In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie einen Standardwert für ein Tabellenfeld oder für ein Steuerelement in einem Formular in einer Access-Datenbank festlegen. Die festgelegten Standardwerte werden immer dann im Feld oder Steuerelement angezeigt, wenn Sie in der Datenbank einen neuen Datensatz erstellen.
Inhalt dieses Artikels
- Grundlegendes zu Standardwerten
- Festlegen eines Standardwerts für ein Tabellenfeld
- Festlegen eines Standardwerts für ein Steuerelement
- Festlegen einer Standardzeile für ein Listenfeld oder ein Kombinationsfeld
- Beispiele für Standardwerte
Grundlegendes zu Standardwerten
Sie fügen einem Tabellenfeld oder Formularsteuerelement einen Standardwert hinzu, wenn Access automatisch einen Wert in einen neuen Datensatz eingeben soll. So können Sie beispielsweise festlegen, dass Access neuen Aufträgen immer das aktuelle Datum hinzufügt.
In der Regel fügen Sie Ihren Tabellenfeldern einen Standardwert hinzu. Sie fügen den Wert hinzu, indem Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht öffnen und dann einen Wert in die Eigenschaft Standardwert für das Feld eingeben. Wenn Sie einen Standardwert für ein Tabellenfeld festlegen, wendet Access den Wert auf alle Steuerelemente an, die auf diesem Feld basieren. Wenn Sie ein Steuerelement nicht an ein Tabellenfeld binden oder eine Verknüpfung mit Daten in anderen Tabellen herstellen, legen Sie einen Standardwert für das Formularsteuerelement selbst fest.
Sie können einen Standardwert für Tabellenfelder festlegen, die die Datentypen "Kurzer Text", "Langer Text", "Zahl", "Datum/Uhrzeit", "Währung", "Ja/Nein" und "Hyperlink" verwenden. Wenn Sie keinen Wert angeben, bleibt das Feld null (leer), bis Sie einen Wert eingeben. Nachdem Sie einen Standardwert definiert haben, wendet Access diesen Wert auf alle neuen Datensätze an, die Sie hinzufügen. Sie können den Wert in einem Datensatz bei Bedarf vom Standardwert in einen anderen ändern, es sei denn, eine Gültigkeitsprüfungsregel untersagt dies.
Festlegen eines Standardwerts für ein Tabellenfeld
Wenn Sie einen Standardwert für ein Tabellenfeld festlegen, zeigen alle Steuerelemente, die Sie an dieses Feld binden, den Standardwert an.
Festlegen eines Standardwerts
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
- Wählen Sie das Feld aus, das Sie ändern möchten.
- Geben Sie auf der Registerkarte "Allgemein" einen Wert in das Eigenschaftenfeld "Standardwert " ein.
Der Wert, den Sie eingeben können, hängt vom Datentyp ab, der für das Feld festgelegt wurde. Sie können
=Date()z. B. das aktuelle Datum in ein Feld für Datum/Uhrzeit eingeben. Beispiele für Standardwerte finden Sie unter Beispiele für Standardwerte weiter unten in diesem Artikel. - Speichern Sie Ihre Änderungen.
Festlegen eines Standardwerts für ein Steuerelement
In der Regel wird nur dann ein Standardwert für ein Steuerelement festgelegt, wenn Sie das Steuerelement nicht an ein Tabellenfeld binden oder wenn Sie eine Verknüpfung mit Daten in einer anderen Tabelle herstellen.
Festlegen eines Standardwerts
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften , oder drücken Sie F4.
- Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte "Alle ", suchen Sie die Eigenschaft "Standardwert ", und geben Sie dann den Standardwert ein.
- Drücken Sie STRG+S , um Ihre Änderungen zu speichern.
Festlegen einer Standardzeile für ein Listenfeld oder ein Kombinationsfeld
Standardmäßig werden für Listenfeld- und Kombinationsfeld-Steuerelemente zwei Arten von Listen angezeigt: Wertlisten und Nachschlagelisten. Eine Werteliste ist eine hartcodierte Liste von Elementen, die sich in der Zeilenquell-Eigenschaft eines Listenfeld- oder Kombinationsfeld-Steuerelements befindet. Im Gegensatz dazu bezieht eine Nachschlageliste ihre Daten aus einem Nachschlagefeld, das eine Abfrage verwendet, um Daten aus einer anderen Tabelle abzurufen, und lädt diese Daten dann in ein Kombinationsfeld-Steuerelement.
