Hvis du vil have en Microsoft Word 2002-version af denne artikel,skal duse 294683 . Du kan få en Microsoft Word 97-version af denne artikel under141922.

DENNE ARTIKEL INDEHOLDER

Oversigt

Denne trinvise artikel beskriver, hvad brevfletning er, og hvordan du udfører en grundlæggende brevfletning for at oprette et standardbrev i Microsoft Word. Du kan finde flere oplysninger om udførelse af andre typer brevfletning, fletning med andre typer data og problemløsning ved at gennemse listen over artikler i afsnittet Relaterede artikler i denne artikel. Du kan få en beskrivelse af de ord, der bruges i denne artikel, i afsnittet Ordliste i denne artikel.

Hvad er brevfletning?

Brevfletning er en funktion i Word. Med brevfletning kan du flette standardoplysninger (f.eks. et standardbrev) med variable oplysninger (f.eks. en database med navne og adresser på kunder). På denne måde kan du have dokumenter, der er næsten identiske: indholdet af dokumenterne er det samme for hver kunde, men hvert dokument er tilpasset til en bestemt person i databasen. Der er tre hovedkomponenter i en brevfletning:

  • Hoveddokumentet, der indeholder standardoplysningerne: tekst og grafik. Hoveddokumentet bestemmer også formatet af det flettede dokument. f.eks. standardbrev, konvolutter eller etiketter.

  • Datakilden, der indeholder variable oplysninger: en liste over navne og adresser, f.eks.

  • Det flettede dokument, der indeholder kombinationen af standardtekst og variable oplysninger.

Hoveddokumentet indeholder den standardtekst og grafik, du vil bruge i alle versioner af det flettede dokument. I hoveddokumentet indsætter du særlige instruktioner, kaldet fletfelter, for at angive, hvor du vil have vist variable oplysninger. Når du fletter oplysningerne i datakilden med hoveddokumentet, erstatter de variable oplysninger fletfelterne med de tilpassede oplysninger. Resultatet er det flettede dokument, der indeholder kombinationen af standardtekst og variable oplysninger. Datakilden indeholder de oplysninger (f.eks. navne, adresser og telefonnumre), der varierer med hver version af dokumentet. I de fleste tilfælde kan du gemme dine data i et Word dokument, men Word genkender også andre formater. Datakilden kan f.eks. være et Microsoft Excel-regneark, en Microsoft Access-database eller en kommasepareret variabelfil (CSV). Datakilden er konfigureret med en kolonneoverskrift (også kaldet en overskriftspost) og dataposter. Kolonneoverskriften er det første element i datakilden. Den indeholder de feltnavne, der identificerer de variable oplysninger. Dataposterne indeholder de tilpassede oplysninger. Hver datapost består af et eller flere felter, afhængigt af hvor mange variable oplysninger du har for hver enkelt. Dette sæt oplysninger udgør én datapost. Brevfletningsprocessen har fire hovedtrin:

  1. Åbn eller opret hoveddokumentet.

  2. Åbn eller opret datakilden.

  3. Rediger hoveddokumentet.

  4. Udføre fletningen.

Følgende procedure viser, hvordan du opretter et standardbrev, vedhæfter det til en datakilde, formaterer det og fletter dokumenterne. Fremgangsmåden til oprettelse af flettede konvolutter eller etiketter er den samme. Du kan finde flere oplysninger i den relevante artikel, der er angivet i afsnittetRelaterede artikler i denne artikel.

Trin 1: Åbne eller oprette hoveddokumentet

  1. Hvis du har et dokument, der indeholder den standardtekst, du vil bruge, skal du åbne det. Hvis du vil oprette et nyt standardbrev, og der ikke vises et tomt dokument i øjeblikket, skal du klikke på Ny på værktøjslinjen Standard.

  2. Klik på Brevfletning i menuen Funktioner.

  3. Klik på Opret i området Hoveddokument i dialogboksen Brevfletningshjælper.

  4. Klik på Standardbreve. Du bliver bedt om enten at bruge det aktive vindue til hoveddokumentet eller oprette et nyt hoveddokument. Klik på Aktivt vindue. Det aktive dokument bliver hoveddokumentet til brevfletning.Word vender tilbage til Brevfletningshjælper.

