Sådan kommunikerer du via forskellige distributionskanaler

Microsoft Viva Amplify giver dig mulighed for at sende en besked via flere kommunikationsplatforme for at forstærke din interne kommunikation. Gennem Viva Amplify kan du oprette én meddelelse og ændre den, så den passer til forskellige distributionskanaler som f.eks. Outlook, SharePoint-sider og nyheder, Teams og Viva Engage (kommer snart). Med så mange muligheder kan det være en udfordring at identificere det bedste format for hver kanal. Hvis du identificerer, hvilke formater der fungerer bedst, kan det hjælpe med at forbedre engagementet på tværs af organisationen.

Outlook
SharePoint
Teams
Viva Engage

Outlook

Mail er praktisk til jævnligt planlagte, formelle meddelelser, der kan påvirke flere grupper af personer. Mails er statiske meddelelser, der ikke kan opdateres, når de er sendt, så det er bedst at dele indhold, der ikke kræver konstante opdateringer og ændringer via mail. Overvej at bruge mail til at kommunikere ting som virksomhedsopdateringer, nye medarbejderintroduktioner og hurtige statusopdateringer.

Fordele ved at kommunikere via mail

Mailkommunikation kan skaleres. Modtagere af en mail kan dele med alle, der har en mailadresse, og dine læsere kan interagere ved at besvare eller videresende mailen til en bredere målgruppe. Derfor kan dine mails læses af dine direkte modtagere og kan også ses af dem, der blev videresendt mailen. Mails er også gode værktøjer til registrering og sporing af værdifulde samtaler.

Når du udformer en mail, kan du føje links til andet indhold som f.eks. SharePoint-sider og -billeder for at give ekstra værdi.

Ting, du bør overveje, når du kommunikerer via mail

Mails kan ikke være ikke-sendte. Hvis der foretages en fejl, skal afsenderen sende en opfølgende mail med tilsigtede rettelser eller tilbagekaldelse og derefter sende meddelelsen igen med rettelser. Det er god praksis omhyggeligt at korrekturlæse din mail, før du sender, for at sikre, at alle oplysninger er nøjagtige.

Mails er statiske, hvilket betyder, at oplysningerne ikke kan fjernes eller opdateres, og alle sendte oplysninger repræsenterer de mest nøjagtige oplysninger, der er tilgængelige på det pågældende tidspunkt.

Mails kan filtreres fra en læsers indbakke, hvilket får meddelelser til at blive ignoreret eller ulæst.

Få mere at vide om bedste fremgangsmåder, når du skriver gode mails med Outlook.

Bedste fremgangsmåder til kommunikation med Outlook

Tone af stemme	Hold mails professionelle, informative og brugervenlige Overvej dit publikum, når du udformer dit budskab, og basis din tone omkring emnet.
Længde	Hold mails korte og enkle. Opsummer dine hovedpunkt(r) i de første par sætninger startende med den vigtigste.
Struktur	Hvis der er et tydeligt handlingspunkt for dit publikum, kan du bruge emnelinjen til tydeligt at angive det. Identificer, hvem du adresserer i din hilsen. Start med din hovedmeddelelse efterfulgt af yderligere oplysninger. Brug korrekt afstand, nummerering eller punkttegn til at adskille vigtige punkter. Hold din mailsignatur kort, professionel og uden grafik, hvis det er muligt.
Måder at øge engagementet på	Fremhæv dit handlingsopkald ved at føje det til emnelinjen, føje det til den første tredjedel af din mail, angive det separat og nemt synligt og gøre det med fed eller fremhævet. Engage dit publikum ved at stille spørgsmål i din mail.
Måder at måle engagement på	Mailengagement kan måles ved at registrere svar og fuldførelser af opkaldet til handling.

SharePoint

Når du kommunikerer via SharePoint, kan meddelelser udformes med dynamisk indhold, der ofte kan ændres. Ved at kommunikere i SharePoint kan du inkorporere side temaer, webdele og varemærkede tilpasninger for at skabe interaktive elementer, der øger mulighederne for læserengagement.

Brug en SharePoint-side til at kommunikere med din målgruppe

En SharePoint-side er en webside på et SharePoint-websted, der bruger en lang række elementer som knapper, links, videoer, billeder og meget mere til at udarbejde og publicere en meddelelse, der kan opdateres og ændres, efterhånden som tiden går (f.eks. vigtige begivenheder eller politikændringer). Sider kan besøges af alle, der har adgang til at få vist det websted, siden oprettes på.

Få mere at vide om at oprette en moderne SharePoint-side.

