Erstellen eines einfachen Berichts

Sie können in Access viele Arten von Berichten erstellen, von einfachen bis hin zu komplexen Berichten. Denken Sie zunächst an die Datensatzquelle des Berichts. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihrem Bericht um eine einfache Liste von Datensätzen oder eine gruppierte Zusammenfassung der Umsätze nach Region handelt, entscheiden Sie zunächst, welche Felder die daten enthalten, die Sie anzeigen möchten und welche Tabellen oder Abfragen diese Felder enthalten.

Nachdem Sie die Datensatzquelle ausgewählt haben, ist es in der Regel am einfachsten, den Bericht mithilfe des Berichts-Assistenten zu erstellen. Der Berichts-Assistent führt Sie durch eine Reihe von Fragen und erstellt dann basierend auf Ihren Antworten einen Bericht.

Inhalt dieses Artikels

• Auswählen einer Datensatzquelle
• Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool
• Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten
• Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten
• Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"
• Grundlegendes zu den Berichtsbereichen
• Grundlegendes zu Steuerelementen
• Optimieren des Berichts in der Layoutansicht
• Optimieren des Berichts in der Entwurfsansicht
• Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht
• Speichern Ihrer Arbeit
• Anzeigen, Drucken oder Senden ihres Berichts als E-Mail-Nachricht
• Anzeigen des Berichts
• Drucken des Berichts
• Senden Des Berichts als E-Mail-Nachricht

Auswählen einer Datensatzquelle

Ein Bericht besteht aus Informationen, die aus Tabellen oder Abfragen abgerufen werden, sowie aus Informationen, die mit dem Berichtsentwurf gespeichert werden, wie Beschriftungen, Überschriften und Grafiken. Die Tabellen oder Abfragen, die die zugrunde liegenden Daten bereitstellen, werden auch als Datensatzquelle des Berichts bezeichnet. Sind alle Felder, die Sie einbeziehen möchten, in einer einzigen Tabelle vorhanden, verwenden Sie diese Tabelle als Datensatzquelle. Sind die Felder in mehreren Tabellen enthalten, müssen Sie eine oder mehrere Abfragen als Datensatzquelle verwenden. Diese Abfragen sind möglicherweise bereits in der Datenbank vorhanden, oder Sie müssen neue Abfragen erstellen, die den speziellen Anforderungen Ihres Berichts entsprechen.

Erstellen eines Berichts mit dem Berichtstool

Das Berichtstool ist die schnellste Möglichkeit zum Erstellen eines Berichts, da es sofort einen Bericht erstellt, ohne nach weiteren Informationen zu fragen. Im Bericht werden alle Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage angezeigt. Es wird möglicherweise nicht der gewünschte endgültige Bericht erstellt, aber er ist nützlich, um die zugrunde liegenden Daten schnell zu überprüfen. Anschließend können Sie den Bericht speichern und in der Layoutansicht oder Entwurfsansicht ändern.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle oder Abfrage, auf der der Bericht basieren soll.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Bericht . Der Bericht wird in Access erstellt und in der Layoutansicht angezeigt.
3. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken ihres Berichts finden Sie unter Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Sie können den Bericht nach dem Anzeigen speichern und dann den Bericht sowie die zugrunde liegende Tabelle oder Abfrage schließen, die Sie als Datensatzquelle verwendet haben. Beim nächsten Öffnen des Berichts zeigt Access die aktuellsten Daten aus der Datensatzquelle an.

Erstellen eines Berichts mit dem Berichts-Assistenten

Mit dem Berichts-Assistenten können Sie die im Bericht angezeigten Felder präziser auswählen. Außerdem können Sie angeben, wie die Daten gruppiert und sortiert werden sollen, und Sie können Felder aus mehreren Tabellen oder Abfragen verwenden, sofern Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen und Abfragen zuvor angegeben haben.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Berichts-Assistent.
2. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Berichts-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen. Wenn Sie eine Vorschau des Berichts anzeigen, sehen Sie, wie er im Druck aussieht. Sie können den Bericht auch vergrößern, um Details genauer anzuzeigen. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken ihres Berichts finden Sie unter Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Erstellen von Etiketten mit dem Etiketten-Assistenten

Verwenden Sie den Etiketten-Assistenten, um problemlos Etiketten für eine Vielzahl von Etikettenstandardgrößen zu erstellen.

