Indbyggede forslag i Outlook

Når du skriver en mail i Outlook, får du muligvis forslag til planlægning af mailleveringer. Få mere at vide om denne funktion, og hvordan du bruger den i Planlæg afsendelse i Outlook.

Når du læser en kalenderinvitation, vil du muligvis bemærke et forslag til At reservere tid til fokuseret arbejde. Du får dette forslag, når du har en tung mødebelastning, så du får mere tid til at arbejde dybt.

Sådan føjer du tid til din kalender:

1. Vælg Se foreslåede tidspunkter for indsigten. Der åbnes en rude med tilgængelige fokustidspladser hver dag i den kommende uge.

2. Vælg kalenderikonet for de tidspunkter, du vil booke. Hvis du vil booke alle de angivne tidspunkter, skal du vælge Book alle.

Få mere at vide om fokustid.

Når du skriver en mail- eller kalenderinvitation i Outlook om din kommende tid væk fra arbejde, kan du få et forslag til at forberede din fridage. Vælg Planlæg for at åbne tjeklisten Planlæg din tid væk. Brug tjeklisten til at:

• Løs alle dine møder på ét sted med en brugerdefineret meddelelse om din planlagte fridage.

• Skriv dine autosvar, og giv dit team besked om din planlagte fridage.

• Planlæg fokustid for at ombryde opgaver, før du går, og for at indhente arbejdet, når du kommer tilbage.

Hvis en mødeindkaldelse er i konflikt med en eksisterende fokustidsblok, kan du få et forslag til at ændre dit fokustid eller foreslå et nyt mødetidspunkt.

Sådan foreslår du et nyt mødetidspunkt:

1. Vælg Se andre tilgængelige tidspunkter.

2. Vælg en tidsblok i løbet af den næste uge, der fungerer for dig, som foreslår et nyt tidspunkt til mødearrangøren.

Sådan flytter du fokustid:

1. Vælg Flyt din fokusblok.

2. Vælg en ny fokusblok i løbet af den kommende uge.

Gælder for: Brugere med Viva Insights abonnement.

Når du får en mødeindkaldelse, vil du muligvis bemærke et forslag om at reservere forberedelsestiden til mødet.

1. Vælg Bogtid i forslaget, som accepterer invitationen. 

2. Ruden tilføjelsesprogram åbnes. Vælg dine indstillinger for forberedelsestid:

   1. Tid: Lige før mødet, en dag før mødet eller den sidste arbejdsdag i ugen før mødet.

   2. Varighed: 15 minutter, 30 minutter eller 1 time.

Baseret på de indstillinger, du har valgt, søger Viva Insights efter et tomt sted i kalenderen og planlægger en aftale med navnet "Forberedelsestid for [Mødenavn]."

Når du får dette forslag:

Viva Insights viser dig dette forslag, når alle følgende betingelser er opfyldt:

• Mødet:

  • Har 11 eller færre inviterede.

  • Er planlagt til at vare mellem 30 og 60 minutter.

  • Gentages ikke.

  • Er ikke blevet aflyst.

  • Kræver deltagersvar.

  • Er ikke privat.

  • Har ikke statussen "Ledig", "Arbejder et andet sted" eller "Ikke til stede".

• Du:

  • Åbn mødeindkaldelse mindst 15 minutter, før mødet starter.

  • Have mindst 15 minutter til rådighed til forberedelse i løbet af din arbejdstid.

  • Kunne ikke lide nogen deltagere møde forberedelse nudges i de seneste syv dage.

  • Har endnu ikke reserveret nogen forberedelsestid til dette møde.

  • Er en påkrævet mødedeltager.

  • Har ikke afslået mødet.

Gælder for: Dette forslag er i øjeblikket kun tilgængeligt for personer, der er tilmeldt en gældende serviceaftale .

Når du skriver en mødeindkaldelse med en varighed på en time, får du muligvis vist et forslag om at forkorte mødet med 15 minutter for at opbygge noget buffertid og spare deltagernes tid.

Vælg Afkort møde for at reducere mødetidspunktet med 15 minutter. Dette åbner også tilføjelsesprogrammet Insights, hvor du kan se den mængde tid, der er gemt af alle deltagerne i mødet.

Når du får dette forslag:

• Du skriver et en times møde.

• Du planlægger ikke et møde med samme dag.

• Ved tilbagevendende møder er der mindst tre deltagere, herunder arrangøren. Deltagerne kan enten være valgfrie eller påkrævede.

• For møder, der ikke gentages, er der mindst fire deltagere, herunder arrangøren. Deltagerne kan enten være valgfrie eller påkrævede.

Gælder for: Denne indsigt er i øjeblikket kun tilgængelig for personer, der er tilmeldt en gældende serviceaftale.

Mens du læser en mail, du har sendt, kan du få vist et indblik, der fremhæver, hvilken procentdel af mailens modtagere, der har åbnet mailen.

Vælg Se mere indsigt for at se, hvor mange personer der har åbnet eller videresendt din mail, og den gennemsnitlige tid, de har brugt på at læse mailen, samt lignende oplysninger om eventuelle vedhæftede filer i den pågældende mail. Disse oplysninger kan hjælpe dig med at følge op med modtagerne, hvis det er nødvendigt, og/eller skræddersy din kommunikationsstil for at få arbejdet gjort.

Gælder for : Dette forslag er i øjeblikket kun tilgængeligt for personer, der er tilmeldt en gældende serviceaftale .

Når du skriver en mail til mere end fem modtagere, får du muligvis et forslag med teksten "Insights kan spore mailen".

Vælg Spor denne mail for at få vist mailens åbningshastighed og mere statistik om denne mail. Disse oplysninger bliver tilgængelige 15 minutter efter, at du har sendt mailen. Du kan se disse oplysninger ved at åbne den sendte mail eller ved at åbne insights-tilføjelsesprogrammet og vælge Spor åbne mailsatser.