Brug et SharePoint-nyhedsindlæg til at kommunikere med dit publikum

Et SharePoint-nyhedsindlæg er en SharePoint-side, der vises i Viva Connections-feedet og på andre sider, der bruger webdelen Nyheder, herunder en organisations hubside. Du kan nemt konvertere en hvilken som helst SharePoint-side til et nyhedsindlæg. Nyhedsindlæg giver dig også mulighed for at målrette dine oplysninger mod bestemte demografier, der er blevet kategoriseret i din organisation, f.eks. et marketingteam, et HR-team eller ledelse. Denne målretning til målgruppe giver forfatteren mulighed for at tilpasse, hvem der får vist deres nyhedsindlæg, når det er publiceret.

Få mere at vide om at oprette og dele et SharePoint-nyhedsindlæg.

Få mere at vide om målretning af målgrupper i SharePoint.

Fordele ved at kommunikere via SharePoint

Meddelelser, der er udformet i SharePoint, kan nemt ændres eller opdateres så ofte, som det er nødvendigt. SharePoint giver dig også mulighed for at få vist sideanalyser og ændre tilladelsesindstillinger. Endnu vigtigere er det, at SharePoint giver brugeren mulighed for at medtage opkald til handlinger ved hjælp af webdelen Kald til handling, der inspirerer brugerne til at engagere sig. Ved hjælp af dynamiske webdele kan du bede læseren om at interagere yderligere ved at rulle gennem billeder, interagere med diagrammer, få adgang til eksterne ressourcer via links og give læserne mulighed for at synes godt om og give feedbackkommentarer til SharePoint-siden. SharePoint giver dig også mulighed for at få vist sideanalyse og ændre tilladelsesindstillinger for at styre, hvem der har adgang til dit websted.

Ting, du bør overveje, når du kommunikerer via SharePoint

Læserne skal have adgang til at få vist det websted, hvor siden eller nyhedsindlægget er slået op. Selvom brugerne kan anmode om adgang til dit websted, afventer deres anmodning, indtil nogen svarer.

Bedste fremgangsmåder til kommunikation med SharePoint

Tone af stemme	Tonen i din kommunikation via SharePoint bør være i overensstemmelse med virksomhedens brandvejledning. Tone vil også afhænge af emnet og målet for kommunikationen. Kommunikation via SharePoint er typisk venlig og uformel. Tonen i en SharePoint-side eller et nyhedsindlæg skal stemme overens med tonen på SharePoint-webstedet, som siden eller nyhedsindlægget slås op på.
Længde	SharePoint-sider passer til længere meddelelser, der består af to eller flere emner. Overvej at opdele store meddelelser i mindre, visuelt segmenterede sektioner på din SharePoint-side for at gøre meddelelsen fordøjelig for dit publikum.
Struktur	Brug SharePoint-sidesektioner, skabeloner og webdele til at opfordre læserne til at interagere med oplysninger via knapper, videoer, billedgallerier, formularer, dokumentbiblioteker og meget mere. Skabeloner er et godt grundlag at starte fra. Brug webdele til at generere engagerende og interaktive meddelelser.
Måder at øge engagementet på	Gør brug af webdele og tekstformatering til at udforme noget, der er let at læse og visuelt tiltalende. Medtag en sidetitel, der indeholder nok oplysninger om emnet og eventuelle opkald til handling. Brug webdelen call-to-action til at inspirere brugerne til at handle ved at klikke på et link efter eget valg.
Måder at måle engagement på	Du kan bruge SharePoint-sideanalyse til at måle engagementet.

Teams

Teams er perfekt til hurtig kommunikation, der når ud til medlemmer af organisationen uden at afbryde deres arbejdsflow.

Fordele ved at kommunikere via Teams

Medarbejdere i mange organisationer bruger det meste af deres arbejdsdag med Teams åben. Når du kommunikerer via Teams, vil du derfor sandsynligvis kontakte folk hurtigt, da de ikke behøver at åbne en anden app eller side for at få vist dit indlæg.

Ting, du bør overveje, når du kommunikerer via Teams

Afhængigt af hvordan din organisation bruger Teams, kan personer modtage mange Teams-meddelelser hver time. Det er vigtigt at få dine Teams-indlæg til at skille sig ud, så de tiltrækker opmærksomhed og ikke ignoreres.

Bedste fremgangsmåder for kommunikation med Teams

Tone af stemme	Anvend en venlig og afslappet tone, når du skriver Teams-meddelelser. Overvej at bruge emojis til at illustrere følelser og tilføje farverige, sjove elementer til dit budskab.
Længde	Hold Teams-indlæg korte og nemme at scanne. Opsummer vigtige punkter, og opret et link til yderligere oplysninger, når det er nødvendigt.
Struktur	Start indlæg med dit vigtigste punkt. Brug formateringsværktøjet til at formatere tekst og tilføje punkttegn til indlæg med flere vigtige punkter. Angiv en kort oversigt og et link, når du refererer til eksisterende indhold (f.eks. en SharePoint-side eller -artikel). Overvej at føje karakter til dine meddelelser ved hjælp af GIF-filer, illustrationer og billeder, der leveres af Teams.
Måder at øge engagementet på	Få læserne til at interagere med dit Teams-indlæg ved at stille spørgsmål eller ved at opfordre dem til at synes godt om og kommentere under dit indlæg. Opret afstemninger, eller stil spørgsmål, så alle kan se og interagere med svarene fra andre læsere. Brug @mentions til at få opmærksomhed fra bestemte personer eller grupper af personer.
Måder at måle engagement på	Hold styr på Teams-reaktioner, f.eks. tommelfingre. Vær opmærksom på de samtaler, der foregår i dit indlæg.

