SharePoint bietet eine skalierbare, funktionsreiche Oberfläche für die Verwaltung von Inhalten. Wenn Sie eine große Menge an Dateien verwalten müssen, sollten Sie die Verwendung einer Dokumentcenter-Websitevorlage in Betracht ziehen. Diese Vorlage ist für die Verwaltung umfangreicher Dokumente optimiert. Es kann Zeit sparen und Ihnen helfen, effizienter zu sein. Versionen, Dokument-IDs, Dokumentensätze, Metadatennavigation und Inhaltstypen sind in der Vorlage enthalten.
Eine Dokumentencenter-Website eignet sich für beide Szenarien:
- Umgebung zur Dokumenterstellung In einer Dokumentcenter-Authoring-Umgebung können Benutzer Tausende von Dokumenten oder Medienobjekten erstellen und bearbeiten, die in einem zentralen Repository gespeichert sind.
- Inhaltsarchiv In einem Inhaltsarchiv, z. B. einer Wissensdatenbank, speichern oder zeigen Benutzer Dokumente an.
In diesem Artikel werden Sie über die Features in einer Dokumentcenter-Websitevorlage informiert.
Informationen zum Erstellen eines Dokumentcenters finden Sie unter Verwenden von Vorlagen zum Erstellen verschiedener Arten von SharePoint-Websites
Was befindet sich auf einer Dokumentcenter-Website?
Die Dokumentcenter-Websitevorlage enthält Features, die das Erstellen und Verwalten großer Gruppen von Dokumenten einfacher und effizienter machen. In den meisten Fällen kann ein Websitebesitzer jedes dieser Features separat hinzufügen. Die Dokumentcenter-Websitevorlage aktiviert automatisch die empfohlenen Dokumentverwaltungsfunktionen. In den folgenden Abschnitten werden diese Features kurz beschrieben.
Ein Dokumentcenter kann als Erstellungsumgebung oder als Inhaltsarchiv genutzt werden. In einer Erstellungsumgebung checken die Benutzer Dateien häufig ein und aus und erstellen Ordnerstrukturen für diese Dateien. Die Versionsverwaltung ist aktiviert, und frühere Versionen jedes Dokuments werden beibehalten. Darüber hinaus können Workflows die Lebenszyklen von Dokumenten steuern.
Im Gegensatz dazu findet in einem Inhaltsarchiv nur sehr wenig Authoring statt. Die Benutzer zeigen Dokumente lediglich an oder laden Dokumente herauf. Die Dokumentcenter-Websitevorlage unterstützt die Erstellung einer Art von Inhaltsarchiv, das als Wissensdatenbank-Archiv bezeichnet wird. Wissensdatenbanken enthalten in der Regel einzelne Versionen von Dokumenten, und eine Website kann auf Millionen von Dateien skaliert werden. In einem typischen Szenario, z. B. in einem Technical Support Center für eine große Organization, können Tausende von Personen auf die Inhalte zugreifen, um sie zu lesen. Nur einige würden neue Inhalte auf die Website hochladen.
In den folgenden Elementen werden einige SharePoint-Features beschrieben, die Sie in eine Dokumentcenterwebsite einbinden können. Zusätzlich zu diesen Funktionen passen einige Organisationen das Aussehen und die Navigation eines Dokumentencenters an. Einige fügen benutzerdefinierte Webparts hinzu.
Navigation durch Metadaten
Verwaltete Metadaten sind ein System, das Dokumenten in SharePoint bestimmte Begriffe zuweist. Anschließend können Sie diese Begriffe verwenden, um die Dokumente zu klassifizieren. Sie können Metadaten auch verwenden, um ein leistungsfähiges Navigationstool für Benutzer zu erstellen, das ihnen hilft, das Gewünschte schnell zu finden.
Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über eine Wissensdatenbank mit Artikeln, die bei der Behandlung von Problemen mit Produkten helfen. Sie können Metadatenbegriffe erstellen, die es Benutzern ermöglichen, Informationen nach Produkt, Problemtyp oder anderen Eigenschaften zu filtern.
Dokument-IDs
Auf einer Document Center-Website erhält jeder Inhalt eine eindeutige ID, die nicht mit dem Speicherort des Dokuments in Zusammenhang steht, z. B. ein URL-Link. Das heißt, wenn Sie das Dokument verschieben oder umbenennen, bleibt die ID erhalten. Sie können die ID verwenden, um eine permanente Verknüpfung für das Dokument zu erstellen und fehlerhafte Verknüpfungen zu minimieren.
Versionen
Versionen werden auf einer Document Center-Website automatisch aktiviert. Dies bedeutet, dass Sie automatisch über einen Verlauf aller verschiedenen Versionen einer Datei verfügen. In einem Dokumentprüfungsprozess bedeutet dies beispielsweise, dass Sie einen Datensatz aller Aktualisierungen haben, die während des Prüfzyklus eingegeben wurden. Sie können Updates nachverfolgen, Einsatzkräfte kontaktieren und so weiter. Wenn ein Problem mit der aktuellen Version eines Artikels auftritt, können Sie außerdem schnell zur letzten als funktionierend bekannten Version rückgängig machen.
Inhaltstypen
Ein Inhaltstyp ist eine bestimmte Art von Inhalt zusammen mit einer Gruppe von Einstellungen für den Inhalt. Wenn jemand ein Dokument mit einem definierten Inhaltstyp erstellt, erhält es automatisch alle entsprechenden Einstellungen für diesen Inhaltstyp. Ein Dokumentencenter kann eine Sammlung von Inhaltstypen enthalten – verschiedene Arten von Dokumenten, Videos, Vorlagen und so weiter.
Inhaltsorganisation
Der Inhaltsorganisator ist nicht automatisch in einer Dokumentencenterwebsite enthalten, wird jedoch von vielen Benutzern hinzugefügt. Der Inhaltsorganisator ist ein SharePoint-Feature, mit dem Sie die gesamte Organization und Struktur von Elementen verwalten können. Mithilfe von Metadaten oder Inhaltstypen kann der Inhaltsorganisator Dokumente und andere Elemente automatisch an bestimmte Speicherorte weiterleiten. In einer Wissensdatenbank kann der Inhaltsorganisator beispielsweise alle neuen Einreichungen automatisch an eine spezielle Bibliothek weiterleiten, die Artikel für ein bestimmtes Produkt sammelt.