Når du opretter en meddelelse til en intern målgruppe, er der nogle overvejelser, der skal gøres for at afgøre, hvordan du effektivt kan kommunikere på tværs af organisationen.
Trin 1. Forstå organisationens interne målgruppetyper
Når du udformer et budskab til et internt publikum, er det vigtigt at forstå, hvem målgruppen er. Dette hjælper dig med at bestemme det rigtige sprog, den rette tone og det rigtige detaljeringsniveau, når du udformer et budskab til din kommunikationskampagne. Det hjælper dig også med at identificere, hvilke oplysninger der er de vigtigste.
Interne målgrupper kan grupperes baseret på organisationsstruktur, interesser, tekniske færdigheder, placering, sprog og meget mere. Overvej følgende målgruppekategorier, når du afgør, hvem din målgruppe er:
Organisatorisk hierarki
Overvej omfanget af din målgruppes ansvar. Nogle medlemmer af en organisation fokuserer på områder af en virksomhed på et højere niveau end andre. Nogle medlemmer af en organisation fokuserer på ting, der påvirker deres daglige aktiviteter på arbejdet.
Rolle
Interne målgrupper kan også segmenteres efter rolle. For eksempel kan fuldtidsansatte blive påvirket af bestemte interne ændringer, der ikke påvirker deltidsansatte. Projektbaserede medarbejdere kan have brug for meddelelser, der fokuserer specifikt på små detaljer eller adresserer problemer direkte, mens andre medarbejdere blot har brug for generelle opdateringer, der ikke indeholder for mange små detaljer.
Afdeling
Det kan også være en fordel at segmentere dine målgrupper baseret på afdeling. Medlemmer af en it-afdeling kan blive påvirket af en bestemt hændelse, der ikke påvirker medlemmer af marketingafdelingen. Tænk over, hvem meddelelsen er tiltænkt, og skræddersy meddelelsen derefter.
Sprog eller placering
I større organisationer spiller geografisk placering en stor rolle for, hvilken slags indvirkning meddelelsen kan have på forskellige grupper af personer. Når du forbereder en meddelelse, der påvirker hele organisationen, skal du sørge for at være opdateret om aktuelle begivenheder og ting, der kan påvirke bestemte steder. Dette vil hjælpe dig med at undgå (lyder tonedøv), når du opretter en meddelelse. Det giver dig også mulighed for at skræddersy dit budskab bedre, når du kun taler til specifikke målgrupper på forskellige sprog og steder.
Få mere at vide om, hvordan du opretter handicapvenligt indhold.
Trin 2. Forstå de enheder, der bruges til at få adgang til intern kommunikation
De fleste organisationer omfatter en række forskellige målgruppetyper, der består af frontlinjemedarbejdere, kontormedarbejdere og fjernarbejdere.
Frontlinjemedarbejdere arbejder normalt fra mobilenheder og tablets og sidder ikke foran en computer for at udføre de fleste opgaver. Når du udformer meddelelser til frontlinjemedarbejdere, skal du holde dine meddelelser kortfattede, nemme at få adgang til og visuelt engagerende.
Medarbejdere på kontoret og fjernarbejdere sidder på den anden side normalt ved et skrivebord i et traditionelt kontormiljø og bruger en computer eller bærbar computer til at få adgang til og deltage i virksomhedens kommunikation. Denne målgruppe kan også bruge mobilenheder til at få adgang til og deltage i virksomhedens kommunikation fra tid til anden. Meddelelser til denne gruppe skal være inkluderende for at kunne rumme forskellige arbejdsplaner, adgang til internettet, sprog og tidszoner. På kontormedarbejdere møder normalt hinanden personligt. Når du målretter mod medarbejdere på kontoret, skal du holde budskaberne kortfattede, informative og korte.
Når du kommunikerer til frontlinjemedarbejdere og fjernarbejdere, kan du overveje at bruge mere end én distributionskanal til at nå forskellige medarbejdere med forskellige arbejdsmetoder. Skab også muligheder for, at medarbejderne kan deltage i samtaler, dele deres synspunkter og netværke med andre, så de føler sig forbundet.
Trin 3. Overvej størrelsen og placeringen af din målgruppe
Brug størrelsen og placeringen af din målgruppe til at bestemme de rette metoder og distributionskanaler, der skal bruges til at nå dem og tilskynde til engagement. Hurtige meddelelser til hele it-afdelingen eller dit interne community af tech-entusiaster kan f.eks. være mere velegnede som et Viva Engage-indlæg, mens store meddelelser i flere dele, der er beregnet til en hel organisation, kan være mere velegnede til at blive publiceret som en SharePoint-side.
Store organisationer skal også fokusere på at sikre, at budskabet og sproget, der bruges på tværs af deres kommunikationskampagne, er inkluderende og fungerer godt til multinationale overvejelser. Overvej din målgruppes placering for at sikre, at indholdet i dit budskab oversættes korrekt og tager højde for aktuelle begivenheder på det sted, hvor målgruppen, du udformer dit budskab, befinder sig.
Trin 4. Vælg dine distributionskanaler
Nu hvor du forstår dine målgruppesegmenter, de enheder, de bruger til at få adgang til og deltage i virksomhedens kommunikation, og størrelsen og placeringen af din målgruppe, kan du bruge disse oplysninger til at vælge de rette distributionskanaler til din kommunikationskampagne.
Få mere at vide om brug af Microsoft Viva Amplify til at kommunikere gennem forskellige kanaler.