Viva Engage (kommer snart)

Viva Engage er en kommunikationsplatform, der forbinder personer på tværs af en organisation ved at give dem mulighed for at opbygge fællesskaber, dele oplysninger og engagere medarbejdere og bringe folk sammen for hurtigt at nå fælles mål og få adgang til oplysninger. Viva Engage giver alle medlemmer af en organisation mulighed for at stille spørgsmål offentligt, loope i eksperter og deltage i social diskurs om en række forskellige emner.

Organisationsledere kan bruge Viva Engage til at skabe kultur og justere en organisation ved at hoste begivenheder for hele virksomheden via live- og on-demand-video. Communicators kan også oprette sociale kampagner, der kan informere og tænde virkningsfulde samtaler på tværs af en organisation.

Fordele ved at kommunikere via Viva Engage

Viva Engage er en fantastisk kommunikationsplatform til at styrke og fremme samarbejdet mellem medarbejdere på tværs af en organisation. Community-medlemmer kan åbent samarbejde, dele ideer, oplysninger og oprette forbindelse til fælles interesser.

Når du kommunikerer med medarbejdere via Viva Engage, kan kommunikatorer nemt tilskynde til og måle engagement efter....

Din organisation kan se, hvor meget engagement et bestemt emne genererer, ved at hvor mange personer der har set indlægget, og give brugerne en måde at reagere på indholdet i meddelelsen på enten via kommentarer, synes godt om eller reaktion. Engagement kan fremmes yderligere ved at mærke personer ved hjælp af @ og deres navn; underrette dem om den igangværende samtale og opfordre dem til at deltage.

Få mere at vide om antal visninger.

Ting, du bør overveje, når du kommunikerer via Viva Engage

Når du kommunikerer gennem Viva Engage, er det vigtigt at holde oplysningerne korte og enkle. Del links til længere former for indhold, og opfordr brugerne til at interagere ved at stille spørgsmål til publikum, opfordre læserne til at synes godt om, kommentere og dele dit Viva Engage indlæg og inkorporere interaktive elementer som afstemninger og undersøgelser.

Hold tonen i dine Viva Engage indlæg venlige, informative og afslappede. Afhængigt af organisationens størrelse og kommunikationsskala kan det være nyttigt at have en redaktør eller to, der kan overvåge indlæg og vejlede samtalen, hvis den begynder at komme væk fra emnet, skifte til et polariserende emne eller deaktivere kommentarer, hvis det er nødvendigt.

Vær respektfuld, hvis du kritiserer en andens syn, ikke dækker emner, der kunne skam eller fremmedgøre andre, og undgå polariserende emner som politik og religion. Slå ikke noget op, der er privat, fortroligt eller udtaler en bestemt part på en negativ måde.

Tone af stemme	Se din virksomheds brandvejledning, der er specifik for din organisation. Tonen i dit indlæg skal være venlig, informativ og afslappet. Vær respektfuld, hvis du kritiserer. Du må ikke dække emner, der kan skam eller fremmedgøre dine læsere, og undgå polariserende emner som politik eller religion. Slå ikke noget op, der er privat eller fortroligt. Undgå at synge en bestemt part ud på en negativ måde.
Længde	Hold indlæg korte og nemme at scanne. Opsummer vigtige punkter, og opret et link til yderligere oplysninger, når det er nødvendigt.
Struktur	Start indlæg med dit vigtigste punkt. Angiv en kort oversigt og et link, når du refererer til eksisterende indhold (f.eks. en SharePoint-side eller -artikel). Brug billeder og video, når det er nødvendigt. Brug @mentions og hashtags til at få opmærksomhed fra bestemte personer eller grupper af personer.
Måder at øge engagementet på	Få læserne til at interagere med dit indlæg ved at stille spørgsmål eller ved at opfordre dem til at synes godt om, dele og skrive kommentarer. Tilskynd dine medlemmer til at invitere andre personer til dit Viva Engage community. Opret afstemninger, eller stil spørgsmål, så alle kan se og interagere med svarene fra andre læsere.
Måder at måle engagement på	Vær opmærksom på de samtaler, der foregår i dit indlæg.