  5. Gå til Trin 2: Åbn eller Opret datakilden.

Trin 2: Åbn eller opret datakilden

Når du åbner eller opretter en datakilde ved hjælp af Hjælp til brevfletning, fortæller du Word at bruge et bestemt sæt variable oplysninger til fletningen. Brug en af følgende metoder til at knytte hoveddokumentet til datakilden.

Metode 1: Hvis du skriver navne og adresser for første gang

Hvis du vil oprette en ny database, skal du følge disse trin:

  1. Klik på Hent data i området Datakilde i dialogboksen Hjælp til brevfletning.

  2. Klik på Opret datakilde. Dialogboksen Opret datakilde vises. I denne dialogboks kan du angive de feltnavne, der skal medtages i datakilden. Feltnavnene i feltet Kolonneoverskrift viser feltnavne, der ofte bruges i standardbreve, adresseetiketter og konvolutter. Du kan fjerne de felter, du ikke ønsker, ved at markere dem ét ad gangen og derefter klikke på Fjern feltnavn. Hvis du vil oprette nye feltnavne, skal du skrive det nye feltnavn i feltet Feltnavn og derefter klikke på Tilføj feltnavn. Når du er færdig med at oprette nye felter og fjerne felter, du ikke ønsker, skal du klikke på OK.

  3. Dialogboksen Gem som vises. Skriv det navn, du vil give datakilden, i feltet Filnavn, og klik derefter på Gem.

  4. Når du bliver bedt om enten at redigere datakilden eller konfigurere hoveddokumentet, skal du klikke på Rediger datakilde.

  5. Når dialogboksen Dataformular vises, skal du skrive dine oplysninger i formularen. Hvis der ikke er nogen oplysninger om et bestemt felt, skal du lade feltet være tomt. Som standard springer Word tomme felter over, så fletningen påvirkes ikke, hvis der er tomme poster i dataformularen. Sættet af oplysninger i hver formular udgør én datapost.

  6. Når du har skrevet oplysningerne for en post, skal du klikke på Tilføj ny for at gå til den næste post.

  7. Når du har tilføjet alle dine data, skal du klikke på OK for at vende tilbage til hoveddokumentet. Bemærk værktøjslinjen Brevfletning.

  8. Gem hoveddokumentet. Når du gemmer hoveddokumentet på dette tidspunkt, gemmer du også datakilden og vedhæfter den til hoveddokumentet.

  9. Gå til Trin 3: Rediger hoveddokumentet.

Metode 2: Hvis du bruger en eksisterende datakilde

Hvis du vil bruge en eksisterende datakilde, skal du følge disse trin:

  1. Klik på Hent data i dialogboksen Hjælp til brevfletning.

  2. Klik på Åbn datakilde.

  3. I dialogboksen Åbn datakilde skal du markere den fil, der indeholder de variable oplysninger, du vil bruge, og derefter klikke på Åbn. BEMÆRK! Hvis datakilden ikke er angivet på listen over filer, skal du vælge det relevante drev og den relevante mappe. Hvis det er nødvendigt, skal du vælge den relevante indstilling i feltet Liste over filtyper. Markér filen, og klik derefter på Åbn.Word giver dig følgende meddelelse:

    Word fandt ingen fletfelter i hoveddokumentet. Vælg knappen Rediger hoveddokument for at indsætte fletfelter i hoveddokumentet.

  4. Klik på Rediger hoveddokument for at vende tilbage til hoveddokumentet. Bemærk værktøjslinjen Brevfletning.

  5. Gem hoveddokumentet. Når du gemmer hoveddokumentet på dette tidspunkt, gemmer du også datakilden og vedhæfter den til hoveddokumentet.

  6. Gå til Trin 3: Rediger hoveddokumentet.

Trin 3: Rediger hoveddokumentet

I trin 1 valgte du enten at åbne et eksisterende dokument eller at oprette et nyt. Brug en af følgende metoder baseret på den markering, du foretog i trin 1.

Metode 1: Hvis du bruger et eksisterende dokument

  1. Klik på det placering, hvor du vil indsætte oplysningerne fra datakilden.

  2. Klik på Indsæt fletfelt på værktøjslinjen Brevfletning, og klik derefter på det fletfelt, du vil bruge. BEMÆRK! Sørg for at skrive eventuelle mellemrum eller tegnsætningstegn, der skal være mellem to fletfelter eller efter et fletfelt. Du kan også formatere (anvende fed eller kursiv formatering på) fletfelterne på samme måde som med almindelig tekst.

