Die Dateien, die Sie auf einer SharePoint-Website speichern, sind in der Regel für alle Benutzer verfügbar, die über Berechtigungen für die Website verfügen, aber Sie möchten möglicherweise bestimmte Dateien oder Ordner für Personen freigeben, die sonst keinen Zugriff auf die Website haben. Wenn Sie Dateien und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob andere Personen sie bearbeiten oder nur anzeigen dürfen. Sie können jederzeit sehen, für wen eine SharePoint-Datei freigegeben ist, und die Freigabe von SharePoint-Dateien oder -Ordnern beenden oder Berechtigungen ändern.
Hinweis
- Wenn Sie OneDrive-Dateien und -Ordner freigeben möchten, lesen Sie Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern.
- Sie können auch die gesamte Website freigeben.
- Ihre Freigabeoberfläche sieht möglicherweise etwas anders aus als die unten aufgeführten Schritte und Screenshots, aber die Informationen werden Ihnen trotzdem helfen, Dateien und Ordner freizugeben.
- Die Datei- oder Ordnerfreigabe aus der modernen Umgebung unterbricht die Vererbung auf Listen-/Bibliotheksebene.
Auswählen einer Datei oder eines Ordners für die Freigabe
Wechseln Sie auf Ihrer SharePoint-Website zu der Bibliothek, in der Sie Dateien freigeben möchten.
Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die Sie freigeben möchten, indem Sie das Zugehörige Kreissymbol auswählen.
Hinweis
Die gleichzeitige Freigabe mehrerer Elemente ist nicht verfügbar. Stattdessen können Sie die Elemente, die Sie freigeben möchten, einem Ordner hinzufügen und dann den Ordner freigeben.
- Wenn Sie die Listenansicht verwenden, wählen Sie das Kreissymbol auf der linken Seite des Elements aus.
- Wenn Sie die Kachelansicht verwenden, wählen Sie das Kreissymbol in der oberen rechten Ecke des Elements aus.
Wählen Sie oben auf der Seite
aus.Hinweis
- Wenn die ausgewählte Datei oder der ausgewählte Ordner bereits für eine andere Person freigegeben ist, befindet sich am unteren Rand eine Liste Freigegeben für. Jedes Bild ist entweder das Profilfoto einer Person oder die Initialen einer Gruppe, für welche die Datei freigegeben wurde. Wenn Sie die Zugriffsebene für eine Einzelperson oder eine Gruppe bearbeiten möchten, wählen Sie die Initialen eines Fotos oder einer Gruppe aus, um Zugang verwalten zu öffnen.
- Wenn die ausgewählte Datei oder der ausgewählte Ordner derzeit nicht für andere Personen freigegeben ist, gibt es keine Liste Freigegeben für.
Als Nächstes wählen Sie entweder die Freigabe für bestimmte Personen oder die Freigabe mithilfe von "Link kopieren".
Freigeben für bestimmte Personen
Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie eine E-Mail-Einladung an Personen oder Gruppen senden und die Einladungen nachverfolgen möchten. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf auch die Berechtigung für bestimmte Personen oder Gruppen später entfernen.
Sie können für bestimmte Personen freigeben, indem Sie Folgendes angeben:
(A) Ihre Empfänger
(B) ihre Berechtigungen in Bezug auf die Datei oder den Ordner
- Empfänger hinzufügen: Geben Sie im Feld Name, Gruppe oder E-Mail die E-Mail-Adressen oder Kontaktnamen der Empfänger ein, für die Sie die Datei oder den Ordner freigeben möchten. Wenn Sie mit der Eingabe der Informationen in das Feld beginnen, können Sie auch einen Kontakt aus der eingeblendeten Liste auswählen.
- Berechtigungen angeben: Verwenden Sie das Stiftsymbol rechts neben dem Feld Name, Gruppe oder E-Mail, um Berechtigungen anzugeben: Kann bearbeiten, Kann anzeigen oder Nicht herunterladen. Führen Sie dann dieselben nachstehenden Schritte aus, um Dateien für die von Ihnen aufgeführten Personen freizugeben. Für Word Dokumente können Sie die Option Kann überprüfen verwenden, um jemandem das Hinzufügen von Kommentaren und Vorschlägen zu ermöglichen, aber zu verhindern, dass er Änderungen vornimmt.
- Fügen Sie nach Belieben eine Nachricht unterhalb des Feldes Name, Gruppe oder E-Mail ein.
- Wählen Sie Senden aus.
Hinweis
Bitte beachten Sie das Urheberrecht, und überlegen Sie sorgfältig, was Sie online teilen. Das Kopieren oder Teilen nicht autorisierter Materialien verstößt gegen den Microsoft-Servicevertrag.
Freigeben mithilfe von „Link kopieren”
Wählen Sie diese Option aus, um Elemente für viele Personen zu teilen, die Sie möglicherweise nicht einmal persönlich kennen. Sie können diese Links beispielsweise verwenden, um Beiträge auf Facebook, Twitter oder LinkedIn zu posten oder in einer E-Mail oder Nachricht zu teilen. Jeder, der den Link erhält, kann das Element anzeigen oder bearbeiten, je nachdem, welche Berechtigungen zu festlegen. Benutzer mit dem Link können keine neuen Elemente hochladen. Denken Sie aber daran, dass der Link auch weitergeleitet werden kann und keine Anmeldung erforderlich ist.