1. Öffnen Sie im Navigationsbereich die Tabelle oder Abfrage, die als Datensatzquelle für die Etiketten dienen soll, indem Sie darauf doppelklicken.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Etiketten.
3. Folgen Sie den Anweisungen auf den Seiten des Etiketten-Assistenten. Klicken Sie auf der letzten Seite auf Fertig stellen.

Access zeigt Ihre Etiketten in der Seitenansicht an, sodass Sie sehen können, wie sie beim Drucken aussehen. Sie können den Schieberegler auf der Access status leiste verwenden, um Details zu vergrößern. Weitere Informationen zum Anzeigen und Drucken ihres Berichts finden Sie unter Anzeigen, Drucken oder Senden des Berichts als E-Mail-Nachricht.

Erstellen eines Berichts mit dem Tool "Leerer Bericht"

Wenn Sie das Berichtstool oder den Berichts-Assistenten nicht verwenden möchten, können Sie das Tool "Leerer Bericht" verwenden, um einen Bericht von Grund auf neu zu erstellen. Dies kann eine schnelle Möglichkeit sein, einen Bericht zu erstellen, insbesondere wenn Sie planen, nur wenige Felder darauf zu setzen.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Berichte auf Leerer Bericht . In der Layoutansicht wird ein leerer Bericht angezeigt, und der Bereich Feldliste wird auf der rechten Seite des Zugriffsfensters angezeigt.
2. Klicken Sie im Bereich Feldliste auf das Pluszeichen neben der Tabelle oder den Tabellen, die die Felder enthalten, die im Bericht angezeigt werden sollen.
3. Ziehen Sie jedes Feld einzeln auf den Bericht, oder halten Sie STRG gedrückt, und wählen Sie mehrere Felder aus. Ziehen Sie sie dann gleichzeitig auf den Bericht.
4. Verwenden Sie die Tools in der Gruppe Kopf-/Fußzeile auf der Registerkarte Berichtsentwurf , um dem Bericht ein Logo, einen Titel, Seitenzahlen oder Datum und Uhrzeit hinzuzufügen.

Grundlegendes zu den Berichtsbereichen

In Access ist der Entwurf eines Berichts in Bereiche unterteilt. Sie können den Bericht in der Entwurfsansicht anzeigen, wenn Sie die Bereiche sehen möchten. Damit Sie nützliche Berichte erstellen können, sollten Sie wissen, welche Funktion jeder Bereich hat. Beispielsweise bestimmt der Bereich, in dem Sie ein berechnetes Steuerelement platzieren, wie die Ergebnisse in Access berechnet werden. Die folgende Liste enthält eine Zusammenfassung der Bereichstypen und ihrer Verwendung:

• Berichtskopf: Dieser Abschnitt wird nur einmal am Anfang des Berichts gedruckt. Verwenden Sie es für Informationen, die normalerweise auf einem Deckblatt angezeigt werden können, z. B. ein Logo, einen Titel oder ein Datum. Wenn Sie ein berechnetes Steuerelement, das die Sum Aggregatfunktion verwendet, im Berichtsheader platzieren, gilt die berechnete Summe für den gesamten Bericht. Der Berichtskopf wird vor dem Seitenkopf gedruckt.

• Seitenkopf: Dieser Abschnitt wird oben auf jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie einen Seitenkopf beispielsweise, um den Berichtstitel auf jeder Seite zu wiederholen.

