Sådan lukker du regnskabsåret i Small Business Accounting 2006, Accounting Express og Accounting Professional

Trin 1: Udfør nogle opgaver ved årets afslutning manuelt

Før du lukker regnskabsåret, skal du manuelt udføre følgende opgaver:

• Ryd forudbetalte udgifter

• Afstemme bankkonti

• Afstemme kreditkortkonti

• Registrere afskrivninger

• Juster lager

Trin 2: Justere journalposter

Foretag følgende justeringer af journalposter:

• Ret eventuelle fejl, der opstod, da du registrerede en transaktion.

• Tildel indtægter til den periode, hvor indtægter blev optjent.

• Tildel udgifter til den periode, hvor udgifterne opstod.

Hvis du vil foretage justeringer af journalposter, skal du klikke på Ny journalpost i menuen Firma.

Trin 3: Undersøg databasen for fejl

BEMÆRKNINGER

• Sørg for, at ingen har firmadatabasen åben.

• Udfør dette trin på den computer, hvor databasen er placeret.

Hvis du vil undersøge databasen for fejl, skal du følge disse trin:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional, og åbn derefter en firmadatabase med undtagelse af den database, du vil undersøge.

2. I menuen Filer skal du pege på
   Hjælpeprogrammerog derefter klikke på Dataværktøjer.

3. Klik på fanen Avancerede værktøjer, og klik derefter på Reparer .

4. Vælg den database, du vil undersøge for fejl, og klik derefter på Reparer.

5. Hvis du modtager en meddelelse om, at alle forbindelser til databasen lukkes, skal du klikke på Ja.

6. Hvis der ikke bliver fundet nogen fejl, skal du klikke på OK. Hvis der bliver fundet fejl, skal du gennemse dem og derefter foretage de nødvendige justeringer.

7. Klik på Luk to gange.

Trin 4: Sikkerhedskopier firmadatabasen, før du lukker regnskabsåret

Bemærk!

• Sørg for, at ingen har firmadatabasen åben undtagen på den computer, hvor databasen er placeret.

• Udfør dette trin på den computer, hvor databasen er placeret.

Hvis du vil sikkerhedskopie firmadatabasen, skal du følge disse trin:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional, og åbn derefter den firmadatabase, du vil sikkerhedskopie.

2. I menuen Filer skal du pege på
   Hjælpeprogrammerog derefter klikke på Dataværktøjer.

3. På fanen Grundlæggende værktøjer skal du klikke på
   Sikkerhedskopiering.

4. Klik på Gennemse.

5. Skriv et navn til filen, og klik derefter på
   Gem.
   
   Bemærk Standardfiltypen er Komprimeret sikkerhedskopifil (*.zip). Standardfilplaceringen er på følgende sti:

   Dokumenter\Small Business Accounting\Backups

6. Hvis du vil begrænse adgangen til sikkerhedskopien, skal du skrive en adgangskode i feltet Adgangskode og derefter skrive adgangskoden igen i feltet Bekræft adgangskode.

7. Klik på OK.

8. Når du modtager meddelelsen om, at sikkerhedskopieringen blev gennemført, skal du klikke på OK.

9. Klik på Luk.

Trin 5: Udskriv en rapport med en prøvesaldo, før du lukker regnskabsåret

Angiv alle transaktioner for året, før du udskriver rapporten Prøvesaldo. Hvis du angiver yderligere transaktioner senere, skal du udskrive en ny saldo for prøveabonnementet. Denne rapport viser alle konti og saldi fra en bestemt dato.

1. I menuen Rapporter skal du pege på Firma og Finansiel og
   derefterklikke på Prøvesaldo.

2. På listen Som på værktøjslinjen skal du klikke på
   Brugerdefineret.

3. Skriv den ønskede dato i feltet Dato, eller vælg datoen i kalenderen.

4. Klik på Opdater rapport i menuen Vis.

5. Klik på Udskriv i menuen
   Filer.

Trin 6: Udskriv påkrævede årsopgørelser

De mest almindelige finansielle oversigter er følgende:

• Balance Sheet

• Overskud og tab

• Kontoudtog Flow pengestrømme

Du kan finde disse rapporter ved at pege på Firma og Finansiel i menuen Rapporter og derefter klikke på den ønskede rapport.

