Rapporter giver dig mulighed for at få vist, formatere og opsummere oplysningerne i din Microsoft Access-database. Du kan f.eks. oprette en simpel rapport over telefonnumre for alle dine kontakter eller en oversigtsrapport over det samlede salg på tværs af forskellige områder og tidsperioder.
I denne artikel får du en oversigt over rapporter i Access. Du lærer også de grundlæggende ting til at kunne oprette en rapport og bruge indstillinger som sortering, gruppering og opsummering af data, og hvordan du kan få vist og udskrive rapporten.
Denne artikel indeholder
Oversigt over rapporter i Access
Hvad kan du foretage dig med en rapport?
En rapport er et databaseobjekt, som er praktisk at bruge til at præsentere oplysningerne i din database til følgende formål:
-
Vise eller distribuere en oversigt over dataene.
-
Gemme et snapshot af dataene.
-
Vise detaljer om enkelte poster.
-
Oprette etiketter.
Dele af en rapport
Selvom det er muligt at oprette "ubundne" rapporter, der ikke viser data, men i forbindelse med denne artikel, antager vi, at en rapport er bundet til en datakilde, f.eks. en tabel eller forespørgsel. Designet af en rapport er opdelt i sektioner, som du kan få vist i designvisningen. Hvis du forstår, hvordan hver sektion fungerer, kan det hjælpe dig med at oprette bedre rapporter. Eksempelvis bestemmer den sektion, hvor du vælger at placere et beregnet kontrolelement, hvordan Access beregner resultaterne. I følgende liste finder du en oversigt over de forskellige sektionstyper og deres anvendelsesområder:
|
Sektion |
Sådan vises sektionen, når den udskrives |
Her kan sektionen bruges |
|---|---|---|
|
Rapporthoved |
I starten af rapporten. |
Brug rapporthovedet til oplysninger, der normalt vises på en forside, f.eks. et logo, en titel eller en dato. Når du placerer et beregnet kontrolelement, der bruger aggregeringsfunktionen Sum i rapporthovedet, beregnes summen for hele rapporten. Rapporthovedet udskrives før sidehovedet. |
|
Sidehoved |
Øverst på hver side. |
Brug et sidehoved til at gentage rapportens titel øverst på hver side. |
|
Gruppehoved |
I starten af hver ny gruppe af poster. |
Brug gruppehovedet til at udskrive gruppenavnet. Eksempelvis kan du i en rapport, der er grupperet efter produkt, bruge gruppehovedet til at udskrive produktnavnet. Når du placerer et beregnet kontrolelement, der anvender aggregeringsfunktionen Sum i gruppehovedet, er dette summen for den aktuelle gruppe. Du kan have flere gruppehovedsektioner i en rapport, afhængigt af hvor mange grupperingsniveauer du har tilføjet. Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af gruppehoveder og -fødder i afsnittet Tilføj gruppering, sortering eller totaler. |
|
Detalje |
Vises én gang for hver række i postkilden. |
Dette er det sted, hvor du placerer de kontrolelementer, som udgør hoveddelen af rapporten. |
|
Gruppefod |
I slutningen af hver gruppe af poster. |
Brug en gruppefod til at udskrive oversigtsoplysninger for en gruppe. Der kan være flere gruppefodssektioner i en rapport, afhængigt af hvor mange grupperingsniveauer du har tilføjet. |
|
Sidefod |
Nederst på hver side. |
Brug en sidefod til at udskrive sidetal eller oplysninger for hver side. |
|
Rapportfod |
Sidst i rapporten. Bemærk!: I designvisningen vises rapportfoden under sidefoden. I alle andre visninger som layoutvisningen, eller når rapporten udskrives eller vises, vises rapportfoden imidlertid over sidefoden lige efter den sidste gruppefod eller detaljelinje på den sidste side. |
Brug rapportfoden til at udskrive rapporttotaler eller andre opsummeringsoplysninger for hele rapporten. |
Du vil opdage, at det er meget nemmere at oprette meningsfulde rapporter, hvis databasen har en veldefineret tabelstruktur og relationer. Du kan få en introduktion til planlægning og udarbejdelse af en database i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.