• Gruppenkopf: In diesem Abschnitt wird am Anfang jeder neuen Gruppe von Datensätzen gedruckt. Verwenden Sie ihn, um den Gruppennamen auszudrucken. Verwenden Sie beispielsweise in einem nach Produkt gruppierten Bericht die Gruppenüberschrift, um den Produktnamen zu drucken. Wenn Sie ein berechnetes Steuerelement, das die Sum Aggregatfunktion verwendet, im Gruppenheader platzieren, ist die Summe für die aktuelle Gruppe.

• Detail: Dieser Abschnitt wird für jede Zeile in der Datensatzquelle einmal gedruckt. Platzieren Sie hier die Steuerelemente, die den Haupttext des Berichts bilden.

• Gruppenfußzeile: Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Gruppe von Datensätzen gedruckt. Verwenden Sie es, um Zusammenfassungsinformationen für eine Gruppe zu drucken.

• Seitenfuß: Dieser Abschnitt wird am Ende jeder Seite gedruckt. Verwenden Sie es, um Seitenzahlen oder Seiteninformationen zu drucken.

• Berichtsfußzeile: Dieser Abschnitt wird nur einmal am Ende des Berichts gedruckt. Verwenden Sie es, um Berichtssummen oder andere Zusammenfassungsinformationen für den gesamten Bericht zu drucken.

  Hinweis

  In der Entwurfsansicht wird der Berichtsfuß unter dem Seitenfuß angezeigt. Beim Drucken oder bei der Vorschau des Berichts wird der Berichtsfuß jedoch über dem Seitenfuß angezeigt, direkt nach dem letzten Gruppenfuß oder der Detailzeile auf der letzten Seite.

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Grundlegendes zu Steuerelementen

Steuerelemente sind Objekte, die Daten anzeigen, Aktionen ausführen und Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten von Informationen ermöglichen, mit denen die Benutzeroberfläche verbessert wird (beispielsweise Bezeichnungsfelder und Bilder). In Access werden drei Arten von Steuerelementen unterstützt: gebundene, ungebundene und berechnete Steuerelemente.

• Gebundenes Steuerelement: Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Feld in einer Tabelle oder Abfrage ist. Sie verwenden gebundene Steuerelemente, um Werte aus Feldern Ihrer Datenbank anzuzeigen. Die Werte können Text, Datumsangaben, Zahlen, Ja/Nein-Werte, Bilder oder Diagramme sein. Ein Textfeld ist der häufigste Typ eines gebundenen Steuerelements. Beispielsweise könnte ein Textfeld auf einem Formular, in dem der Nachname eines Mitarbeiters angezeigt wird, diese Information aus dem Feld "Nachname" der Tabelle "Personal" abrufen.
• Ungebundenes Steuerelement: Ein Steuerelement ohne Datenquelle, z. B. ein Feld oder ein Ausdruck. Mit ungebundenen Steuerelementen zeigen Sie Informationen, Linien, Rechtecke und Bilder an. Beispielsweise ist ein Bezeichnungsfeld, das den Titel eines Berichts anzeigt, ein ungebundenes Steuerelement.
• Berechnetes Steuerelement: Ein Steuerelement, dessen Datenquelle ein Ausdruck und kein Feld ist. Sie geben den gewünschten Wert im Steuerelement an, indem Sie einen Ausdruck als Datenquelle für das Steuerelement definieren. Ein Ausdruck ist eine Kombination aus Operatoren wie = und +, Steuerelementnamen, Feldnamen, Funktionen, die einen einzelnen Wert zurückgeben, und konstanten Werten. Der Ausdruck =[Unit Price] * 0.75 berechnet beispielsweise den Preis eines Artikels mit einem Rabatt von 25 Prozent, indem der Wert im Feld "Einzelpreis" mit einem konstanten Wert (0.75) multipliziert wird. Ein Ausdruck kann Daten aus einem Feld der Tabelle oder Abfrage, die dem Bericht zugrunde liegt, oder aus einem Steuerelement im Bericht verwenden.