• Udskriv rapporten Balance for den sidste dag i regnskabsåret. Hvis du vil angive datoen, skal du vælge de korrekte værdier på listen Fra og
  Dato på værktøjslinjen. På listen Rapportbasis skal du vælge enten
  Kontanter eller Periodisering,afhængigt af den regnskabsmetode, virksomheden bruger.

• For rapporten Overskud og tab skal du vælge et datointerval, der svarer til den første og sidste dag i regnskabsåret. For at gøre dette skal du vælge de korrekte værdier
  fra listen Datointerval, Fra-listen og
  Til-listen på værktøjslinjen. På listen Rapportbasis skal du
  vælge Kontanter eller Periodisering,afhængigt af den regnskabsmetode, virksomheden bruger.

• I rapporten Kasseopgørelse Flow skal du vælge et datointerval, der svarer til den første og sidste dag i regnskabsåret. For at gøre dette skal du vælge de korrekte værdier fra listen Datointerval, Fra-listen og Til-listen på værktøjslinjen.

Trin 7: Konfigurer et nyt regnskabsår

Du skal oprette et nyt regnskabsår, så du er klar til at angive transaktioner for det næste år.

1. Klik på Administrer regnskabsår i menuen Firma.

2. Klik på Nyt regnskabsår. En standarddato udfylder feltet Starten af regnskabsåret. Denne dato er baseret på den sidste dato i det forrige regnskabsår. Du kan ikke ændre denne dato.

3. I feltet Luk regnskabsår skal du skrive den sidste dag i det næste regnskabsår eller vælge datoen i kalenderen.

4. Klik på OK.

Trin 8: Luk regnskabsåret

Du kan have et ubegrænset antal åbne regnskabsår. Når du lukker regnskabsår, skal du lukke dem i kronologisk rækkefølge. Når du lukker et regnskabsår, sker følgende aktiviteter:

• Saldoen på konti er sammenlagt, og saldoen fortsættes som begyndelsen af saldoen for det næste år.

• Journalindtastninger oprettes for at nulstille alle konti til indtægter og udgifter. Forskellen opslås til kontoen Bevaret indtægt.

• Status for regnskabsår er indstillet til lukket.

Hvis du vil lukke regnskabsåret, skal du følge disse trin:

1. Klik på Administrer regnskabsår i menuen Firma.

2. Vælg det år, du vil lukke, på listen Liste over perioder, og klik derefter på Luk regnskabsår.

3. Hvis du bliver bedt om at flytte nettoindtægt til kontoen Bevaret indtægt, skal du klikke på Ja.

Trin 9: Udskriv en rapport over prøvesaldoen, når du lukker regnskabsåret

Hvis du vil udskrive rapporten Saldo på prøveabonnement, skal du følge disse trin:

1. I menuen Rapporter skal du pege på Firma og Finansiel og
   derefterklikke på Prøvesaldo.

2. I feltet Fra skal du klikke på
   Brugerdefineret.

3. Skriv den første dag i det næste regnskabsår i feltet Dato, eller vælg datoen i kalenderen.

4. Klik på Opdater rapport i menuen Vis.

5. Klik på Udskriv i menuen
   Filer.

6. Sammenlign denne rapport med rapporten Prøvesaldo, som du har oprettet i afsnittet "Udskriv en prøvesaldorapport, før du lukker regnskabsår". Kontrollér følgende:
   

   • Saldoen videresendes til det næste år.

   • Saldoen på indtægts- og udgiftskonti er nul, og forskellen opsloges på kontoen Bevaret indtægt.

   • De samlede debetbeløb og de samlede kreditter i rapporten Prøvesaldo, som du udskrev, efter at du har lukket regnskabsåret, svarer til de samlede debetbeløb og de samlede kreditter i rapporten om prøvesaldo, som du udskrev, før du lukkede regnskabsåret.

