Opret et organisationsdiagram i Visio

Et organisationsdiagram (organisationsdiagram) er et diagram over et rapporteringshierarki, der ofte bruges til at vise relationer mellem medarbejdere, titler og grupper.

Organisationsdiagrammer kan variere fra simple diagrammer (som i den tilstødende illustration) til store og komplekse diagrammer, der er baseret på oplysninger fra en ekstern datakilde. Figurerne i organisationsdiagrammet kan vise grundlæggende oplysninger som f.eks. navn og titel eller oplysninger som afdeling og omkostningssted. Du kan endda føje billeder til organisationsdiagramfigurerne.

Organisationsdiagram

Opret et simpelt organisationsdiagram

Når du vil oprette et lille organisationsdiagram med standardoplysningsfelter, skal du følge disse trin:

På fanen Filer skal du pege på Ny, klikke på Organisationsdiagram, vælge Metriske enheder eller Amerikanske enheder og derefter vælge Opret.
Vælg Annuller , når du får vist dialogboksen Guiden Organisationsdiagram , hvis du kun vil oprette et simpelt organisationsdiagram med standardoplysningsfelter.
Indstillingerne under fanen Organisationsdiagram viser forskellige typer figurer, som du kan bruge til medlemmer af organisationen baseret på deres positioner.

Bemærk!: Du kan få mere at vide om, hvordan du føjer flere data til figurerne, under Føj data til figurer.
Hvis du vil forbinde figurerne automatisk, skal du trække de underordnede figurer til overordnede figurer i overensstemmelse med organisationshierarkiet, eller du kan vælge at oprette forbindelse manuelt ved hjælp af forbindelsesfigurerne. Skriv et navn og en titel til hver enkelt, og tilføj også et billede af medlemmer, hvis du ønsker det.
Du kan arrangere layoutet af organisationsdiagrammet, afstanden mellem figurer, højden og bredden af figurer ved hjælp af de forskellige kommandoer og indstillinger på fanen Organisationsdiagram .

Opret automatisk et organisationsdiagram ud fra en ny datatabel

Du kan bruge denne metode, hvis du vil ændre eller tilføje flere oplysninger og derefter standardoplysningsfelter, og du ikke allerede har dine data i en anden programfil.

På fanen Filer skal du pege på Ny, vælge Organisationsdiagram, vælge Metriske enheder eller Amerikanske enheder og derefter vælge Opret.
På den første side i guiden Organisationsdiagram skal du vælge Oplysninger, som jeg angiver ved hjælp af guiden, og derefter vælge Næste.
Vælg Excel eller Afgrænset tekst, skriv et navn til den nye fil, og vælg derefter Næste.

Bemærk!: Hvis du vælger Excel, åbnes et Microsoft Office Excel-regneark med eksempeltekst. Hvis du vælger Afgrænset tekst, åbnes en side i Microsoft Notesblok med eksempeltekst.
Hvis Excel eller Notesblok åbnes, kan du bruge eksempelteksten som et eksempel på, hvilken type oplysninger der skal medtages, og skrive de ønskede oplysninger hen over de eksisterende oplysninger.

Vigtigt!: Slet ikke Kolonnerne Navn og Reports_to , men du kan ændre, slette eller tilføje andre kolonner, du muligvis skal bruge til dit organisationsdiagram.
Afslut enten Excel- eller Notesblok-fil, når du har tilføjet dine oplysninger, og vælg derefter Næste for at fortsætte.
Hvis du vil medtage billeder i organisationsdiagrammet, skal du vælge Medtag ikke billeder i organisationsdiagrammet, ellers skal du vælge Find den mappe, der indeholder organisationsbillederne. Følg de resterende instruktioner på denne side, og vælg derefter Næste for at fortsætte.
På den sidste side i guiden kan du angive, hvor meget af organisationen der skal vises på hver side. Du kan vælge Jeg vil angive, hvor meget af organisationen der skal vises på hver side, eller du kan lade guiden definere hver side automatisk ved at vælge Jeg ønsker, at guiden automatisk opdeler mit organisationsdiagram på tværs af siderne.
Hvis du vil linke og synkronisere medarbejderfiguren på tværs af siderne, skal du vælge indstillingerne Linkmedarbejderfigur på tværs af siderne og Synkroniser medarbejderfiguren på tværs af siderne.
Når du har foretaget alle dine valg, skal du vælge Udfør.

Bemærk!: Der findes specifik hjælp til de fleste guidesider. Tryk på F1 for at få adgang til Hjælp, eller vælg knappen Hjælp .

Opret automatisk et organisationsdiagram ved hjælp af en eksisterende datakilde

Denne metode er bedst, hvis de oplysninger, du vil medtage i organisationsdiagrammet, allerede findes i et dokument, f.eks. et Microsoft Office Excel-regneark, Microsoft Exchange Server mappe, en ODBC-kompatibel datakilde eller en Org Plus-tekstfil.