Wenn Sie einen Bericht erstellen, ist es wahrscheinlich am effizientesten, zuerst alle gebundenen Steuerelemente hinzuzufügen und anzuordnen, insbesondere wenn sie den Großteil der Steuerelemente im Bericht bilden. Anschließend können Sie die ungebundenen und berechneten Steuerelemente hinzufügen, die den Entwurf vervollständigen, indem Sie die Tools in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Berichtsentwurf verwenden.

Sie binden ein Steuerelement an ein Feld, indem Sie das Feld angeben, aus dem das Steuerelement seine Daten erhält. Sie können ein Steuerelement erstellen, das an das ausgewählte Feld gebunden ist, indem Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen. Im Bereich Feldliste werden die Felder der Tabelle oder Abfrage angezeigt, die dem Bericht zugrunde liegt. Klicken Sie zum Anzeigen des Bereichs Feldliste auf der Registerkarte Berichtsentwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.

Alternativ können Sie ein Feld an ein Steuerelement binden, indem Sie den Feldnamen im Steuerelement selbst oder im Feld für den ControlSource Wert im Eigenschaftenblatt des Steuerelements eingeben. Das Eigenschaftenblatt definiert die Merkmale des Steuerelements, z. B. name, Datenquelle und Format.

Die Verwendung des Bereichs Feldliste ist aus zwei Gründen die beste Vorgehensweise, ein Steuerelement zu erstellen:

• Ein gebundenes Steuerelement verfügt über eine angefügte Bezeichnung, und die Bezeichnung verwendet standardmäßig den Feldnamen oder den für dieses Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage definierten Untertitel. Das bedeutet, dass Sie die Untertitel nicht selbst eingeben müssen.
• Ein gebundenes Steuerelement erbt viele der gleichen Einstellungen wie das Feld in der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage, z. B. die FormatEigenschaften , DecimalPlacesund InputMask . Aus diesem Grund bleiben diese Eigenschafteneinstellungen immer gleich, wenn Sie ein Steuerelement erstellen, das an dieses Feld gebunden ist.

Wenn Sie bereits ein ungebundenes Steuerelement erstellt haben und es an ein Feld binden möchten, legen Sie die -Eigenschaft des Steuerelements ControlSource auf den Feldnamen fest. Ausführliche Informationen zur -Eigenschaft finden Sie in der ControlSource Hilfe für ControlSource.

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Optimieren des Berichts in der Layoutansicht

Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, können Sie seinen Entwurf problemlos in der Layoutansicht optimieren. Anhand der eigentlichen Berichtsdaten als Richtschnur können Sie die Spaltenbreiten anpassen, die Spalten neu anordnen sowie Gruppierungsebenen und Summen hinzufügen. Außerdem können Sie neue Felder im Berichtsentwurf platzieren und die Eigenschaften für den Bericht und seine Steuerelemente festlegen.

Zum Wechseln in die Layoutansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen, und klicken Sie dann auf Layoutansicht .

Access zeigt den Bericht in der Layoutansicht an.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Berichts und der zugehörigen Steuerelemente und Bereiche zu ändern. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Berichtsentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtslayoutentwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
• Drücken Sie ALT+F8.

Anschließend können Sie Felder hinzufügen, indem Sie sie aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen.

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Optimieren des Berichts in der Entwurfsansicht

Sie können den Berichtsentwurf auch in der Entwurfsansicht optimieren. Sie können dem Bericht neue Steuerelemente und Felder hinzufügen, indem Sie diese in den Entwurfsbereich einfügen. Über das Eigenschaftenblatt erhalten Sie Zugriff auf eine große Anzahl von Eigenschaften, die Sie zum Anpassen des Berichts festlegen können.

Zum Wechseln in die Entwurfsansicht klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht .

Access zeigt den Bericht in der Entwurfsansicht an.