Opret en rapport i Access
Du kan oprette rapporter for din Access-skrivebordsdatabase ved at følge trinnene herunder:
Trin 1: Vælg en postkilde
En rapports postkilde kan være en tabel, en navngiven forespørgsel eller en integreret forespørgsel. Postkilden skal indeholde alle de rækker og kolonner med data, der skal vises i rapporten.
-
Hvis dataene kommer fra en eksisterende tabel eller forespørgsel, skal du markere tabellen eller forespørgslen i navigationsruden og derefter fortsætte til Trin 2.
-
Hvis postkilden ikke findes, skal du gøre et af følgende:
Trin 2: Vælg et rapportværktøj
Rapportværktøjerne er placeret i gruppen Rapporter under fanen Opret på båndet. I følgende tabel beskrives indstillingerne:
|
Værktøj |
Beskrivelse |
|---|---|
|
Rapport |
Der oprettes en simpel tabelrapport med alle felterne i den postkilde, du markerede i navigationsruden. |
|
Rapportdesign |
Der åbnes en tom rapport i designvisningen, hvor du kan tilføje de påkrævede felter og kontrolelementer. |
|
Tom rapport |
Der åbnes en tom rapport i rapportvisningen, og Feltliste vises. Du kan tilføje felter fra Feltliste til rapporten. |
|
Guiden Rapport |
Der vises en vejledning med flere trin, hvor du kan angive felter, grupperings-/sorteringsniveauer og layoutindstillinger. |
|
Etiketter |
Der vises en guide, hvor du kan vælge standardstørrelser eller tilpassede størrelser af etiketter, samt hvilke felter der skal vises, og hvordan de skal sorteres. |
Trin 3: Opret rapporten
-
Klik på knappen for det værktøj, du vil bruge. Hvis der vises en guide, skal du følge trinnene i guiden og klikke på Udfør på den sidste side.Access viser rapporten i layoutvisning.
-
Formatér rapporten til det udseende, du vil have:
-
Tilpas størrelsen af felter og etiketter ved at markere dem og derefter trække i deres kanter, indtil de får den ønskede størrelse.
-
Flyt et felt ved at markere det (og dets etiket, hvis det er til stede) og derefter trække det til den nye placering.
-
Højreklik på et felt, og brug kommandoerne i genvejsmenuen til at flette eller opdele celler, slette eller markere felter samt udføre andre formateringsopgaver.
Herudover kan du bruge de funktioner, der er beskrevet i følgende afsnit, til at gøre rapporten mere spændende og læsevenlig.
-
Tilføje gruppering, sortering eller totaler
Den hurtigste måde at føje gruppering, sortering eller totaler til en rapport i en skrivebordsdatabase på er ved at højreklikke på det felt, som skal grupperes, sorteres eller sammentælles, og derefter klikke på den relevante kommando i genvejsmenuen.
Du kan også tilføje gruppering, sortering eller totaler ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total, når rapporten er åbnet i layout- eller designvisningen:
-
Hvis ruden Gruppering, sortering og total ikke allerede er åben, skal du på fanen Rapportdesign i gruppen Gruppering og totaler klikke på Gruppér & Sortér.
-
Klik på Tilføj en gruppe eller Tilføj en sortering, og markér derefter det felt, du vil gruppere eller sortere.
-
Klik på Mere på en grupperings- eller sorteringslinje for at angive flere indstillinger og for at tilføje totaler.
Du kan finde mere detaljerede oplysninger om gruppering, sortering og totaler i artiklen Opret en grupperet oversigtsrapport.