Sørg for, at din tabel eller dit regneark indeholder kolonner til medarbejdernavne, entydige id'er, og hvem der rapporterer til hvem.

Bemærk!: Du kan navngive kolonnerne, uanset hvad du ønsker. Når du kører guiden Organisationsdiagram, kan du identificere, hvilke kolonner (eller feltnavne) der indeholder navn, id og rapport-til.
- Medarbejdernavn Den måde, medarbejdernes navne vises på i dette felt, er den måde, de vises på i organisationsdiagrammet.
- Entydigt id Hvis hvert navn ikke er entydigt, skal du medtage en kolonne med et entydigt id, f.eks. et medarbejder-id, for hver medarbejder.
- Hvem medarbejderen rapporterer til Dette felt skal indeholde hver mellemleders entydige id, uanset om det pågældende id er et navn eller et id. Lad dette felt stå tomt for medarbejderen øverst i organisationsdiagrammet.
På fanen Filer skal du pege på Ny, vælge Organisationsdiagram, vælge Metriske enheder eller Amerikanske enheder og derefter vælge Opret.
På den første side i guiden skal du vælge Oplysninger, der allerede er gemt i en fil eller database , og derefter vælge Næste for at fortsætte.
Vælg den filtype, hvor dine organisationsoplysninger er gemt, ved at vælge Gennemse og derefter gå til placeringen af denne fil. Vælg det sprog, du vil bruge i diagramguiden, og vælg derefter Næste for at fortsætte.
På den næste side i guiden skal du vælge den kolonne (felter) i datafilen, der indeholder de oplysninger, der definerer din organisation, f.eks. Navn, Rapporterer til og Fornavn. Vælg Næste for at fortsætte.
På den næste side i guiden kan du definere, hvilke specifikke felter du vil have vist, ved hjælp af knapperne Tilføj og Fjern og felternes visningsrækkefølge ved hjælp af knapperne Op og Ned . Vælg Næste for at fortsætte.
På næste side i guiden kan du vælge de felter fra datafilen, du vil føje til figurer i organisationsdiagrammet som figurdatafelter. Vælg Næste for at fortsætte.
Hvis du vil medtage billeder i organisationsdiagrammet, skal du vælge Medtag ikke billeder i organisationsdiagrammet, ellers skal du vælge Find den mappe, der indeholder organisationsbillederne. Følg de resterende instruktioner på denne side, og vælg derefter Næste for at fortsætte.
På den sidste side i guiden kan du angive, hvor meget af organisationen der skal vises på hver side. Du kan vælge Jeg vil angive, hvor meget af organisationen der skal vises på hver side, eller du kan lade guiden definere hver side automatisk ved at vælge Jeg ønsker, at guiden automatisk opdeler mit organisationsdiagram på tværs af siderne.
Hvis du vil linke og synkronisere medarbejderfiguren på tværs af siderne, skal du vælge indstillingerne Linkmedarbejderfigur på tværs af siderne og Synkroniser medarbejderfiguren på tværs af siderne.
Når du har foretaget alle dine valg, skal du vælge Udfør.

Bemærk!: Der findes specifik hjælp til de fleste guidesider. Tryk på F1 for at få adgang til Hjælp, eller vælg knappen Hjælp .

Vise grupper ved at bruge Grupperamme eller punkterede linjer

Når du har oprettet et organisationsdiagram, kan du ændre rækkefølgen af oplysningerne for at afspejle virtuelle grupperelationer. Flyt relaterede figurer tæt på hinanden, og tilføj derefter forbindelser bestående af punkterede linjer for at vise sekundære rapporteringsgange, eller brug figuren Grupperamme for at fremhæve en virtuel gruppe. Rapporteringen med en punkteret linje fungerer som en almindelig forbindelse. Teamrammen er dybest set en ændret rektangelfigur, som du kan bruge til visuelt at gruppere og navngive teams.

Organisationsdiagram med Grupperamme og relationer med punkterede linjer

Opdater oprettede organisationsdiagrammer

Hvis du vil afspejle ændringer i strukturen i en organisation, skal du opdatere organisationsdiagrammet manuelt eller oprette et nyt diagram. Hvis du opretter et nyt diagram, medtages ingen tilpasninger, der er foretaget i det tidligere diagram, i det nye diagram. Hvis temaer eller billeder blev føjet til figurer, skal de tilføjes igen for at få diagrammerne til at se ens ud.

Hvis figurerne er sammenkædet med data, opdateres dataene normalt, når du kører Opdater data, men kun inde i eksisterende figurer. Når du opdaterer dataene, tilføjes eller fjernes figurer ikke.