  3. Gentag trin 1 og 2 for hvert fletfelt, du vil føje til dokumentet.

  4. Når du er færdig med at redigere hoveddokumentet, skal du klikke på Gem eller Gem som i menuen Filer. Navngiv filen, og klik derefter på Gem.

  5. Gå til Trin 4: Udfør fletningen.

Metode 2: Hvis du bruger et nyt hoveddokument

  1. Skriv eller tilføj tekst og grafik, du vil medtage i brevet.

  2. Hver gang du kommer til et sted, hvor du vil indsætte oplysninger fra datakilden, skal du klikke på Indsæt fletfelt på værktøjslinjen Brevfletning og derefter klikke på det fletfelt, du vil bruge.BEMÆRK! Sørg for at skrive eventuelle mellemrum eller tegnsætningstegn, der skal være mellem to fletfelter eller efter et fletfelt. Du kan også formatere (anvende fed eller kursiv formatering på) fletfelterne på samme måde som med almindelig tekst.

  3. Når du er færdig med at redigere hoveddokumentet, skal du klikke på Gem eller Gem som i menuen Filer. Navngiv filen, og klik derefter på Gem.

  4. Gå til Trin 4: Udfør fletningen.

Trin 4: Udfør fletningen

  1. Klik på Brevfletning i menuen Funktioner.

  2. Klik på Flet under Flet data med dokumentet.

  3. Klik på Flet til i dialogboksen Flet, og vælg Nyt dokument for at få vist det flettede dokument på skærmen. Hvis du vil udskrive det flettede dokument, skal du klikke på Udskriv i menuen Filer. BEMÆRK! I feltet Flet til skal du vælge Printer, hvis du vil sende det flettede dokument til printeren uden først at få det vist på skærmen.

  4. Klik på Flet.

Glossar

Standardtekst. Generiske oplysninger, der gentages i hvert standardbrev, adresseetiket, konvolut eller katalog. Datafelt. En kategori af oplysninger i en datakilde. Et datafelt svarer til én kolonne med oplysninger i datakilden. Navnet på hvert datafelt er angivet i den første række (kolonneoverskriften) i datakilden. "Postnummer" og "Efternavn" er eksempler på datafeltnavne. Datapost. Et komplet sæt relaterede oplysninger i en datakilde. En datapost svarer til én række med oplysninger i datakilden. Alle oplysninger om én klient på en adresseliste i en klient er et eksempel på en datapost. Datakilde. En datakilde er en fil, der indeholder de data, der varierer i hver kopi af et flettet dokument. En datakilde kan f.eks. indeholde navn og adresse på hver modtager af et standardbrev. Afgrænset. En tekstfil, hvor datafelter er adskilt (eller afgrænset) af tabulatortegn eller kommaer, og dataposter, der er afgrænset af afsnitstegn. Kolonneoverskrift. Den første række (eller post) i en brevfletningsdatakilde. Kolonneoverskriften indeholder feltnavnene for kategorierne af oplysninger i datakilden. f.eks. "Navn" og "By". Kolonneoverskriften kan også gemmes i et separat dokument, der kaldes overskriftskilden. Hoveddokument. I en brevfletningshandling er det dokument, der indeholder den tekst og grafik, der forbliver den samme for hver version af det flettede dokument. afsenderadressen og brødteksten i et standardbrev. Fletfelt. En pladsholder, som du indsætter i hoveddokumentet. Fletfelter dirigerer Microsoft Word, hvor du kan indsætte bestemte oplysninger fra datakilden. Indsæt f.eks. fletfeltet "By" for at få Word indsætte et bynavn, f.eks. "Paris", der er gemt i datafeltet By. Flettet dokument. Det dokument, der oprettes ved at flette dataene fra datakilden til hoveddokumentet.

Referencer

Yderligere ressourcer

supportressourcer til Word brevfletningDu kan finde flere oplysninger om brevfletning ved at klikke på Microsoft Word Hjælp i menuen Hjælp, skrive brevfletning i Office-assistenten eller Smart søgning og derefter klikke på Søg for at få vist de emner, der returneres.