Bei Wertlisten und Nachschlagelisten können Sie angeben, welches Listenelement standardmäßig angezeigt wird, aber Sie verwenden für jeden Listentyp ein anderes Verfahren. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie Standardwerte für eine Werteliste und eine Nachschlageliste festgelegt werden.
Festlegen eines Standardwerts für eine Werteliste
- Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, das Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Listenfeld- oder Textfeld-Steuerelement, und klicken Sie dann auf Eigenschaften , oder drücken Sie F4.
- Stellen Sie sicher, dass die Eigenschaft Zeilenquelle eine Wertliste enthält. Die Elemente in einer Werteliste sind in doppelte Anführungszeichen eingeschlossen und durch Semikolons getrennt. Beispielsweise könnte eine Liste wie die folgende angezeigt werden:
"Good";"Fair";"Poor". - Wenn die Zeilenquelleigenschaft eine Abfrage enthält, bei der es sich um eine Textzeichenfolge handelt, die mit
SELECTbeginnt, fahren Sie mit der nächsten Schrittgruppe fort. - Geben Sie im Eigenschaftenfeld Standardwert den Namen
[control_name].ItemData(n)ein. In diesem Fallcontrol_nameist dies der Name des Listenfeld- oder Kombinationsfeld-Steuerelements undndie Nummer des Listenelements, das Sie als Standard festlegen möchten. Wenn Sie den Namen des Steuerelements nicht kennen, sehen Sie sich den Wert in der Name-Eigenschaft oben auf dem Eigenschaftenblatt an. Angenommen, Sie verfügen über ein Kombinationsfeld-Steuerelement mit dem Namen "Besitzer", und Sie möchten den dritten Wert in der Liste als Standardwert verwenden. Geben Sie in das Eigenschaftenfeld Standardwert ein[Owner].ItemData(2). Sie geben2anstelle von3"WeilItemDataist nullbasiert", was bedeutet, dass die Zählung bei null und nicht bei eins beginnt. - Speichern Sie Ihre Änderungen, und wechseln Sie zurück zur Formularansicht. Der ausgewählte Standardwert sollte in der Liste oder im Kombinationsfeld angezeigt werden, wenn Sie ihrer Datenbank einen Datensatz hinzufügen.
Festlegen eines Standardwerts für eine Nachschlageliste
Öffnen Sie die Tabelle, die die Quelldaten für das Nachschlagefeld enthält, in der Datenblattansicht.
Notieren Sie sich den Schlüsselwert, der dem Element zugeordnet ist, das Sie zum Standardwert machen möchten.
Hinweis
Standardmäßig blendet Access Primär- und Fremdschlüsselfelder aus. Wenn das Schlüsselfeld nicht angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Zelle in der Kopfzeile der Tabelle, klicken Sie auf Spalten einblenden, wählen Sie im Dialogfeld Spalten einblenden Ihr Schlüsselfeld aus, und klicken Sie auf Schließen.
Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, die das Nachschlagefeld enthält, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
Wählen Sie das Nachschlagefeld aus. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein den Schlüsselwert, den Sie sich in Schritt 1 und 2 notiert haben, in das Eigenschaftenfeld Standardwert ein. Dies ist der Wert, der dem Listenelement entspricht, das Sie als Standard festlegen möchten. Angenommen, Sie haben 10 Lieferanten, und der Name des am häufigsten verwendeten Lieferanten soll standardmäßig angezeigt werden. Suchen Sie dazu den Schlüsselwert, der den Lieferanten eindeutig identifiziert, und geben Sie diesen Schlüsselwert in das Eigenschaftenfeld Standardwert des Fremdschlüsselfelds ein.
Speichern Sie Ihre Änderungen, wechseln Sie in die Datenblattansicht, und geben Sie einen neuen Datensatz ein. Der Standardwert wird im Nachschlagefeld angezeigt, wenn Sie den Eintrag hinzufügen.
Beispiele für Standardwerte
In der folgenden Tabelle werden einige Standardwerte aufgeführt und beschrieben. Sie können diese Beispiele für die Verwendung mit Ihren eigenen Daten anpassen.
| Ausdruck | Standardfeldwert |
|---|---|
1 |
1 |
"MT" |
MT |
"New York, N.Y." |
New York, N.Y. (beachten Sie, dass Sie den Wert in Anführungszeichen setzen müssen, wenn er Satzzeichen enthält) |
"" |
Eine leere Zeichenfolge |
Date() |
Aktuelles Datum |
=Yes |
"Ja" wird in der Landessprache des Computers angezeigt |