Vejledning til at designe rapporter

Lave en skitse af rapporten

Dette trin er ikke påkrævet – det kan være, at guiden Access-rapport eller værktøjet Rapport (som begge er tilgængelige på fanen Create i gruppen Rapporter) giver et tilstrækkeligt startdesign til rapporten. Men hvis du beslutter dig for at designe rapporten uden at bruge disse værktøjer, kan det være nyttigt at lave en grov skitse af rapporten på et stykke papir ved at tegne et felt, hvor hvert felt fører hen, og skrive feltnavnet i hvert felt. Du kan også bruge programmer som Word eller Visio til at oprette en model af rapporten. Uanset hvilken metode du bruger, skal du sørge for at medtage nok rækker til at angive, hvordan dataene gentages.

Du kan f.eks. bruge en række til produktoplysninger og derefter flere gentagne rækker for det pågældende produkts salg og til sidst en række med salgstotaler for produktet. Derefter gentages sekvensen for det næste produkt osv. indtil slutningen af rapporten. Eller måske er din rapport en simpel liste over dataene i tabellen, og i så fald kan din skitse kun indeholde en række rækker og kolonner.

Når du har oprettet din skitse, skal du afgøre, hvilken tabel eller tabeller der indeholder de data, der skal vises i rapporten. Hvis alle dataene er indeholdt i en enkelt tabel, kan du basere rapporten direkte på den pågældende tabel. Oftere gemmes de ønskede data i flere tabeller, som du skal samle i en forespørgsel, før du kan få dem vist i rapporten. Forespørgslen kan integreres i egenskaben Postkilde for rapporten, eller du kan oprette en separat, gemt forespørgsel og basere rapporten på den.

Beslut, hvilke data der skal indsættes i hver rapportsektion

Hver rapport har et eller flere rapportsektioner. Den ene sektion, der findes i hver rapport, er detaljesektionen. Dette afsnit gentages én gang for hver post i tabellen eller forespørgslen, som rapporten er baseret på. Andre sektioner er valgfrie og gentages sjældnere og bruges normalt til at vise oplysninger, der er fælles for en gruppe poster, en side i rapporten eller hele rapporten.

I følgende tabel beskrives det, hvor hver sektion er placeret, og hvordan sektionen typisk bruges.

Hvis du vil have mere at vide om at tilføje eller fjerne sektioner i rapporthoveder og sidefødder eller sidehoved- og sidefodssektioner, skal du se afsnittet Tilføj eller fjern rapport- eller sidehoved- og sidefodssektioner i denne artikel. Du kan tilføje gruppehoved- og sidefodssektioner ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total i layoutvisning eller designvisning.

Beslut, hvordan du vil arrangere detaljedataene

De fleste rapporter er arrangeret i enten et tabelformat eller et stablet layout, men Access giver dig fleksibilitet til at bruge stort set ethvert arrangement af poster og felter, du ønsker.

Tabellayout    Et tabellayout ligner et regneark. Etiketterne er placeret langs toppen, og dataene justeres i kolonner under etiketterne. Tabelformat refererer til det tabellignende udseende af dataene. Dette er den type rapport, Access opretter, når du klikker på Rapport i gruppen Rapporter under fanen Create. Tabellayoutet er godt at bruge, hvis rapporten har et relativt lille antal felter, du vil have vist i et simpelt listeformat. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der blev oprettet ved hjælp af et tabellayout.

Stablet layout    Et stablet layout ligner en formular, du udfylder, når du åbner en bankkonto eller foretager et køb hos en onlineforhandler. Hver enkelt datamærkes, og felterne stables oven på hinanden. Dette layout er velegnet til rapporter, der indeholder for mange felter til at blive vist i tabelformat – dvs. kolonnernes bredde overstiger rapportens bredde. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der blev oprettet ved hjælp af et stablet layout.