Verwenden Sie das Eigenschaftenblatt, um die Eigenschaften des Berichts und der darin enthaltenen Steuerelemente und Bereiche zu ändern. Drücken Sie F4, um das Eigenschaftenblatt anzuzeigen.

Sie können den Bereich Feldliste verwenden, um dem Berichtsentwurf Felder aus der zugrunde liegenden Tabelle oder Abfrage hinzuzufügen. Damit der Bereich Feldliste angezeigt wird, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtsentwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
• Drücken Sie ALT+F8.

Anschließend können Sie Felder hinzufügen, indem Sie sie aus dem Bereich Feldliste in den Bericht ziehen.

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Hinzufügen von Feldern aus dem Bereich "Feldliste"

• Um ein einzelnes Feld hinzuzufügen, ziehen Sie das Feld aus dem Bereich Feldliste in den Bereich, in dem das Feld im Bericht angezeigt werden soll.
• Um mehrere Felder gleichzeitig hinzuzufügen, halten Sie STRG gedrückt, und klicken Sie auf die gewünschten Felder. Ziehen Sie dann die ausgewählten Felder auf den Bericht.

Wenn Sie die Felder in einem Berichtsbereich ablegen, wird von Access für jedes Feld ein gebundenes Textfeld-Steuerelement erstellt und neben jedem Feld automatisch ein Bezeichnungsfeld-Steuerelement platziert.

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Hinzufügen von Steuerelementen zum Bericht

Einige Steuerelemente werden automatisch erstellt, wie das gebundene Textfeld-Steuerelement, das erstellt wird, wenn Sie dem Bericht ein Feld aus dem Bereich Feldliste hinzufügen. Viele weitere Steuerelemente können in der Entwurfsansicht mithilfe der Tools in der Gruppe Steuerelemente auf der Registerkarte Berichtsentwurf erstellt werden.

Ermitteln des Namens eines Tools

• Platzieren Sie den Mauszeiger über dem Tool. Access zeigt den Namen des Tools an.

Erstellen eines Steuerelements mit den Tools der Gruppe "Steuerelemente"

1. Klicken Sie auf das Tool für den Steuerelementtyp, den Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie beispielsweise ein Kontrollkästchen erstellen möchten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen-Tool .

2. Klicken Sie im Entwurfsbereich des Berichts auf die Stelle, an der die obere linken Ecke des Steuerelements platziert werden soll. Klicken Sie einmal, um ein Steuerelement in Standardgröße zu erstellen, oder klicken Sie auf das Tool, und ziehen Sie es dann in den Entwurfsbereich des Berichts, um ein Steuerelement in der gewünschten Größe zu erstellen.

3. Wenn Sie das Steuerelement beim ersten Versuch nicht perfekt positioniert haben, gehen Sie wie folgt vor, um es zu verschieben:

   1. Klicken Sie auf das Steuerelement, um es auszuwählen.
   2. Positionieren Sie den Mauszeiger über dem Rand des Steuerelements, bis sich der Mauszeiger in einen Pfeil mit vier Spitzen .
   3. Ziehen Sie das Steuerelement an die gewünschte Position.

Mit dieser Prozedur wird ein ungebundenes Steuerelement erstellt. Wenn das Steuerelement Daten anzeigen kann, z. B. ein Textfeld oder ein Kontrollkästchen, müssen Sie einen Feldnamen oder Ausdruck in die ControlSource Eigenschaft eingeben, bevor daten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zu Steuerelementen.

Anzeigen des Eigenschaftenblatts

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um das Eigenschaftenblatt in der Entwurfsansicht anzuzeigen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichtsentwurf in der Gruppe Extras auf Eigenschaftenblatt.
2. Drücken Sie F4.

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Speichern Ihrer Arbeit

Nachdem Sie den Berichtsentwurf gespeichert haben, können Sie den Bericht bei Bedarf immer wieder ausführen. Der Entwurf des Berichts bleibt gleich, bei jedem Drucken oder Anzeigen werden jedoch aktuelle Daten eingefügt. Wenn sich Ihre Anforderungen an den Bericht ändern, können Sie den Berichtsentwurf ändern oder einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen, der auf dem ursprünglichen Bericht basiert.

