Microsoft Access 2010 bruger som standard filtypenavnet .accdb, der blev introduceret i Access 2007. Access understøtter fortsat det filformat, der bruges i tidligere versioner af Access. I denne artikel forklares det, hvorfor du skal bruge det nye filformat, når det er muligt, og hvorfor det i nogle tilfælde kan være nødvendigt at bruge filformatet fra den tidligere version. Du lærer også eksplicit, hvordan du konverterer en database til det nye filformat.
Denne artikel indeholder
Det nye filformat (.accdb)
Access 2010 anvender et filformat, der understøtter en række produktforbedringer. Når du opretter en ny database, bruger databasen som standard det nye filformat og får filtypenavnet .accdb.
Du skal bruge det nye filformat, når det er muligt, da det understøtter nye funktioner, f.eks. felter med flere værdier og vedhæftede filer. Hvis du vil konvertere din skrivebordsdatabase til en webdatabase ved hjælp af Access Services, skal skrivebordsdatabasefilen desuden være i .accdb-format.
Det nye filformat kan dog ikke åbnes eller sammenkædes med tidligere versioner af Access, det understøtter ikke replikering, og det understøtter ikke sikkerhed på brugerniveau. Hvis du har brug for at bruge databasen med tidligere versioner af Access, eller hvis du har brug for replikering eller sikkerhed på brugerniveau, skal du bruge et filformat i en tidligere version.
Funktioner, der leveres af .accdb-filformatet
-
Webpublicering med Access-tjenester
Hvis du har en server, der kører Access Services, som er en komponent i SharePoint Server, kan du publicere et .accdb-filformat på internettet, suibject til visse kompatibilitetsbegrænsninger. Nogle designfunktioner og paradigmer er anderledes for webdatabaser end for skrivebordsdatabaser – nogle skrivebordsdatabaser kan ikke publiceres på internettet uden først at foretage designændringer.
Når du publicerer en database på internettet, kan du stadig åbne .accdb-filen for at foretage designændringer og derefter synkronisere disse ændringer med den publicerede version. Mennesker kan bruge den publicerede webdatabase i en browser uden at have Access installeret.
-
Felter med flere værdier
Antag, at du skal tildele en opgave til en af dine medarbejdere, men beslutter, at du skal tildele den til mere end én person. I Access 2010 kan du oprette et felt med flere værdier, hvor medarbejdernes navne kan vælges fra eller angives i et felt.
Når du klikker på afkrydsningsfeltet, angiver afkrydsningsfelter, der er markeret, dine valg. De valgte medarbejdere gemmes i feltet med flere værdier og er adskilt med kommaer (som standard), når de vises.
Idéen bag felter med flere værdier er at gøre det nemt at vælge og gemme mere end ét valg uden at skulle oprette et mere avanceret databasedesign. Felter med flere værdier er også vigtige for integration med Microsoft SharePoint Foundation, fordi SharePoint-lister også understøtter felter med flere værdier.
-
Datatypen Vedhæftet fil
Den nye datatype Vedhæftet fil gør det nemt at gemme alle typer dokumenter og binære filer i databasen uden overdreven vækst i databasens fysiske størrelse. Vedhæftede filer komprimeres automatisk, når det er relevant, for at maksimere brugen af plads. Du kan vedhæfte et Word dokument til en post eller gemme en række digitale billeder. Du kan endda beholde flere vedhæftede filer vedhæftet en enkelt post.
-
Forbedret integration med SharePoint og Outlook
Tidligere blev Access-filer i .mdb-format blokeret af SharePoint eller Outlook på grund af det faktum, at usikker kode kan medtages i en Access-database. Access 2010 tillader, at kode enten bekræftes som sikker eller deaktiveret. Dette gør det muligt at integrere Access-databaser mere fuldt ud med SharePoint eller Outlook.
-
Sporing af notatfeltoversigt
Notatfelter er nyttige til lagring af store mængder data. Fra og med Access 2007kan du angive en egenskab (AppendOnly), der tvinger Access til at bevare en oversigt over alle ændringer i et notatfelt. Du kan derefter få vist en oversigt over disse ændringer. Denne funktion understøtter også versionsstyring i Windows SharePoint Services 3.0 , så du kan bruge Access til at registrere ændringer i flere linjer i et tekstfelt, der er gemt på en SharePoint-liste (forudsat at feltet har indstillingen Føj ændringer til eksisterende tekst indstillet til Ja).
-
Forbedret kryptering
Du kan vælge at angive en adgangskode til databasen og kryptere indholdet af databasen. Når du gør det ved hjælp af Access 2007 og en fil, der bruger det nye filformat, bruger Access Windows Crypto API til at kryptere dataene. Krypteringsværktøjer fra tredjepart kan også bruges.
Filformatet for den tidligere version (.mdb)
Tidligere versioner af Access end Office Access 2007 understøtter filformater, der bruger filtypenavnet .mdb. I Access 2010 kan du stadig åbne .mdb filer. Hvis filen er gemt i Access 2002-2003- eller Access 2000-filformatet, kan du åbne den og bruge den i Access 2010 som normalt. Du kan dog ikke drage fordel af de nye funktioner, der kræver .accdb-filformatet.
Hvis filen er gemt i Access 95- eller Access 97-filformatet, tilbyder Access, når du åbner den i Access 2010, at opgradere databasen til det filformat, der aktuelt er angivet som standardfilformatet (som regel .accdb-filformatet, medmindre du eller en administrator har ændret indstillingen). Hvis du ikke planlægger at bruge databasen med versioner af Access, der er ældre end Access 2007, og du ikke deler databasen med andre brugere, der bruger tidligere versioner af Access end Access 2007, og du ikke bruger replikerings- eller sikkerhed på brugerniveau, skal du opgradere databasefilen til det nye .accdb-format. Når du har opgraderet databasen til .accdb-filformatet, kan du ikke længere åbne databasen ved hjælp af en tidligere version af Access end Access 2007.
Hvis filen er gemt i Access 95- eller Access 97-format, og du vælger ikke at opgradere til .accdb-formatet, kan du ikke foretage designændringer. Du kan få vist objekter og foretage ændringer i dine data via Access 2010, men du kan ikke foretage designændringer.
Konvertere til det nye filformat
Hvis du eksplicit vil konvertere en Access-database til det nye .accdb-filformat, skal du først åbne databasen og derefter gemme den i .accdb-filformatet.
Vigtigt!: Følgende procedure er for filer, der er oprettet i Access 97, Access 2000, Access 2002 eller Access 2003.
Først skal du åbne databasen:
-
Klik på fanen Filer.
-
Klik på Åbn til venstre.
-
I dialogboksen Åbn skal du markere og åbne den database, du vil konvertere.
Nu skal du konvertere din database:
-
Klik på fanen Filer.
-
I venstre side skal du klikke på Del.
-
Klik på Gem database som under Gem hele databasen.
-
Klik på Access-database under Databasefiltyper til højre.
-
Skriv et filnavn i feltet Filnavn i dialogboksen Gem som, eller brug det angivne filnavn.
-
Klik på Gem.
Der oprettes en kopi af databasen i .accdb-filformatet.