Relaterede artikler

Yderligere oplysninger om brevfletning finder du ved at klikke på nedenstående artikelnumre for at få vist artiklerne i Microsoft Knowledge Base:

212322 SÅDAN: Designe og konfigurere brevfletningsdata i Microsoft Word 2000

212017 SÅDAN gør du: Brug brevfletning til at oprette konvolutter i Word 2000

212034 SÅDAN gør du: Oprette adresseetiketter ved hjælp af brevfletning i Word 2000

212029 SÅDAN gør du: Oprette en brugerdefineret etiket eller ændre en eksisterende etiket i Word 2000

212012 WD2000: Sådan tvinges tekst til at starte på samme linje i flettet brev

211363 WD: Sådan angives flere betingelser med en indlejret HVIS

212314 SÅDAN gør du: Bruge en Excel-datakilde til brevfletning i Word 2000

214183 SÅDAN gør du: Bruge brevfletning med en Access-parameterforespørgsel i Word 2000

211190 SÅDAN bruger du Access 2000-data i Word 2000

211206 SÅDAN gør du: Brug Outlook Express-adressekartoteket i en brevfletning i Microsoft Word

212379 WD2000: Sådan konverteres WordPerfect 6.x-datafiler og adressekartoteker

212334 WD2000: Sådan konverteres data i én kolonne til en tabel

211702 WD2000: Sådan konverteres WordPerfect-flettedata

214827 WD: Sådan bruges indlejrede HVIS-felter i et brevfletningsdokument

264722 WD2000: Sådan undertrykker du tomme linjer under en brevfletning

211303 Sådan bruges brevfletning til at oprette en liste sorteret efter kategori i Word 2000

211293 SÅDAN gør du: Ændre formateringen for modtageradresse eller afsenderadresse i Word 2000

212078 Sådan føjer du grafik eller logo til hver etiket i Word 2000

212358 WD2000: Flette datakilden kan ikke vedhæftes eller flettes

212263 WD2000: Fejlmeddelelse: Word kunne ikke åbne <fil Name.doc> som en data- eller overskriftskilde, fordi det er hoveddokumentet for aktiv brevfletning

212125 WD2000: Fejlmeddelelse: 'Fejl! Referencekilden blev ikke fundet' med et tomt Spørg- eller Fillin-felt

211729 WD2000: ErrMsg: "Word kunne ikke flette hoveddokumentet med datakilden, fordi dataposterne var tomme, eller ingen dataposter matchede dine forespørgselsindstillinger."

242339 WD2000: Forkert stavet Word ikke markeret ved stavekontrol af flettet dokument til brevfletning

211437 WD2000: Hoveddokumenter til brevfletning og datadokumenter, der ikke er gemt i baggrunden

240854 WD2000: Begrænsninger ved konvertering af WordPerfect 5.x-dokumenter

211727 WD2000: Hoveddokumentet til brevfletning gendannet til Normal Word-dokument

189196 WD2000: Fejlmeddelelse: "<hoveddokument filnavn> er et hoveddokument til brevfletning" ved hjælp af Outlook 97 eller Schedule+

212354 WD2000: Tegnformatering i datakilde bevares ikke efter fletning

212068 WD2000: Store og små bogstaver anvender ikke formatering på fletfelter

220250 WD2000: Fejlmeddelelse: Felter er indlejret for dybt i brevfletning

211322 WD2000: Standardfeltnavne kan ikke ændres i Hjælp til brevfletning

214157 WD2000: Kan ikke erstatte alle forekomster af ugyldigt MERGEFIELD-felt

211651 WD2000: Der vises et tomt område, hvis feltet er tomt i brevfletning

264892 WD2000: Tom linje undertrykkes ikke i en betinget brevfletning

270623 OLEXP: Sådan bruges Outlook Express-adressekartoteket i en brevfletningsprocedure

192258 Sådan udfører du en brevfletning med din kontaktliste i Outlook 2000

Facebook LinkedIn E-mail

Har du brug for mere hjælp?

Vil du have flere indstillinger?

Udforsk abonnementsfordele, gennemse kurser, få mere at vide om, hvordan du sikrer din enhed og meget mere.

Microsoft 365-abonnementsfordele

Microsoft 365-kurser

Microsoft-sikkerhed

Center for tilgængelighed