Speichern des Berichtsentwurfs

1. Klicken Sie auf Datei>speichern , oder drücken Sie STRG+S. Alternativ können Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Speichern klicken.
2. Wenn der Bericht noch keinen Titel hat, geben Sie einen Namen in das Feld Berichtsname ein, und klicken Sie dann auf OK.

Speichern des Berichtsentwurfs unter einem neuen Namen

1. Klicken Sie auf Datei>Speichern unter>Objekt speichern unter.
2. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Bericht speichern unter einen Namen für den neuen Bericht ein, und klicken Sie dann auf OK.

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Anzeigen, Drucken oder Senden ihres Berichts als E-Mail-Nachricht

Nachdem Sie den Berichtsentwurf gespeichert haben, können Sie ihn immer wieder verwenden. Der Entwurf des Berichts bleibt gleich, bei jedem Anzeigen oder Drucken werden jedoch aktuelle Daten eingefügt. Wenn sich Ihre Anforderungen an den Bericht ändern, können Sie den Berichtsentwurf ändern oder einen neuen, ähnlichen Bericht erstellen, der auf dem ursprünglichen Bericht basiert.

Anzeigen des Berichts

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Bericht anzuzeigen. Für welche Methode Sie sich entscheiden, hängt davon ab, wie Sie den Bericht und dessen Daten verwenden möchten.

• Wenn Sie vor dem Drucken vorübergehend ändern möchten, welche Daten im Bericht angezeigt werden, oder wenn Sie Daten aus dem Bericht in die Zwischenablage kopieren möchten, verwenden Sie die Berichtsansicht.
• Wenn Sie den Entwurf des Berichts beim Betrachten der Daten ändern möchten, verwenden Sie die Layoutansicht.
• Wenn Sie sehen möchten, wie der Bericht beim Drucken aussieht, verwenden Sie die Seitenansicht.

Anzeigen des Berichts in der Berichtsansicht

Die Berichtsansicht ist die Standardansicht, die verwendet wird, wenn Sie im Navigationsbereich auf einen Bericht doppelklicken. Wenn der Bericht noch nicht geöffnet ist, doppelklicken Sie im Navigationsbereich darauf, um ihn in der Berichtsansicht anzuzeigen.

Wenn der Bericht bereits geöffnet ist, klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Berichtsnamen, und klicken Sie dann auf Berichtsansicht.

Arbeiten mit Daten in der Berichtsansicht

In der Berichtsansicht können Sie Text auswählen und in die Zwischenablage kopieren. Wenn Sie ganze Zeilen auswählen möchten, klicken Sie im Rand, und ziehen Sie den Zeiger neben den auszuwählenden Zeilen. Kopieren Sie diese Zeilen dann in die Zwischenablage, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage auf Kopieren.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zeilen, und klicken Sie dann auf Kopieren.
3. Drücken Sie STRG+C.

Anzeigen nur der gewünschten Zeilen durch Verwendung von Filtern

Sie können Filter direkt auf den Bericht anwenden, ohne die Berichtsansicht zu verlassen. Wenn Sie z. B. bei einer Spalte "Land/Region" nur die Zeilen mit dem Land/der Region "Kanada" anzeigen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Suchen Sie das Wort "Kanada" im Bericht, und klicken Sie darauf.
2. Klicken Sie auf Ist gleich "Kanada".

Access erstellt den Filter, und wendet ihn an.

Ein- und Ausschalten eines Filters

Sie können zwischen der gefilterten und der ungefilterten Anzeige umschalten, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filter ein/aus klicken. Dadurch wird der Filter nicht entfernt, sondern lediglich ein- oder ausgeschaltet.

