Det kan være overvældende at administrere en travl kalender, især når der opstår konflikt mellem indgående nye begivenheder og eksisterende begivenheder. For at hjælpe dig med at holde styr på tingene kan Copilot omlægge personlige aftaler og 1:1s (møder med dig og en anden person), når der opstår konflikter, hvilket reducerer den manuelle indsats, du skal bruge for at holde din tidsplan kørende uden problemer.
Du har kontrollen
Du bestemmer de datoer og klokkeslæt, der er acceptable, hvis Copilot skal omlægge for dig, og du kan når som helst kontrollere, hvad Copilot har omplanlagt i meddelelsesruden i Outlook. Mailmeddelelser kommer også snart for at holde dig informeret. Og som altid kan du når som helst ændre dato og klokkeslæt for dine begivenheder fra din kalender.
Slå indstillingen Omplanlæg automatisk med Copilot til
Du kan få Copilot til automatisk at omlægge begivenheder eller serier, når du bruger det nye Outlook til Windows, Outlook på internettet eller Microsoft 365 Calendar i Microsoft Teams.
-
Opret en ny begivenhed eller serie, eller åbn en eksisterende begivenhed eller serie.
-
Slå Hvis der opstår konflikter, skal Du lade Copilot omlægge denne begivenhed.
-
Vælg dine acceptable dage og tidspunkter for at finde de bedste alternativer, hvis Copilot skal omlægge for dig (dette trin er valgfrit, men du får bedre resultater, hvis du vælger dage og tidspunkter).
Et par ting, du bør vide om automatisk omplanlægning og serier
Hvis du opretter en ny serie, og Automatisk omplanlægning med Copilot er slået fra, kan du ikke aktivere den for en enkelt forekomst af serien senere.
Hvis du opretter en ny serie og slår Automatisk omplanlægning med Copilot til, kan indstillingen deaktiveres for en enkelt forekomst senere, men du kan ikke ændre dine acceptable dage og klokkeslæt for en enkelt forekomst.
Copilot omlægger kun, hvis der opstår konflikter senere
Copilot omlægger automatisk din begivenhed baseret på dine acceptable dage og tidspunkter, hvis:
-
Du accepterer en ny hændelse, der sker på samme tid.
-
Planlæg eller planlæg en ny begivenhed på samme tid.
Ellers forbliver begivenheden på den eller de oprindelige dage og klokkeslæt.
Bemærk!: Det er kun begivenheder med statussen Optaget eller Fraværende , der tages i betragtning ved evaluering af konflikter. Det betyder, at hvis der er en konflikt i din kalender med en begivenhed, hvor Automatisk omplanlægning med Copilot er slået til, men din status for det modstridende møde er indstillet til Foreløbig, omlægger Copilot ikke.
Hvis du vil se, hvad Copilot har omplanlagt, skal du se meddelelsesruden i Outlook
Meddelelser om ændringer af dine begivenheder vises i meddelelsesruden i Outlook og indeholder:
-
Hændelsen er blevet omplanlagt.
-
Begivenheden kunne ikke omplanlægges efter dine præferencer.
-
Begivenheden er ændret og kan ikke længere automatisk omlægges (f.eks. hvis flere personer føjes til en begivenhed senere).
Fremover sender Copilot også mails om vigtige meddelelser.
Du kan administrere dine meddelelsesindstillinger fra Outlook-indstillinger.
Scenarier, der påvirker automatisk omplanlægning
Tip!: I alle disse scenarier ved du, hvad der sker med oplysninger i meddelelsesruden i Outlook.
Hvis nogen af disse ting sker, kan Copilot ikke omlægge for dig. Hvis automatisk omplanlægning allerede var aktiveret, giver Copilot dig besked om, at det ikke længere administrerer mødet for dig.
-
Der tilføjes mere end én deltager, eller mødet videresendes til flere deltagere. Mødelokaler tæller ikke som deltagere.
-
En begivenhed er længere end 5 timer, herunder heldagsbegivenheder.
-
En serie planlægges med en gentagelse mindre hyppigt end månedligt (f.eks. hver 2. måned).
-
En serie er planlagt på en bestemt dato i måneden (f.eks. den 3. i hver måned).
-
En begivenhed eller serie er planlagt i en sekundær eller delt kalender.
-
En begivenhed eller serie er indstillet til at blive vist som Ikke til stede
-
Deltageren afslår dit 1:1-møde. Copilot ved ikke, om deltagerens afvisning angiver, at mødet skal annulleres eller omplanlægges. Fremover vil Copilot automatisk acceptere forslag til nyt tidspunkt fra deltagere.
-
Begivenheden eller serien passer ikke, fordi:
-
Der er ingen tilgængelige tidspunkter (Copilot forsøgte 5 gange for at finde et tidspunkt og kunne ikke).
-
Omplanlægningsgrænsen er nået (begivenheden er blevet automatisk omplanlagt 5 gange allerede, hvilket angiver, at det sandsynligvis ikke er en prioritet, og at fortsætte med at ændre tidsplanen er muligvis ikke den rigtige løsning).
-
Ofte stillede spørgsmål
Hvad ser deltagerne, når Copilot automatisk omlægger?
I øjeblikket vil deltagerne ikke være opmærksomme på, at Copilot har omplanlagt mødet. De modtager en almindelig mødeopdateringsmeddelelse, som om du havde ændret mødetidspunktet. Vi overvejer aktivt, hvordan du kan forbedre dette, så du kan sende forslag via Hjælp til > feedback.
Hvordan vælger Copilot, hvornår der skal omlægges til, hvis der er flere ledige tidspunkter?
Copilot vælger den tilgængelige tid, der er tættest på det oprindelige tidspunkt for mødet inden for den eller de dage og klokkeslæt, du har angivet som acceptable alternativer.
Hvis jeg aktiverer dette for et møde, men ikke ændrer noget andet, vil deltageren så modtage en opdatering?
Hvis du aktiverer Automatisk omplanlægning med Copilot for et eksisterende møde og ikke foretager andre ændringer, modtager deltageren ikke en meddelelse om mødeopdatering. Vi opdaterer oplevelsen, så hændelsesformularens knap navngives "Gem" i dette scenarie i stedet for den aktuelle "Send"-etiket.
