IRM (Information Rights Management) hjælper dig med at forhindre følsomme oplysninger i at blive udskrevet, videresendt eller kopieret af uautoriserede personer. Tilladelserne gemmes i det dokument, hvor de godkendes af en IRM-server.
Ved hjælp af IRM i Microsoft 365 kan du rettighedsstyre.xps-filer (XML Paper Specification) og følgende Word filtyper:
- Dokumenter .doc, .docx
- Dokument med aktiverede makroer .docm
- Skabelon .dot, .dotx
- Makroaktiveret skabelon .dotm
Konfigurer din computer til at bruge IRM
Hvis du vil bruge IRM i Microsoft 365, er den påkrævede minimumsoftware Windows RMS (Rights Management Services) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratoren kan konfigurere virksomhedsspecifikke IRM-politikker, der definerer, hvem der har adgang til oplysninger, og hvilket redigeringsniveau der er tilladt for en mail.
En firmaadministrator kan f.eks. definere en rettighedsskabelon kaldet "Fortroligt for virksomheden", som angiver, at en mail, der bruger denne politik, kun kan åbnes af brugere inden for firmadomænet.
Hent tilladelser
Første gang du forsøger at åbne et dokument med begrænset tilladelse, skal du oprette forbindelse til en licensserver for at bekræfte dine legitimationsoplysninger og hente en brugslicens. Brugerlicensen definerer, hvilken type adgang du har til en fil. Denne proces er påkrævet for hver fil, der har begrænset tilladelse.
Overførsel af tilladelser kræver, at Microsoft 365 sender dine legitimationsoplysninger, som omfatter din mailadresse, og oplysninger om dine tilladelsesrettigheder til licensserveren. Oplysningerne i dokumentet sendes ikke til licensserveren.
Begræns adgangen til indhold i filer
IRM giver dig mulighed for at anvende begrænsninger på bruger-, fil- eller gruppebasis (gruppebaserede tilladelser kræver Active Directory).
I et dokument, som Ranjit opretter, kan han f.eks. give Adele tilladelse til at læse, men ikke ændre det. og give Alex tilladelse til at redigere dokumentet. Ranjit kan også beslutte at anvende en grænse på fem dage for både Adele og Alex' adgang til dokumentet.
Gem dokumentet.
Vælg fanen Filer .
Vælg Oplysninger, vælg Beskyt dokument, peg på Begræns tilladelse ved People, og vælg derefter Begrænset adgang.
I dialogboksen Tilladelser skal du vælge Begræns adgangen til dette dokument og derefter tildele de ønskede adgangsniveauer for hver bruger.
Bemærk
Dine valg kan være begrænsede, hvis en administrator har angivet brugerdefinerede tilladelsespolitikker, som enkeltpersoner ikke kan ændre.
Tilladelsesniveauer
- Læse Brugere med læsetilladelse kan læse et dokument, men de har ikke tilladelse til at redigere, udskrive eller kopiere det.
- Ændre Brugere med redigeringstilladelse kan læse, redigere og gemme ændringer i et dokument, men de har ikke tilladelse til at udskrive det.
- Fuld kontrol Brugere med tilladelsen Fuld kontrol har fuld tilladelse til at oprette og kan gøre alt med dokumentet, som en forfatter kan gøre, herunder angive udløbsdatoer for indhold, forhindre udskrivning og give tilladelser til brugere.
Når tilladelsen til et dokument er udløbet for autoriserede brugere, kan dokumentet kun åbnes af forfatteren eller af brugere med tilladelsen Fuld kontrol til dokumentet. Forfattere har altid tilladelsen Fuld kontrol.
- Hvis du vil give en person tilladelsen Fuld kontrol, skal du vælge Flere indstillinger i dialogboksen Tilladelser og derefter vælge pilen i kolonnen Adgangsniveau og derefter vælge Fuld kontrol på listen Adgangsniveau.
- Når du har tildelt tilladelsesniveauer, skal du vælge OK.
Meddelelseslinjen vises, hvilket angiver, at dokumentet er rettighedsstyret. Hvis du skal foretage ændringer af adgangstilladelsen i dokumentet, skal du vælge Skift tilladelse.
Hvis et dokument med begrænset tilladelse videresendes til en uautoriseret person, vises en meddelelse med forfatterens mailadresse eller webstedsadresse, så den uautoriserede person kan anmode om tilladelse til dokumentet.
Hvis forfatteren vælger ikke at medtage en mailadresse, får uautoriserede brugere blot en meddelelse, der fortæller dem, at de ikke kan få adgang til filen.
Definer en udløbsdato for en fil
- Åbn filen.
- Gå til Filer.
- På fanen Oplysninger skal du vælge Beskyt dokument, pege på Begræns tilladelse efter People og derefter vælge Begrænset adgang.
- Markér afkrydsningsfeltet Begræns adgangen til dette dokument i dialogboksen Tilladelser, og vælg derefter Flere indstillinger.
- Markér afkrydsningsfeltet Dette dokument udløber den under Yderligere tilladelser for brugere, og angiv derefter en dato.
- Vælg OK to gange.
Brug en anden Windows-brugerkonto til at rettighedsstyre filer
Åbn dokumentet, regnearket eller præsentationen.
Vælg fanen Filer .
På fanen Oplysninger skal du vælge Beskyt dokument, pege på Begræns tilladelse ved People og derefter vælge Administrer legitimationsoplysninger.
Gør et af følgende:
- I dialogboksen Vælg bruger skal du vælge mailadressen til den konto, du vil bruge, og derefter vælge OK.
- I dialogboksen Vælg bruger skal du vælge Tilføj, skrive dine legitimationsoplysninger for den nye konto og derefter vælge OK to gange.
Få vist indhold med begrænset tilladelse
Hvis du vil have vist rettighedsstyret indhold, som du har tilladelser til, ved hjælp af Microsoft 365, skal du blot åbne dokumentet.
Hvis du vil have vist de tilladelser, du har, skal du enten vælge Vis tilladelse på meddelelseslinjen eller vælge Dette dokument indeholder en politikknap for tilladelser
.