Löschen eines Filters

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld, aus dem Sie den Filter entfernen möchten.
2. Klicken Sie auf Filter von löschen. (Für Feldname wird das aktuelle Feld aufgelistet.)

Ein einmal entfernter Filter lässt sich nicht mehr mithilfe des Befehls Filter ein/aus einschalten. Sie müssen den Filter zuerst neu erstellen.

Vorschau des Berichts in der Seitenansicht

Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Seitenansicht.

Mit den Navigationsschaltflächen können Sie die Seiten in einem Bericht nacheinander anzeigen oder direkt zu einer beliebigen Seite im Bericht springen.

1. Klicken Sie hier, um die erste Seite anzuzeigen.
2. Klicken Sie hier, um die vorherige Seite anzuzeigen.
3. Klicken Sie hier, um die nächste Seite anzuzeigen.
4. Klicken Sie hier, um die letzte Seite anzuzeigen.
5. Geben Sie eine Seitenzahl in dieses Feld ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE, um zu einer bestimmten Seite zu springen.

In der Seitenansicht können Sie vergrößern, um Details anzuzeigen, oder verkleineren, um zu sehen, wie gut die Daten auf der Seite positioniert sind. Wenn der Cursor über dem Bericht positioniert ist, klicken Sie einmal. Klicken Sie erneut, um den Effekt des Zooms umzukehren. Sie können auch das Zoom-Steuerelement auf der Access status-Leiste verwenden, um weiter zu vergrößern oder zu verkleineren.

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um die Seitenansicht zu schließen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht auf Seitenansicht schließen.
• Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Layoutansicht oder Entwurfsansicht .

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Drucken des Berichts

Sie können einen Bericht aus einer beliebigen Ansicht drucken, auch wenn er geschlossen ist. Vor dem Drucken sollten Sie nochmals die Seiteneinstellungen überprüfen, z. B. Seitenränder und Seitenausrichtung. Access speichert die Seiteneinstellungen mit dem Bericht, sodass Sie diese nur einmal festlegen müssen. Wenn sich Ihre Druckanforderungen ändern, können Sie sie später erneut festlegen.

Ändern der Seiteneinstellungen

1. Öffnen Sie den Bericht in der Seitenansicht. Sie können die Seiteneinstellungen in jeder Ansicht ändern, die Seitenansicht ist jedoch optimal, da Sie die Auswirkungen von Änderungen sofort sehen können.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Seitenansicht in den Gruppen Seitenlayout und Seitenformat auf Hochformat oder Querformat , um die Seitenausrichtung festzulegen, auf Größe , um das Papierformat festzulegen, auf Ränder zum Anpassen der Ränder usw.
3. Nachdem Sie eine Änderung vorgenommen haben, zeigen Sie mithilfe der Navigationsschaltflächen verschiedene Seiten an, um sicherzustellen, dass auf den Folgeseiten keine Formatierungsprobleme auftreten.

Senden des Berichts an einen Drucker

1. Öffnen Sie den Bericht in einer beliebigen Ansicht, oder wählen Sie ihn im Navigationsbereich aus.
2. Klicken Sie auf Datei>drucken>Drucken. Access zeigt das Dialogfeld Drucken an.
3. Geben Sie die gewünschten Optionen ein, beispielsweise den Drucker, den Druckbereich und die Anzahl der Exemplare.
4. Klicken Sie auf OK.

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Senden Des Berichts als E-Mail-Nachricht

Sie können Ihren Bericht als E-Mail-Nachricht an Empfänger senden, anstatt eine Papierkopie zu drucken:

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf den Bericht, um ihn auszwählen. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportieren auf E-Mail.
2. Klicken Sie im Dialogfeld Objekt senden als in der Liste Ausgabeformat auswählen auf das zu verwendende Dateiformat.
3. Beenden Sie alle verbleibenden Dialogfelder.
4. Geben Sie in Ihrer E-Mail-Anwendung die Nachrichtendetails ein, und senden Sie die Nachricht.

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