Blandet layout    Du kan blande elementer i tabellayout og stablede layout. For hver post kan du f.eks. arrangere nogle af felterne i en vandret række øverst i detaljesektionen og arrangere andre felter fra den samme post i et eller flere stablede layout under den øverste række. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der blev oprettet ved hjælp af et blandet layout. Felterne Id, Efternavn og Fornavn arrangeres i et tabelkontrollayout, og felterne Stilling og Telefon (arbejde) arrangeres i et stablet layout. I dette eksempel bruges gitterlinjer til at give en visuel adskillelse af felter for hver medarbejder.

Lige margener    Hvis du bruger guiden Rapport til at oprette rapporten, kan du vælge at bruge et layout med lige margener. Dette layout bruger sidens fulde bredde til at vise posterne så kompakt som muligt. Du kan selvfølgelig opnå de samme resultater uden at bruge guiden Rapport, men det kan være en omhyggelig proces at justere felterne nøjagtigt. Følgende illustration viser en medarbejderrapport, der er oprettet ved hjælp af guiden Rapport med lige margener.

Det lige margenlayout er et godt layout at bruge, hvis du får vist et stort antal felter i rapporten. Hvis du i det foregående eksempel bruger et tabellayout til at vise de samme data, udvides felterne ud for sidens kant. Hvis du bruger et stablet layout, optager hver post meget mere lodret plads, hvilket spilder papir og gør rapporten sværere at læse.

Toppen af siden

Tilføj rapport- eller sidehoved- og sidefodssektioner

1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

2. Kontrollér, hvilke sektioner der allerede findes i rapporten. Sektionerne er adskilt af skyggelagte vandrette søjler, der kaldes sektionsvælgere. Navnet på hver sektionsvælger angiver, hvad sektionen direkte under den er.

   

   Hver rapport har en detaljesektion og kan også indeholde sektionerne Rapporthoved, Sidehoved, Sidefod og Rapportsidefod. Hvis der er grupperingsniveauer i rapporten, kan du desuden få vist gruppehoveder eller sidefødder (f.eks . Sidehoved som fil vist i den foregående illustration). Som standard navngives gruppehoveder og sidefødder ved hjælp af det feltnavn eller udtryk, der er grundlaget for gruppen. I dette tilfælde er navnet på grupperingsfeltet "Filer som".

3. Hvis du vil føje sidehoved- og sidefodssektioner eller rapportsidehoved- og sidefodssektioner til rapporten, skal du højreklikke på en sektionsvælger og derefter klikke på Sidehoved/sidefod eller Rapportsidehoved/sidefod i genvejsmenuen.

   Advarsel!: Hvis sektionen allerede findes i rapporten, advarer Access dig om, at den vil slette den eksisterende sektion og de kontrolelementer, den indeholder.

   Du kan nu flytte eksisterende kontrolelementer eller føje nye kontrolelementer til de nye sektioner.

Access tilføjer altid sidehoved- og sidefodssektioner i par. Det betyder, at du ikke kan tilføje en side- eller rapporthovedsektion uden også at tilføje den tilsvarende sidefodssektion. Hvis du ikke har brug for begge sektioner, kan du ikke slette en sektion, men du kan ændre størrelsen på den ubrugte sektion til en højde på nul (0) for at undgå at tilføje ekstra lodret afstand til rapporten. Placer markøren nederst i den ubrugte sektion, indtil den omdannes til en dobbeltpil , og træk derefter opad, indtil sektionen er skjult. Hvis der er nogen kontrolelementer i sektionen, skal du slette dem, før du kan skjule sektionen helt.

Fjerne rapport- eller sidehoved- og sidefodssektioner

1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

2. Højreklik på en sektionsvælger, og klik derefter på Sidehoved/sidefod eller Rapportsidehoved/sidefod i genvejsmenuen.

Hvis du fjerner et sidehoved- og sidefodspar, og disse sektioner indeholder kontrolelementer, advarer Access dig om, at sletning af sektionerne også sletter kontrolelementerne, og at du ikke kan fortryde handlingen. Klik på Ja for at fjerne sektionerne og slette kontrolelementerne, eller klik på Nej for at annullere handlingen.

Toppen af siden

Angive formateringstypografier for et tekstfelt, der viser et RTF-felt

1. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning i genvejsmenuen.