Fremhæv data med betinget formatering
Access indeholder værktøjer til at fremhæve data i en rapport. Du kan tilføje regler for betinget formatering for hvert kontrolelement eller hver gruppe af kontrolelementer, og i klientrapporter kan du også tilføje datalinjer for at sammenligne data.
Sådan føjer du betinget formatering til kontrolelementer:
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik på Layoutvisning.
-
Vælg de påkrævede kontrolelementer, og klik på Betinget formatering i gruppen Formatering af kontrolelement under fanen Formatér.
Tip!: Hvis du vil markere flere kontrolelementer, skal du holde Ctrl nede og klikke på de relevante kontrolelementer.
-
Klik på Ny regel i dialogboksen Regelstyring af betinget formatering.
-
Vælg en værdi under Vælg en regeltype i dialogboksen Ny formateringsregel:
-
Hvis du vil oprette en regel, som bedømmes individuelt for hver enkelt post, skal du markere Kontrollér værdier i den aktuelle post, eller brug et udtryk.
-
Hvis du vil oprette en regel, som sammenligner poster med hinanden ved hjælp af datalinjer, skal du klikke på Sammenlign med andre poster.
-
-
Angiv den regel under Rediger regelbeskrivelsen, som bestemmer, hvornår der skal anvendes formatering, samt den formatering, der skal anvendes, og klik derefter på OK..
-
Hvis du vil oprette en ekstra regel eller et ekstra sæt kontrolelementer, skal du gentage denne procedure fra trin 4.
Tilpasse farver og skrifttyper
Prøv en indstilling under Apptema for at tilpasse farven og skrifttyperne.
-
Åbn en rapport i layoutvisning ved at højreklikke på den i navigationsruden, og derefter klikke på Layoutvisning.
-
På fanen Rapportlayoutdesign skal du klikke på Temaer og pege med markøren over de forskellige temaer i galleriet for at få vist effekterne. Klik på et tema for at vælge det, og gem derefter rapporten.
-
Brug galleriet Farver eller Skrifttyper til at indstille farver eller skrifttyper hver for sig.
Tilføje et logo eller et baggrundsbillede
Du kan tilføje et logo eller et baggrundsbillede i en rapport, og hvis du opdaterer billedet, bliver opdateringen som regel foretaget, når billedet bruges i databasen.
Sådan tilføjes eller fjernes et billede:
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik på Layoutvisning.
-
Klik på det sted i rapporten, hvor du vil tilføje billedet, og klik på Logo i gruppen Sidehoved/sidefod under fanen Rapportlayoutdesign.
-
Naviger til billedet, og klik på Åbn. Billedet indsættes i rapporten.
-
Hvis du vil fjerne billedet, skal du højreklikke på det og klikke på Slet i genvejsmenuen.
Sådan tilføjes et baggrundsbillede:
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik på Layoutvisning.
-
Klik på Baggrundsbillede i gruppen Baggrund under fanen Formatér.
-
Vælg et billede på listen Billedgalleri, eller klik på Gennemse, vælge et billede, og klik derefter på OK.
Få vist og udskrive en rapport
Få vist en rapport
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik på Vis udskrift. Du kan bruge kommandoerne under fanen Vis udskrift til at gøre følgende:
-
Udskrive rapporten
-
Justere sidestørrelse eller layout
-
Zoome ind eller ud eller få vist flere sider ad gangen
-
Opdatere rapportdataene
-
Eksportere rapporten til et andet filformat.
-
-
Klik på Luk Vis udskrift
Udskrive en rapport
Sådan udskriver du en rapport uden at bruge Vis udskrift:
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik på Udskriv. Rapporten sendes til din standardprinter.
Bemærk!: Hvis du vælger rapporten i navigationsruden, og du vælger Udskriv under fanen Filer, kan du vælge flere udskriftsindstillinger, f.eks. antal sider og kopier og vælge en printer.
-
Hvis du vil åbne en dialogboks, hvor du kan vælge en printer, angive antal kopier osv., skal du klikke på Udskriv.
-
