KB 850751 – Konfigurationsoplysninger til Electronic Reconcile Format Configurator

TechKendt indhold

OVERSIGT

Denne artikel indeholder oplysninger om konfiguration af Electronic Reconcile Configurator.


FLERE OPLYSNINGER


Generel konfiguration til Electronic Reconcile Format Configurator

Processen med at konfigurere Format configurator i Electronic Reconcile er meget længere, og de følgende detaljerede trin kan hjælpe med at gøre denne konfiguration nemmere. Før du konfigurerer Formatkonfigurator, skal du have en udskrevet kopi af specifikationerne for downloadfilformatet fra din bank. Da bankformater varierer meget, skal du kontakte din bank og anmode om disse specifikationer for filformatet. Formatspecifikationerne indeholder oplysninger om hvert felt, der downloades, samt værdier for alle relevante koder for banken. Disse oplysninger er nødvendige for at kunne konfigurere Format Configurator, da hver bank er forskellig, og der ikke er noget standardformat at angive.


Electronic Reconcile Format Configurator (Routines | Finansiel | Elektronisk afstem | Konfigurering):


Afsnit 1 – Angiv formatoplysninger

Bankformat – Feltet Bankformat er en identifikator for dit format. Angiv et entydigt navn til dette format, men det er typisk navnet på din bank.

Beskrivelse – Dette er et obligatorisk felt. Angiv en yderligere beskrivelse af bankformatet. 

Filformat – Følg trinnene nedenfor for den version, du bruger:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 og tidligere versioner – Feltet Filformat kan vælges på rullelisten som Fast felt, Kommasepareret eller Tab Afgrænset. Banken bestemmer, hvilken valgmulighed på listen du vil vælge. Du skal derfor kontakte dem, hvis formatspecifikationerne ikke indeholder det format, der skal bruges.

-Microsoft Dynamics GP 2013 – Feltet Filformat har et valg mellem BAI eller brugerdefineret. Hvis du bruger formatet Bank Administration Institute, skal du vælge BAI. For alle andre formater/banker skal du vælge Brugerdefineret. I feltet Filtype kan du vælge Fast felt, Kommasepareret eller TabUlatorsepareret som angivet af din bank.



Anvender indstillingen Statuskoder markeres kun, hvis din bank bruger statuskoder til yderligere at definere transaktionskoder. Disse oplysninger bestemmes også af hver bank. Hvis formatspecifikationerne ikke viser, om din bank bruger statuskoder, skal du kontakte banken. (Dette bruges ikke ret ofte).

Posttype-id – Posttype-id'et indeholder felterne Startposition og Slutplacering, hvis du bruger formatet Fast felt og et feltnummerfelt, hvis du bruger kommaseparerede eller tabulatorseparerede filformater. Det er her, systemet skal se på linjen for at afgøre, hvilken type linje (sidehoved, sidefod eller detaljer) det er. Hvis banken ikke bruger en posttypekode, kan du improvisere ved at vælge en fast værdi i filen.

-Fast felt – Angiv start- og slutplaceringen for det felt, der skal indeholde værdien for Posttypekode fra Bank (Posttypekoden fra Bank angives i sektion 2).

-Kommasepareret eller tabulatorsepareret – Angiv nummeret på det felt, der indeholder posttypekoden fra Bank (Koden for posttypen fra Bank er angivet i sektion 2).

Gem formatet, når sektion 1 er blevet fuldført, før du går videre til sektion 2 i vinduet Elektronisk afstem formatkonfigurator.


Sektion 2 – Angiv posttyper


Bemærk! Du behøver kun at definere de posttyper, der er relevante for Electronic Reconcile. Hvis en sektion er angivet som valgfri på bankspecifikationerne, behøver du ikke at konfigurere den i Format configurator. Detaljeposttypen er altid en påkrævet sektion i en bank's specifikationer.


Bank-id – Bank-id'et vises som standard i bankformatet fra sektion 1, så snart du har markeret feltet Posttype i den anden kolonne. Dette felt kan ikke ændres eller redigeres.

Posttype – Feltet Posttype kan vælges på rullelisten som Sidehoved, Detalje eller Sidefod. Alle bankformater kræver en detaljeposttype, men posttyperne for sidehovedet og sidefoden kan være valgfri. Du kan kun konfigurere hver posttype én gang, da flere sidehoveder eller sidefødder ikke er tilgængelige.

