Det kan være nyttigt at have en optælling af, hvor mange poster der er indeholdt i en rapport. I grupperede rapporter eller oversigtsrapporter kan du få vist en optælling af, hvor mange poster der er i hver gruppe. Eller du kan føje et linjenummer til hver post for at gøre det nemmere at referere til hver enkelt. I denne artikel forklares det trin for trin, hvordan du føjer optællinger og linjenumre til rapporten.
Hvad vil du foretage dig?
Tælle antallet af poster i en rapport eller gruppe
Layoutvisning giver dig den hurtigste måde at føje optællinger til rapporten på.
Tæl poster ved hjælp af layoutvisning
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning i genvejsmenuen.
-
Klik på et felt, du vil tælle. Hvis du vil sikre, at alle poster tælles, skal du klikke på et felt, som du ved ikke indeholder null-værdier, f.eks. et id-felt.
-
Klik på Totaler i gruppen Gruppering og totaler på fanen Design.
-
Gør et af følgende:
-
Hvis du vil tælle alle posterne i rapporten, uanset om der er en værdi i det valgte felt, skal du klikke på Tæl poster.
-
Hvis du kun vil tælle poster, for hvilke der er en værdi i det valgte felt, skal du klikke på Tæl værdier.
Bemærk!: Antal værdier er ikke tilgængelig for felter med følgende datatyper:
-
Lang tekst (Notat)
-
OLE-objekt
-
Hyperlink
-
Vedhæftet fil
-
-
-
Access føjer et tekstfelt til sektionen Rapportsidefod og angiver egenskaben Kontrolelementkilde til et udtryk, der udfører funktionen Antal . Hvis der er grupperingsniveauer i rapporten, tilføjer Access også et tekstfelt til hver gruppefod, der udfører den samme beregning.
Bemærk!: Hvis du bruger layoutvisning til at oprette en optælling af et bestemt felt, opbygger Access et udtryk, der kun tæller de poster, hvor det pågældende felt ikke er null. Hvis der f.eks. er 10 poster i rapporten, og du føjer antallet til et felt, der indeholder tre Null-værdier, vises 7 i tekstfeltet Antal – de talposter, der indeholder ikke-null-værdier. Du kan undgå dette ved kun at føje tællere til felter, der ikke tillader null-værdier (f.eks. id-felter), eller du kan redigere tekstfeltets kontrolelementkilde, så den altid tæller alle poster, uanset om de indeholder null-værdier eller ej. Gør følgende:
-
Markér det tekstfelt, der viser antallet. Hvis egenskabsarket ikke allerede vises, skal du trykke på F4 for at få det vist.
-
Klik på fanen Data.
-
I egenskabsfeltet Kontrolelementkilde skal du slette udtrykket og skrive =Count(*).
-
Gem rapporten, og skift til rapportvisning for at få vist resultaterne.
Tæl poster ved hjælp af designvisning
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik på Designvisning i genvejsmenuen.
-
Klik på Tekstfelt i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
-
Gør et af følgende:
-
Hvis du vil tilføje en optælling af alle poster i rapporten, skal du klikke på sektionen Rapporthoved eller Rapportfod, hvor du vil placere tekstfeltet.
-
Hvis du vil tilføje en optælling af alle posterne i hver gruppe i en grupperet rapport, skal du klikke på sektionen Gruppehoved eller Gruppefod, hvor du vil placere tekstfeltet.
-
-
Markér tekstfeltet, og tryk på F4 for at få vist egenskabsarket.
-
Klik på fanen Data.
-
Skriv =Count(*) i egenskabsfeltet Kontrolelementkilde.
Denne udtryk bruger funktionen Count til at tælle alle posterne i rapporten eller gruppen, selvom nogle felter i nogle poster er null. Hvis du kun vil tælle poster, hvor et bestemt felt ikke er null (f.eks. Leverandørnavn), skal du bruge følgende udtryk i stedet: =CDbl(Nz(Count([Leverandørnavn]),0)).
Tilføje et linjenummer for hver post i en rapport eller gruppe
Du kan nummerér elementer i rapporten. I en rapport over salg efter produkt kan det f.eks. være, at du vil have "1" foran det første element i en produktgruppe, "2" foran det andet element osv. Når den næste produktgruppe begynder, starter optællingen forfra og "1" foran det første element.
Du kan nummerér elementerne i rapporten ved hjælp af et beregnet kontrolelement og angive egenskaben Løbende sum .
-
Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.
-
Klik på Tekstfelt i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.
-
I sektionen Detaljer i rapporten skal du trække markøren for at oprette tekstfeltet og sørge for, at det er bredt nok til at rumme det største elementnummer.
Hvis du f.eks. sandsynligvis vil have hundrede ordrer, skal du have plads til mindst tre tegn (100). Hvis der vises et navn ud for tekstfeltet, skal du slette navnet ved at klikke på det og derefter trykke på Delete. Hvis du har placeret tekstfeltet nær venstre margen, kan navnet være skjult under tekstfeltet. Brug flyttehåndtaget i øverste venstre hjørne af tekstfeltet til at trække tekstfeltet til højre, så du kan se navnet. Derefter kan du klikke på navnet og trykke på Delete.
-
Markér tekstfeltet. Hvis egenskabsarket ikke allerede vises, skal du trykke på F4 for at få det vist.
-
Klik på fanen Alle . Skriv et navn i egenskabsfeltet Navn , f.eks . txtItemNumber.
-
Klik på fanen Data.
-
I egenskabsfeltet Løbende sum skal du vælge Over gruppe.
-
Skriv =1 i egenskabsfeltet Kontrolelementkilde.
-
Klik på fanen Formatér.
-
Skriv #i egenskabsfeltet Format. (et nummertegn efterfulgt af et punktum).
Dette formaterer linjenummeret med et punktum efter tallet.
-
Gem rapporten, og skift til rapportvisning for at få vist resultaterne.