2. Klik på det tekstfelt, der viser RTF-feltet, og klik derefter på den formateringstypografi, du vil anvende, i gruppen Skrifttype under fanen Formatér.

   Access anvender formateringen på al tekst i RTF-feltet, som ikke allerede har haft den pågældende type (men ikke værdien) formatering anvendt i en visning, der understøtter dataindtastning, f.eks. dataarkvisning for en tabel eller forespørgsel eller formularvisning for en formular. Hvis f.eks. en del af teksten i feltet er formateret med en rød skriftfarve, og du anvender en blå skriftfarve på tekstfeltet, bliver Access al teksten blå med undtagelse af den, der individuelt er formateret som rød. Hvis en del af teksten i feltet er formateret med en skriftstørrelse på 11 punkter, og du anvender en skriftstørrelse på 14 punkter i tekstfeltet, anvender Access skriftstørrelsen på 14 punkter på al tekst med undtagelse af den, der blev formateret individuelt med 11 punkter.

   Felter til vedhæftede filer    Felter til vedhæftede filer bruger et særligt kontrolelement, der ikke bruges til andre datatyper. Du kan vedhæfte flere filer til en post ved hjælp af et enkelt felt af typen Vedhæftet fil, men feltet kan kun vise oplysninger om én vedhæftet fil ad gangen. Som standard viser kontrolelementet til vedhæftede filer enten et ikon eller et billede, afhængigt af filtypen for den vedhæftede fil, der aktuelt vises af kontrolelementet. Hvis du vil, kan du angive egenskaberne for kontrolelementet til vedhæftede filer, så alle vedhæftede filer vises som ikoner, eller så feltet blot viser et papirclipsikon og antallet af vedhæftede filer. Hvis du allerede bruger et kontrolelement til vedhæftede filer i rapporten, kan du bruge følgende fremgangsmåde til at justere kontrolelementets egenskaber for forskellige anvendelser af kontrolelementet.

Angive visningsegenskaberne for et felt af typen Vedhæftet fil

1. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning i genvejsmenuen.

2. Klik på kontrolelementet til vedhæftede filer. Hvis egenskabsarket ikke allerede vises, skal du trykke på F4 for at få det vist. Klik på fanen Formatér på egenskabsarket .

   Brug følgende tabel som vejledning til indstilling af egenskaberne for kontrolelementet til vedhæftede filer.

   Egenskab	Indstilling
   Vis som	Billede/ikon viser grafik som billeder og alle andre filer som ikoner. Dette er standardindstillingen. Ikonet viser alle filer som ikoner. Papirclips viser et papirclipsikon efterfulgt af antallet af vedhæftede filer i parenteser.
   Standardbillede	Hvis du vil have vist et standardbillede i kontrolelementet til vedhæftede filer, når der ikke er nogen vedhæftede filer, skal du klikke på i egenskabsfeltet, gå til det ønskede billede og derefter klikke på Åbn. Bemærk!: Standardbilledet vises ikke, hvis egenskaben Vis som er angivet til Papirclips.
   Justering af billede	Vælg den ønskede justering på listen. Standardindstillingen er Center. Justering af denne indstilling kan give uventede resultater, afhængigt af indstillingen af egenskaben Billedstørrelsestilstand .
   Billedstørrelsestilstand	Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis egenskaben Vis som er indstillet til Billede/Ikon. Clip viser billedet i dets faktiske størrelse. Billedet er beskåret, hvis det er for stort til at passe ind i kontrolelementet. Strække strækker billedet, så det udfylder hele kontrolelementet. Bemærk!: Medmindre kontrolelementet til vedhæftede filer har samme nøjagtige størrelse som billedet, forvrænges billedet ved hjælp af denne indstilling, så det ser ud til at være strakt enten lodret eller vandret. Zoom viser billedet så stort som muligt uden at klippe eller forvrænge billedet. Dette er standardindstillingen.

3. Hvis du bruger kontrolelementet til at vise grafik, skal du justere størrelsen på kontrolelementet til vedhæftede filer, så du kan se, hvor mange detaljer du ønsker.

Toppen af siden