Posttypekode fra bank – Feltet Posttypekode fra bank er defineret i din bank' specifikationer. Dette felt skal være et entydigt og konstant id for formatet, så det svarer til oplysningerne i typen Detaljepost. Dette er det vigtigste felt til konfiguration af Format configurator, så den stemmer overens med den hentede fil med afstemningen.  Derfor fortæller Id for posttype systemet, hvilken kolonne der skal søges i, for at se, hvilken type række det er, og derefter se på værdien i posttypekoden fra bankfeltet for at læse, om det er et sidehoved, en detaljelinje eller en sidefodslinje.


# af felter – Antallet af felter angiver, hvor mange felter der skal defineres i sektion 3. Angiv antallet af felter på linjen for den Posttype, der defineres. Disse oplysninger skal angives for hver datatype, der kræves i bankens specifikationer.



Afsnit 3 – Angiv feltoplysninger

Når du klikker på en posttype i sektion 2, vises det tilsvarende antal felter i sektion 3. 

Posttype – Feltet Posttype i kolonnen yderst til venstre i sektion 3 bruges som standard, når du vælger en posttype i sektion 2.

# – Talfeltet vises som standard med det antal felter, du har angivet i sektion 2. 

Felttype – Feltet Felttype bruges til at definere hvert af de relevante felter for hver af posttyperne. Vælg Felttype på rullelisten, der indeholder indstillinger for Konti, Datoer og beløb. Hvis det nøjagtige navn på feltet fra din bank's specifikationer ikke vises på listen, skal du muligvis enten vælge en lignende indstilling eller bruge indstillingen Filler/Ignorer. Igen behøver du kun at definere de relevante felter, det vigtigste: Kontonumre, Checknumre, Kontrollér datoer, Check beløb, Transaktionskoder, Posttypekoder osv.

Bemærk! Ligesom med posttyper behøver du kun at definere de felter, der er relevante for Electronic Reconcile. Hvis der er et felt på bankens specifikationer, som ikke kan defineres med en eksisterende posttype eller ikke behøver at være defineret, kan du bruge indstillingen Filler/Ignorer. 


Format – Feltet Format definerer typen af outputformat for visse felter. Formater skal kun angives for felttyper, der indeholder datoer eller et valutabeløb, da disse er de eneste indstillinger for Formater. Der er ingen indstillinger for tekst eller streng. Hvis feltet ikke er en dato eller et valutabeløb, skal du derfor bare lade feltet Format være tomt. Felterne Fra og Til bruges til at angive feltets tegnplaceringer. Angiv start- og sluttegnspositionen for hvert felt i hver posttype. Felterne Fra og Til skal angives, hvis du bruger filformatet Fast felt, så hvis du bruger tabulatorseparerede eller kommaseparerede filformater, kan du lade disse felter blive som nul.

Transaktionskoder (indtastning af koder – transaktionskoder)

Mens du stadig er i vinduet Electronic Reconcile Format Configurator, skal du gå gennem stien ovenfor i den øverste menulinje i vinduet Transaktionskoder. Hvis du ikke har defineret transaktionskoderne, får du meddelelsen "Match af posttype blev ikke fundet" i fejlrapporten. 

Transaktionskoder identificerer den type transaktion, som hver detaljelinje repræsenterer. Electronic Reconcile kræver en transaktionskode i et konfigureret bankformat for at fungere korrekt. Transaktionskoder eller Posttypekoder skal være defineret for at bruge Electronic Reconcile. Disse koder skal komme fra banken og skal være angivet i bankens specifikationer.


Transaktionstype – Feltet Transaktionstype bruges til at definere hver af de forskellige typer transaktioner, der vises på din banks specifikationer. Vælg en transaktionstype på listen for at matche eller for at matche din bank specifikationer tæt. Bemærk, at indstillingerne på listen er de eneste aktuelt understøttede typer. På nuværende tidspunkt er de to muligheder, der matcher ved hjælp af Electronic Reconcile, Check paid and Deposit Cleared.

Bemærk! I Microsoft Dynamics GP 2013 er muligheder for Overførsel af kredit og Debetoverførsel også blevet tilføjet og matcher elektronisk i Electronic Reconcile. Du skal dog angive koderne for banktransaktionstype som defineret af din bank. Yderligere funktionalitet i Microsoft Dynamics GP 2013 er også, at du kan have flere transaktionstypekoder for hver transaktionstype.


Transaktionstypekode – Feltet Transaktionstypekode bruges til at angive værdien for hver transaktionstype, og denne værdi gives til dig som en del af filspecifikationerne fra din bank. Angiv den transaktionstypekodeværdi, der svarer til den valgte transaktionstype. Disse oplysninger skal komme fra banken og kan ikke improviseres, hvis de ikke er tilgængelige på bankens specifikationer.

