Mit Microsoft Copilot in Outlook können Sie Posteingangsregeln in natürlicher Sprache erstellen, überprüfen, aktualisieren und löschen. Sie können Copilot bitten, Regeln zum Organisieren eingehender E-Mails einzurichten, z. B. Verschieben, Kategorisieren oder Löschen von Nachrichten. Sie können auch überprüfen, welche Regeln aktiv sind, und vorhandene Regeln ändern, deaktivieren oder entfernen, ohne die Seite "Regeleinstellungen" zu öffnen.
Erstellen von Outlook-Regeln mit Copilot
Sie können Outlook-Regeln erstellen, indem Sie beschreiben, was mit zukünftigen E-Mails geschehen soll:
- Erstellen Sie eine Regel, um E-Mails von Alex in den Ordner "Später lesen" zu verschieben.
- Kategorisieren Sie E-Mails von meinem Vorgesetzten als wichtig.
- Verschieben Sie E-Mails mit dem Betreff "Rechnung" in den Ordner "Rechnungen".
- Newsletter löschen aus newsletters@contoso.com.
Copilot interpretiert Ihre Anforderung und übersetzt sie in eine Outlook-Regel.
Vor dem Erstellen einer Regel
Bevor Änderungen vorgenommen werden, zeigt Copilot eine Zusammenfassung der Regel an und fordert eine Bestätigung an. In der Zusammenfassung heißt es eindeutig:
- Die Bedingung (z. B. E-Mails von Alex)
- Die Aktion (verschieben, kategorisieren oder löschen)
- Dass die Regel nur für zukünftige E-Mails gilt
Beim Erstellen der Regel werden keine vorhandenen E-Mails geändert.
Wenn Ordner oder Kategorien nicht vorhanden sind
Wenn sich die Regel auf einen Ordner oder eine Kategorie bezieht, die noch nicht vorhanden ist, erklärt Copilot, was erstellt werden muss, und fordert eine einzelne Bestätigung an. Beispiel:
- Wenn der Zielordner nicht vorhanden ist, bestätigt Copilot, dass der Ordner und die Regel zusammen erstellt werden.
- Wenn die Kategorie nicht vorhanden ist, bestätigt Copilot, dass die Kategorie erstellt und auf die Regel angewendet wird.
Es wird nichts erstellt, bis Sie dies bestätigen. Nach der Genehmigung werden der Ordner oder die Kategorie und die Regel zusammen erstellt.
Anzeigen von Outlook-Regeln mit Copilot
Sie können Copilot bitten, die Regeln anzuzeigen, die bereits in Ihrem Postfach vorhanden sind:
- Zeig mir meine aktuellen Regeln.
- Auflisten meiner Posteingangsregeln.
- Zeigen Sie Details für die Regel an, mit der E-Mails von Alex verschoben werden.
Copilot zeigt eine schreibgeschützte Liste von Regeln an, darunter:
- Regelname
- Bedingungen und Aktionen
- Ob die Regel aktiviert oder deaktiviert ist
Das Anzeigen von Regeln erfordert keine Bestätigung und ändert nichts in Ihrem Postfach.
Aktualisieren von Outlook-Regeln mit Copilot
Sie können Copilot bitten, eine vorhandene Regel zu ändern, indem Sie beschreiben, was Sie möchten:
Ändern Sie die Alex-Regel, um E-Mails in das Archiv statt in "Später lesen" zu verschieben.
Meine Regel "Rechnung" deaktivieren.
Bevor Änderungen vorgenommen werden, zeigt Copilot eine Zusammenfassung der aktuellen Regel und des vorgeschlagenen Updates an und fordert zur Bestätigung auf. Nichts ändert sich, bis Sie dies bestätigen.
Löschen von Outlook-Regeln mit Copilot
Sie können Copilot bitten, eine Regel zu entfernen, die Sie nicht mehr benötigen:
Löschen Sie die Regel, die E-Mails in den Ordner "Project Alpha" verschiebt.
Meine Newsletter-Löschregel entfernen.
Copilot identifiziert die übereinstimmende Regel und fordert eine Bestätigung an, bevor sie gelöscht wird. Die Regel wird erst entfernt, wenn Sie sie bestätigen.
Verwalten von Regeln in Outlook-Einstellungen
Wenn Copilot Regeln erstellt, anzeigt, aktualisiert oder löscht, enthält es einen Link zu den Outlook-Regeleinstellungen . Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird die systemeigene Seite mit den Regeleinstellungen von Outlook geöffnet, auf der Sie auch Ihre Regeln verwalten können.
Beschränkungen
Von Copilot erstellte Regeln sind Standardregeln für den Posteingang. Daher gelten sie nur für zukünftige eingehende Nachrichten (vorhandene E-Mails werden nicht rückwirkend verarbeitet).
In Outlook für iOS und Android:
Sie können Copilot verwenden, um Regeln zu erstellen, anzuzeigen, zu aktualisieren und zu löschen.
Der Link "Outlook-Regeleinstellungen" ist nicht verfügbar. Um auf die Regeleinstellungen von Outlook zuzugreifen, öffnen Sie Outlook im Web oder auf dem Desktop.
Wo Regeln in Copilot verfügbar sind
Das Erstellen und Anzeigen von Outlook-Regeln ist über Microsoft Copilot Chat verfügbar. Sie müssen Outlook nicht öffnen, um es zu verwenden. Mit der ganzseitigen Copilot-Oberfläche können Sie Ihre Outlook-E-Mails von überall aus bearbeiten.
Outlook-Regeln sind auch im Copilot-Seitenbereich in Microsoft 365-Apps verfügbar, auch wenn Sie in Outlook arbeiten.
Zu den unterstützten Apps und Plattformen gehören:
Microsoft Copilot (ganzseitige Erfahrung)
Copilot-Seitenbereich in Microsoft 365 Apps, einschließlich Outlook auf:
- Klassisches Outlook für Windows
- Neues Outlook für Windows
- Outlook für das Web
- Outlook für Mac
- Outlook für iOS
- Outlook für Android