Verwenden des Terminplanungs-Assistenten in Outlook im Web

Anleitungen zum klassischen Outlook im Web

Öffnen des Terminplanungs-Assistenten

Der Terminplanungs-Assistent kann vor oder nach der Bereitstellung von Details zur Veranstaltung verwendet werden. Wenn Sie Angaben wie Datum, Uhrzeit und Dauer der Veranstaltung machen und Teilnehmer hinzufügen, bevor Sie den Terminplanungs-Assistenten öffnen, werden diese übernommen, und Sie können Sie ganz nach Bedarf ändern.

Mithilfe des Terminplanungs-Assistenten erhalten Sie sofort eine Ansicht des Kalenders eines Teilnehmers und können dessen Verfügbarkeit – frei oder gebucht – für das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung prüfen.

1. Wählen Sie auf der Symbolleiste E-Mail oder Calendardie Schaltfläche Neu>nach unten Calendar Ereignis aus.

2. Gehen Sie auf der Seite Details der neuen Veranstaltung wie folgt vor:

   • Fügen Sie nach Bedarf Ereignisdetails hinzu, z. B. Titel und Ort, Start- und Enddatum und -uhrzeit sowie weitere Informationen, fügen Sie Personen hinzu, und wählen Sie dann Terminplanung Assistent.
   • Wählen Sie Terminplanung Assistent, und fügen Sie dann bei Bedarf Teilnehmer hinzu, und fügen Sie einen Raum hinzu.

Im Detailbereich des Terminplanungs-Assistenten können Sie das Datum und die Uhrzeit der Veranstaltung, jedoch nicht deren Thema ändern. Auf der Seite "Details" der Veranstaltung finden Sie Optionen, die im Terminplanungs-Assistenten nicht verfügbar sind. Hierzu gehören beispielsweise das Festlegen einer Besprechungserinnerung, Sie können eine zu sendende E-Mail-Erinnerung festlegen und eine Beschreibung sowie weitere Details zur Veranstaltung angeben.

Hinzufügen von Teilnehmern

Teilnehmer können für ein Ereignis hinzugefügt werden, bevor oder nachdem Sie den Terminplanungs-Assistenten ausgewählt haben. Wenn Sie Teilnehmer auf der Seite Details für das Ereignis hinzugefügt haben, werden beim Öffnen des Terminplanungs-Assistenten die Kalender dieser Teilnehmer in einem Raster rechts neben dem Detailbereich angezeigt. Die in diesem Abschnitt erläuterten Schritten beziehen sich ausschließlich auf das Hinzufügen eines Teilnehmers nach dem Öffnen des Terminplanungs-Assistenten.

1. Geben Sie im Feld Teilnehmer im Detailbereich den Namen einer Person ein, die Sie zu der Veranstaltung einladen möchten.
   

   Hinweis

   Beginnend mit dem ersten eingegebenen Zeichen stimmt Outlook mit Ihrem Eintrag überein und bietet die Namen von Personen in Ihrem organization oder Personen an, mit denen Sie korrespondiert haben.

2. Wählen Sie einen Namen aus der Vorschlagsliste aus, die unter dem Feld Teilnehmer angezeigt wird, oder wählen Sie Verzeichnis durchsuchen aus.

   Hinweis

   Jede von Ihnen hinzugefügte Person wird automatisch als Erforderlich hinzugefügt. Darüber hinaus wird der Kalender jeder Person (in der Reihenfolge der Auswahl) auf der rechten Seite Ihres Kalenders im Kalenderbereich angezeigt, sodass ein Raster entsteht. Beim Hinzufügen von Personen wird zudem die Gesamtzahl der eingeladenen Personen und die Zahl der sich ergebenden Konflikte angezeigt.

   

3. Wenn Sie den Status eines Teilnehmers ändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers. Wenn Sie ein Gerät mit Touchsteuerung verwenden, tippen Sie auf den Namen, halten Sie ihn gedrückt, und gehen Sie dann wie folgt vor:

   • Wählen Sie Entfernen aus, um den Teilnehmer zu löschen. Oder wählen Sie entfernen) neben dem Namen des Teilnehmers aus.
   • Wählen Sie Teilnahme optional aus.

Hinzufügen eines Raums zu Ihrem Standort

Wenn Sie vor dem Öffnen des Terminplanungs-Assistenten noch keinen Raum als Veranstaltungsort angegeben haben, können Sie diesen hier hinzufügen. Unten im Detailbereich des Terminplanungs-Assistenten befindet sich die Schaltfläche Raum hinzufügen, mit der Sie Konferenzräume aus der Adressliste Ihrer organization anzeigen können. Der Terminplanungs-Assistent zeigt automatisch nur die Räume an, die zu der von Ihnen aktuell angegebenen Zeit verfügbar sind, Sie können bei Bedarf aber auch weitere Räume anzeigen.

Wenn es in Ihrer Organisation mehr als nur ein paar Räume gibt, hat der Administrator Ihrer Organisation die Räume möglicherweise zu Raumlisten zusammengefasst. Raumlisten sind Zusammenstellungen von Räumen, die normalerweise über ähnliche Eigenschaften verfügen, wie Räume, die sich im gleichen Gebäude befinden.

1. Wählen Sie Raum hinzufügen aus.
2. Wählen Sie einen Raum aus, oder zeigen Sie die Raumliste an, und wählen Sie einen der verfügbaren Räume aus dieser Liste aus.
   

Nachdem Sie einen Raum ausgewählt haben, wird er dem Kalenderraster hinzugefügt. Sie können den Konferenzraum ändern, indem Sie Raum ändern auswählen. Um den Konferenzraum zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, oder, wenn Sie ein Touchgerät verwenden, berühren und halten Sie es, und wählen Sie dann Entfernen aus.

Anzeigen von Kalendern

Beim Hinzufügen von Teilnehmern und des Standorts werden die Kalenderinformationen der Teilnehmer im Kalenderraster angezeigt.

Sie können am oberen Rand des Kalenders zwischen den Ansichten "Tag" und "Woche" auswählen. Wenn Sie die Wochenansicht wählen, zeigt das Kalenderraster eine zusammengeführte Ansicht der Kalender der Teilnehmer an.

Senden Ihrer Besprechungseinladung

Zum Abschließen der Arbeit im Terminplanungs-Assistenten führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

• Wählen Sie OK aus, um Ihre Änderungen zu speichern.
• Wählen Sie Verwerfen aus, um den Vorgang abzubrechen.

Damit kehren Sie zu der neuen Detailseite für Veranstaltungen zurück, auf der Sie abschließend und bei Bedarf weitere Details zu Ihrer Besprechung hinzufügen können. Wenn Sie fertig sind, gehen Sie wie folgt vor:

• Wählen Sie Senden aus, um die Einladung an das Ereignis zu senden.
• Wählen Sie Verwerfen aus, um alle Änderungen abzubrechen.