G/L-konto – Feltet G/L-konto er kun tilgængeligt for følgende transaktionstyper: renteindtægt, andre indtægter, andre udgifter og servicegebyr. Angiv G/L-kontonummeret for en Hovedbogbog-opslagskonto for den justering, der skal oprettes. Electronic Reconcile vil automatisk oprette justeringer af disse transaktionstyper, hvis de vises i den downloadede fil fra din bank.

Bemærk! Transaktionstyperne Renteindtægt, Andre indtægter, Andre omkostninger og Servicegebyr matcher ikke elektronisk og opretter i stedet Justeringsposter i afstemningen. Klik på knappen Justeringer i vinduet Vælg banktransaktioner. 

Kontobeskrivelse – Feltet Kontobeskrivelse er som standard med beskrivelsen af kontoen fra Hovedbog og kan ikke redigeres.

Fordelingsreference – Feltet Fordelingsreference kan bruges til at angive en ekstra reference til den justering, der skal foretages. Du kan angive en distributionsreference, hvis du vil, men det er ikke et obligatorisk felt.

Dokumenttype – Feltet Dokumenttype vises som standard med den transaktionstype, du har valgt øverst i vinduet Transaktionskodeindtastning: Renteindtægt, Anden indtægt, andre udgifter eller servicegebyr. Dette felt kan ikke ændres, medmindre du går tilbage og ændrer feltet Transaktionstype.

Definer statuskoder – Knappen Definer statuskoder bliver kun tilgængelig, hvis du har markeret indstillingen Bruger statuskoder i vinduet Electronic Reconcile Format Configurator. Definer statuskoder er kun tilgængelig for visse transaktionstyper: Markér betalt og ikke indsat. Når du har valgt en af disse to transaktionstyper, skal du vælge knappen Definer statuskoder for at gå til vinduet Statuskoder. Her kan du vælge: Betalt check, Omvendt betaling, Stop betaling eller Stop omvendt betaling for statustypen, og angiv den tilsvarende statuskode fra din bank's specifikationer. Igen skal disse oplysninger komme fra din bank og kan ikke improviseres eller Electronic Reconcile fungerer ikke korrekt.



Særlige noter, du skal huske, når du konfigurererElec reconcile:

• Du skal have en udskrift af specifikationerne for filformatet fra din bank, før du konfigurerer Electronic Reconcile Format Configurator.

• Hver bank er forskellige. Derfor kan du ikke følge ét standardformat for alle banker.

• Hvis du åbner .TXT eller .CSV med Notesblok, læser systemet typisk ikke nogen oplysninger efter position 245. Så sørg for, at alle de påkrævede felter, der skal tilknyttes, er i den første del af linjen, hvis dine linjer er mere end 245 tegn. Oplysningerne efter 245 læses som en ny linje og vises i fejlrapporten Ubehandlet datapost som "Posttype match blev ikke fundet: Record Type = ", fordi der ikke er en. Dette ville være acceptabelt, hvis ingen felter efter position 245 ikke er nødvendige. Hvis der er felter, der er nødvendige, skal du kontakte din bank for at se, om de kan omkonfigurere filen til at være mindre og ikke overstiger 245 tegn.

• Electronic Reconcile Format Configurator skal kun konfigureres én gang, når du begynder at bruge Electronic Reconcile, og derefter kan du bare fortsætte med at downloade . BAI, .TXT eller .CSV filer fra banken til at matche denne Format Configurator.

• Følgende felter skal være i formatet bank: transaktionskode, kontonummer, kontrol/serienummer, transaktionsbeløb, posttypekode og datoen, hvor banken er ryddet. Hvis dit format bruger statuskoder, skal transaktionsstatuskoden også være til stede i konfigurationen.

• Hvis du har gennemgået hele Electronic Reconcile-processen, og ingen transaktioner er markeret som ryddet i modulet Bankafstemning, er noget sandsynligvis ikke konfigureret korrekt i Electronic Reconcile Format Configurator. Den mest almindelige fejlmeddelelse, der vises, er fejlen " Posttypematchblevikke fundet " i rapporten Ubehandlede poster, der udskrives efter at have forsøgt at downloade.  Det betyder som regel, at koden for transaktionen ikke er konfigureret i Indtastning af koder.

• Hvis du forsøger at hente filen igen, efter at du allerede har downloadet .txt-filen fra banken, får du fejlmeddelelserne "Dupliker", fordi systemet ser transaktionerne som dubletter i stedet for blot at hente nye transaktioner. (Bør rydde den forrige overførsel med overførsels-id'et (feltet MEARLDID) i tabellerne ME142806 og ME142807.

