Skab brandbevidsthed med mailtekst, der kan genbruges

Har du været stillet det samme spørgsmål i e-mail ti gange i dag. Spar tid, og sørg for ensartethed i din mailkommunikation med tekst, der kan genbruges. Du kan kopiere indholdsblokke fra Word eller OneNote til Outlook og derefter gemme blokkene i galleriet hurtige dele i Outlook for at besvare almindelige kundeforespørgsler.

Sørg for brandkonsistens med farver

Farver i dit logo, tekst og den overordnede kommunikation er en vigtig del af at etablere din varemærkeidentitet. I følgende tekstblok har vi brugt Fabrikam-varemærkefarven til tekstoverskriften i tekstblokken. Her kan du se, hvordan du kan indstille tekst til en bestemt farve. I dette eksempel angiver vi tekstfarven i Word til RGB-værdien 241.90.43.

1. I Word skal du markere den tekst, du vil omfarve, højreklikke og derefter vælge pil ned for knappen Skriftfarve.

2. Vælg Flere farver, og vælg derefter fanen Brugerdefineret .

3. Angiv værdierne Rød, Grøn, Blå til 241, 90, 41 som vist i følgende eksempel, og vælg derefter OK.
   
   

Kopiere indhold fra Word til Outlook

1. I Outlook skal du vælge Ny mail.

2. I Word skal du markere den blok indhold, du vil kopiere, og derefter vælge Ctrl+C for at kopiere.

3. Placer markøren i den Outlook-meddelelse, hvor du vil indsætte indholdet, og klik derefter på Ctrl+V.

Når du kopierer indhold fra Word til Outlook, skal du muligvis foretage et par afstandsjusteringer, før du gemmer indhold i galleriet Hurtige dele. Når du er færdig, bør dit indhold se nogenlunde sådan ud i følgende eksempel.

Når du har blokeret indhold, der er formateret til dine brandretningslinjer, kan du gemme det i galleriet Hurtige dele til almindelig genbrug i din mailkommunikation med kunder.

1. I Outlook-meddelelsen skal du markere alt det indhold, du vil gemme som en hurtig del, som vist i følgende eksempel.
   
   

2. Vælg Indsæt på menulinjen .

3. Udvid meddelelsesvinduet, og vælg derefter Hurtige dele i tekstgruppen.

4. Vælg Gem markering i galleri over hurtige dele

5. Giv delen et navn i dialogboksen Opret ny dokumentkomponent, udfyld de andre indstillinger, og klik derefter på OK.

I din mailkommunikation med kunder kan du kombinere blokke med indhold, der kan genbruges, for at oprette en komplet meddelelse. I dette eksempel tilføjer vi blot indholdsblokken Fabrikam Demo, som vi gemte i forrige afsnit i dette eksempel.

1. I Outlook skal du vælge Ny mail.

2. Placer markøren det sted, hvor du vil indsætte en markering fra Galleri over hurtige dele.

3. På fanen Indsæt skal du i gruppen Tekst klikke på Hurtige dele, og derefter klikke på sætningen, udtrykket eller en anden gemt markering, du vil genbruge.
   
   

4. Teksten vises i din mail som vist i nedenstående illustration.
   
   

Nu hvor du har oprettet den mailtekst, der kan genbruges, skal du dele den med andre i din virksomhed. Den nemme måde at dele genanvendelig tekst på er at medtage den tekst, du vil dele, i en meddelelse. Sammen med den genanvendelige tekst indeholder instruktioner til, hvordan du gemmer teksten i Hurtige dele og føjer den til en mail. Føj følgende vejledning til din mail.

1. Følg vejledningen i trin 3 for at føje en indholdsblok, der kan genbruges, til en mail, og kopiér derefter vejledningen fra trin 2 for at gemme en hurtig del og trin 3 for, hvordan du bruger en hurtig del.

2. Send denne mail til de personer i din virksomhed, der skal bruge indholdet, der kan genbruges.