7. Hvis du skal justere poster, skal du klikke på Ny journalposti menuen Firma.

Trin 10: Sikkerhedskopier firmadatabasen, når du har lukket regnskabsåret

Bemærk!

• Sørg for, at ingen har firmadatabasen åben.

• Udfør dette trin på den computer, hvor databasen er placeret.

Hvis du vil sikkerhedskopie firmadatabasen, skal du følge disse trin:

1. Start Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional, og åbn derefter den firmadatabase, du vil sikkerhedskopie.

2. I menuen Filer skal du pege på
   Hjælpeprogrammerog derefter klikke på Dataværktøjer.

3. På fanen Grundlæggende værktøjer skal du klikke på
   Sikkerhedskopiering.

4. Klik på Gennemse.

5. Skriv et navn til filen, og klik derefter på
   Gem.
   
   Bemærk! Brug et andet filnavn end det, du brugte, da du oprettede sikkerhedskopifilen, inden du lukkede regnskabsåret. Standardfiltypen er Komprimeret sikkerhedskopifil (*.zip). Standardfilplaceringen er på følgende sti:

   Dokumenter\Small Business Accounting\Backups

6. Hvis du vil begrænse adgangen til sikkerhedskopien, skal du skrive en adgangskode i feltet Adgangskode og derefter skrive adgangskoden igen i feltet Bekræft adgangskode.

7. Klik på OK.

8. Når du modtager meddelelsen om, at sikkerhedskopieringen blev gennemført, skal du klikke på OK.

9. Klik på Luk.

Ofte stillede spørgsmål

Sp1:Kan jeg gemme en transaktion, hvis jeg lukkede regnskabsåret? Kan transaktioner gemmes i et lukket år?

A1: Du kan ikke gemme en transaktion, når du har lukket året. Du kan dog genåbne året og derefter gemme en transaktion. Hvis du annullerer et år, der ikke er det aktuelle år, skal du genåbne det pågældende år og alle de mellemliggende lukkede år i omvendt kronologisk rækkefølge ved at starte med det seneste år og gå tilbage. Når du har foretaget ændringer, skal du lukke alle åbne år i kronologisk rækkefølge ved at starte med det ældste år og arbejde fremad.

Hvis du vil genåbne et lukket år, skal du være tildelt eller logget på som en af følgende roller:

• Ejer i Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional

• Regnskabsmedarbejder i Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional

• Administrator på den computer, der kører Small Business Accounting 2006, Accounting Express eller Accounting Professional

K2:Hvor mange regnskabsår kan jeg holde åbne?

A2: Der er ingen begrænsninger for antallet af regnskabsår, du kan holde åbne.

K3:Skal jeg lukke et regnskabsår før den første dag i næste regnskabsår?

A3: Du kan lukke et regnskabsår på et hvilket som helst tidspunkt efter den sidste dag i året. Men indtil du lukker et regnskabsår, vil åbningssaldoen for kontiene på balancearket ikke blive videresendt til det nye år. Desuden nulstilles udgiftskonti ikke, og forskellen anvendes ikke på kontoen Bevaret indtægt.

SP4:Hvad sker der med en inaktiv konto, når jeg lukker et regnskabsår?

A4: Hvis du har en inaktiv konto, når du lukker regnskabsåret, ændres kontostatus ikke. Dette gælder, uanset om den inaktive konto har en saldo.

SP5:Hvordan får jeg vist den journalpost, der repræsenterer de indtægts- og udgiftskonti, der blev nulstillet og derefter sendt til kontoen Bevaret indtægt?

A5: Hvis du vil have vist journalposten, skal du følge disse trin:

1. Peg på Firmalister i menuen
   Firma, og klik derefter på Kontodiagram.

2. På listen Diagram over konti skal du dobbeltklikke på kontoen Bevaret indtægt for at åbne
   Kontoregistrering.

3. Dobbeltklik på den linje, der opfylder følgende kriterier:
   

   • Datoen er den sidste dag i det lukkede regnskabsår

   • Beskrivelsen af notatfeltet
     er Lukke regnskabsår.