Wählen Sie neben Link kopieren das Zahnrad Linkeinstellungen aus, um die Linkeinstellungen zu öffnen.
Hinweis
Je nach den von Ihrem Administrator/Ihrer Administratorin festgelegten Einstellungen gibt es möglicherweise unterschiedliche Standardeinstellungen. Diese Schaltfläche könnte z. B. People in <Ihrer Organisation> bearbeiten können.
Um die Linkberechtigungen zu ändern, wählen Sie eine Option aus, der Sie Zugriff auf den Link gewähren möchten:
Hinweis
Wenn eine Freigabeoption grau hinterlegt angezeigt wird, wurde diese möglicherweise von den Administratoren Ihrer Organisation eingeschränkt. Sie können z. B. die Option Jeder entfernen, um zu verhindern, dass verwendbare Links an andere Personen außerhalb Ihrer organization weitergeleitet werden.
Jeder gibt jedem, der diesen Link erhält, Zugriff, unabhängig davon, ob Sie ihn direkt senden oder jemand ihn weiterleitet. Dies kann Personen außerhalb Ihrer organization. Es wird empfohlen, diese Option zu vermeiden, es sei denn, dies ist unbedingt erforderlich.
People in <Ihrer Organisation> mit dem Link gibt jeder Person in Ihrem organization, die den Link hat, Zugriff auf die Datei, unabhängig davon, ob sie sie direkt von Ihnen erhält oder von einer anderen Person weitergeleitet wird.
Personen mit vorhandenem Zugriff kann von Personen verwendet werden, die bereits Zugriff auf das Dokument oder den Ordner haben. Es werden keine Berechtigungen geändert, und der Link wird nicht freigegeben. Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie jemandem einen Link senden möchten, der bereits Zugriff hat.
People, die Sie auswählen, gewährt nur den von Ihnen angegebenen Personen Zugriff, obwohl andere Personen möglicherweise bereits Zugriff haben. Wenn Personen die Freigabeeinladung weiterleiten, können nur Personen, die bereits Zugriff auf das Element haben, den Link nutzen.
Hinweis
Um den Zugriff nachzuverfolgen und die Sicherheit zu gewährleisten, können Sie die Daten nur an Personen weitergeben, die zu Ihrem Unternehmen gehören oder ein Microsoft-Konto besitzen.
Unter Weitere Einstellungen können Sie eine der folgenden Optionen festlegen:
Kann bearbeiten ermöglicht Personen, die mit einem Microsoft-Konto angemeldet sind, die Dateien oder Ordner bearbeiten, auf die sie Zugriff haben. Wenn Sie einen Ordner freigeben, können Personen mit Bearbeitungsrechten alle Elemente in dem Ordner, auf den sie Zugriff haben, kopieren, verschieben, bearbeiten, umbenennen, freigeben und löschen.
Hinweis
- Kann bearbeiten ist standardmäßig aktiviert.
- Einige Links haben eingeschränkte Optionen und sind nur anonyme Links.
Kann überprüfen , dass Personen Kommentare hinterlassen und Vorschläge für die Datei machen können.
Hinweis
- Nur Word Dokumente verfügen über diese Berechtigungsoption.
- Wenn jemand bereits über Bearbeitungsberechtigungen für das Dokument verfügt, wird die Auswahl von Kann überprüfen nicht daran gehindert, Änderungen vorzunehmen. Für sie wird das Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet.
Kann anzeigen bedeutet, dass Benutzer Ihre Elemente anzeigen, kopieren oder herunterladen können, ohne sich anzumelden. Der Link kann von ihnen auch an andere Personen weitergeleitet werden. Sie können jedoch keine Änderungen an der Version auf Ihrem SharePoint vornehmen.
Das Herunterladen kann nicht möglich sein , hindert Personen daran, die Dateien oder Ordner herunterzuladen, auf die sie Zugriff haben.
Ablaufdatum festlegen ermöglicht Ihnen, ein Datum für den Ablauf des Links festzulegen. Nach dem von Ihnen festgelegten Datum funktioniert der Link nicht mehr und Sie müssen einen neuen Link für Benutzer erstellen, die Zugriff auf Ihre Datei oder Ihren Ordner benötigen. Legen Sie das Ablaufdatum nur für anonyme Links fest.
Hinweis
Das Festlegen des Ablaufdatums ist nur verfügbar, wenn es sich um einen Beliebigen-Link handelt.
Kennwort festlegen ermöglicht Ihnen, ein Kennwort für den Zugriff auf die Datei festzulegen. Wenn ein Benutzer auf den Link klickt, wird er aufgefordert, ein Passwort einzugeben, bevor er auf die Datei zugreifen kann. Sie müssen dieses Passwort separat für alle Personen angeben, für die Sie die Datei freigeben möchten. Kennwortdatum festlegen gilt nur für anonyme Links.
Hinweis
Kennwortdatum festlegen ist nur verfügbar, wenn es sich um einen Beliebigen-Link handelt.
Nachdem Sie alle Ihre Linkeinstellungen und -berechtigungen festgelegt haben, wählen Sie Anwendenaus.
Wählen Sie Link kopieren aus.
Fügen Sie den Link ein, und senden Sie ihn in einer E-Mail, Nachricht oder einem Beitrag.
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