funktionen Versionshistorik til at gendanne det oprindelige dokument.
-
Udførelse af "hypotetisk" eller "hvad nu hvis" ændres til en fil – alle, der åbner en fil, og som udfører en form for hypotetisk analyse (som f. eks prognose for effekten af ændringer i budgettet) med ønsket om at lukke filen uden at gemme, har ved et uheld gemt alle ændringer i filen, mens automatisk lagring er slået til. Vi anbefaler, at du slår automatisk lagring fra, mens du foretager en hypotetisk analyse, og derefter aktiverer den igen, når brugeren er klar til at gemme igen.
-
Dashboards og visning af filer med sorter/filtre i Excel – alle, der sorterer eller filtrerer et dashboard, mens automatisk lagring er slået til, påvirker visningen af alle andre i filen. Hvis en fil er beregnet til at være et dashboard eller bruges af flere personer med sorterer og filtre, anbefaler vi, at du angiver den anbefalede egenskab for skrivebeskyttelse på den pågældende fil ved hjælp af fil > oplysninger > beskytte projektmappe > altid Åbn som skrivebeskyttet, så de brugere, der vælger at redigere filen, ikke gemmer deres ændringer.
-
Færdiggjorte eller publicerede filer – alle, der ved et uheld redigerer en færdiggjort, publiceret fil med automatisk lagring, gemmer deres ændringer i filen. Når en fil er blevet færdiggjort, anbefaler vi, at du angiver skrive beskyttelsens anbefalede egenskab eller Markér som færdigt-egenskab på filen, så utilsigtet redigering fra brugere og læsere af filen ikke bliver gemt.
Konfigurere indstillinger for automatisk lagring i Office
Automatisk lagring kan konfigureres på følgende måder:
-
Ejeren af en fil kan angive, at den altid skal åbnes som skrivebeskyttet for at forhindre utilsigtede ændringer. Det kan du gøre ved at angive, at filen skal åbnes i skrivebeskyttet tilstand (filer > oplysninger >beskytte dokument/ projektmappe/ præsentation >åbne i skrivebeskyttet tilstand) eller ved at dele filen uden at give andre tilladelse til at redigere (fil > dele > personer med linket kan redigere og fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Tillad redigering ).
-
En bruger kan slå automatisk lagring fra for en fil, mens den er åben, ved at klikke på knappen automatisk lagring . Dette deaktiverer automatisk lagring for det aktuelle dokument for den pågældende bruger. Næste gang den samme bruger åbner dokumentet, er automatisk lagring slået fra. Hvis de åbner et andet dokument, er automatisk lagring ikke påvirket af deres valg i det andet dokument.
-
En bruger kan angive, at automatisk lagring som standard skal være deaktiveret for alle filer, der åbnes i det pågældende program (Word, ExcelPowerPoint) på den pågældende enhed.
Bemærk!: Brugeren kan stadig angive, at automatisk lagring skal være slået til for individuelle filer ved hjælp af indstillingen automatisk lagring af automatisk lagring , der er beskrevet ovenfor.
-
Du kan administratoren angive, at automatisk lagring som standard skal være deaktiveret for alle filer, der åbnes i det pågældende program (Word, ExcelPowerPoint) ved hjælp af gruppepolitik.
Bemærk!: Brugeren kan stadig angive, at automatisk lagring skal være aktiveret som standard i programmet eller for individuelle filer ved hjælp af de indstillinger, der er beskrevet ovenfor.
Gruppepolitikindstillinger for automatisk lagring
Vi erstatter indstillingen "Gem ikke automatisk filer iExcel/PowerPoint/Word" med indstillingen "slå automatisk lagring fra som standard i Excel/PowerPoint/Word" gruppepolitikindstillingen.
Hvis du brugergruppe politik i organisationen, kan du bruge en politikindstilling til at slå automatisk lagring fra som standard. Der er særskilte politikindstillinger for Excel,PowerPointogWord.
For eksempel hedder politikindstillingen for Word "slå automatisk lagring fra som standard i Word" og kan findes under politik stien "Microsoft Office 2016 \" automatisk lagring ".
Hvis du vil bruge disse politikindstillinger, skal du kontrollere, at du har downloadet de nyeste administrative skabelonfiler (ADMX/ADML) fra Microsoft Download Center.
Arbejde med lokale filer
Automatisk lagring er ikke tilgængelig, når du arbejder med lokale filer. Den gamle funktion til automatisk gendannelse er stadig tilgængelig for periodisk at gemme kopier af ændrede filer for at minimere tab af data i et uventet scenarie, f. eks et nedbrud.
Vi anbefaler dog IT-administratorer for at opfordre brugerne til at gemme deres filer til OneDrive, OneDrive til arbejde eller skoleeller SharePoint i Microsoft 365 for at aktivere automatisk lagring og undgå tab af data. Du kan fremme vedtagelsen af OneDrive-, OneDrive til arbejde eller skole-eller SharePoint i Microsoft 365 via brugeruddannelse og også ved at installere en kendt mappe flytning, som automatisk synkroniserer nøgle mapper til skyen. Det giver dem mulighed for at få adgang til filer overalt og ikke bekymre dig om at miste vigtige data.
Se også
Undgå ændringer af en endelig version af en fil
Få vist tidligere versioner af Office-filer
Hjælp med at beskytte dine filer i tilfælde af nedbrud med automatisk gendannelse
Senest opdateret juni 4, 2019