• Hvis du forsøger at slette en Afstem og igen indtaster oplysningerne, når du allerede har hentet .txt-filen fra banken, modtager du fejlmeddelelserne "Dupliker", fordi systemet ser transaktionerne som dubletter.

• Sørg for, at bankkontonummeret er entydigt for det checkbook, der er konfigureret med Electronic Reconcile. Hvis bankkontonummeret bruges i flere checkbøger, vil Electronic Reconcile ikke kunne finde checkbogen, og du modtager en meddelelse om, at bankkontonummeret ikke er konfigureret.

• I vinduet Koder for konfigurationseren er de typer, der automatisk matcher: Check betalt, Ikke krediteret, Overfør debet- og Overførselskredit.

• Følgende justeringstyper opretteren ' justerings'-transaktion i vinduet Afstemningsbankjusteringer (knap): (F.eks. vil "rente" eller en "forkert betaling" på dit kontoudtog ikke være i GP (så der er intet at matche med), så du skal bruge systemet til at reservere justeringen/journalposten i GP for disse typer).

  • Renteindtægt

  • Anden indtægt

  • Andre udgifter

  • Servicegebyr

• Der er ingen typer i konfigurationsværktøj, der automatisk matcher med en icrease-justering, formindsker justering eller hæver i vinduet Banktransaktionspost i GP. Disse typer er til justeringer i GP for elementer, som du ikke ville forvente at se på bankkontoudtoget. Du skal manuelt markere disse typer som ryddet i afstem-vinduet.

• Kontrollerne matches af Checkbeløb og Checknummer. Indskud bliver matchet med indløsningsbeløbet og indbetalingsdatoen (inden for intervallet på standard 8 dage, men du kan tilsidesætte dette, når du bliver bedt om at være et andet dagsområde). Se KB 851279 for at få flere oplysninger om de kriterier, der automatisk skal matche.

• Datoen, hvor banken er ryddet, kan påvirke den matchende proces. GP rydder kun kontroller, hvor datoen for bank ryddet er EFTER udstedelsesdatoen for kontrollér udstedelsesdatoen i GP. GP ryddede ikke en kontrol på en dato før den dato, hvor den rent faktisk blev udstedt i GP.

• GP ignorerer eventuelle foranstillede nuller i en indtjekning af den matchende proces og vil faktisk fjerne dem fra kontrolnummeret, når du importerer. Foranstillede nuller påvirker ikke den matchende proces for kontrolnummeret. GP kan matche kontrolnummeret uanset eventuelle foranstillede nuller.

• Brug Notesblok til at åbne filer, da automatisk formatering i et Excel muligvis fjerne foranstillede nuller.  Ikkeforanstillede nuller betyder ikke noget for en kontrol, men de betyder noget på datoer. Hvis datoerne importeres forkert, betyder det, at datoformatet i konfigurationsfilen ikke stemmer overens med filens, eller at de foranstillede nuller i datoen mangler i filen.  Hvis du har konfigurereren tilknyttet til at bruge MMDDYYYY, skal filen f.eks. have 08152017.  Eller hvis du har DD-MM-YY, bør filen have en 15-08-2017.  Datoformatet skal svare nøjagtigt til hinanden.

• Når du henter en fil, skal du angive et bekræftelsesnummer efter eget valg.  Kontrollerne importeres, når bekræftelsesnummeret er angivet.

• Hvis du henter en daglig fil, skal du afstemme hver dag, før du henter den næste dags fil.  Systemet matcher kun automatisk den seneste fil, der er hentet.  Så hvis du først importerer fem daglige filer og derefter afstemmer dag 1, matcher det automatisk, men når du forsøger at afstemme dag 2, stemmer det ikke automatisk overens.  Du er nødt til at importere filen igen for dag 2 igen, hvis du ville have, at den skulle matche automatisk.

• Hvis datoen importeres som alle nuller eller 00/00/0000, skal du tilknytte feltet "Bank-ryddet dato" i stedet for "transaktionsdato" i konfigurationsværktøj.

• Hvis importen af datoen er u krypteret, stemmer datoformatet i konfigurationsfilen ikke overens med datoformatet i bankfilen.  Sørg for, at bankfilen har MMDDYYYY, at du har valgt det samme format i konfigureringsfilen til at svare nøjagtigt til det.  Sørg også for, at brugeren ikke har åbnet filen i Excel og at de foranstillede nuller på MM eller DD blev tabt.  Hvis det er ja, skal du åbne Notesblok og tilføje de foranstillede nuller tilbage til datoen og importere den igen.  Brug Notesblok til at åbne bankfiler, ikke Excel.

• Du kan finde flere oplysninger om, hvordan transaktioner matches, under KB 851279.

Denne artikel var TechKendt dokument-id:19396