Verwenden des Assistenten "Diagramm aus Daten erstellen"

Stellen Sie eine Verbindung mit einer Excel-Arbeitsmappe her, um das Diagramm zu erstellen

Verwenden Sie diese Seite im Assistenten, um den Typ des Visio-Flussdiagramms anzugeben, den Sie erstellen möchten, sowie die Excel-Arbeitsmappe und die Excel-Tabelle, die die Spalten und Zeilen enthält, die zum Erstellen des Visio-Diagramms verwendet werden. Häufig ist es einfacher, für Ihre Excel-Arbeitsmappe die Excel-Beispieldatenvorlage als Grundlage zu verwenden, die Sie öffnen können, indem Sie den Link in der Vorlagenvorschau auswählen. Sie können auch eine eigene benutzerdefinierte Excel-Vorlage abrufen, Zuordnungen in den folgenden Schritten festlegen und das Diagramm automatisch erstellen.

Wenn Sie sich auf die in diesem Artikel verwendeten Excel-Beispielvorlagen beziehen möchten, können Sie die Excel-Beispielvorlagen über die folgenden Links herunterladen:

• Grundlegende Flussdiagrammprozesszuordnung
• Funktionsübergreifende Flussdiagramm-Prozesszuordnung

1. Wählen Sie unter Welche Art von Diagramm möchten Sie aus Daten erstellen? eine der folgenden Optionen aus:

   • Standardflussdiagramm
   • Funktionsübergreifendes Flussdiagramm (horizontal)
   • Funktionsübergreifendes Flussdiagramm (vertikal)

2. Führen Sie unter Excel-Arbeitsmappe auswählen eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wählen Sie den Pfeil nach unten aus, um eine Liste der zuletzt verwendeten Arbeitsmappen anzuzeigen.
   • Wählen Sie Durchsuchen aus, um eine Arbeitsmappe aufzufinden.

3. Führen Sie unter Eine Tabelle oder einen benutzerdefinierten Bereich auswählen in der Arbeitsmappe eine der folgenden Aktionen aus:

   • Wählen Sie aus einer Liste mit Tabellennamen in der Arbeitsmappe aus.
   • Um einen Bereich mit Daten anzugeben, wählen Sie Benutzerdefinierter Bereich aus.
     Verwenden Sie einen Bereich von Zellen, die die Spaltenüberschriften und Werte enthalten, wenn Sie keine Excel-Tabelle erstellen oder angeben können.

   Tipp Verwenden Sie eine Excel-Tabelle und keinen benutzerdefinierten Bereich, wenn Ihr Diagramm stets mit den Daten synchronisiert werden soll.

4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Um die Standardwerte auf den anderen Seiten des Assistenten zu akzeptieren, wählen Sie Fertig stellen aus.
   • Um die Art anzupassen, in der das Diagramm erstellt wird, wählen Sie Weiter aus.

Wählen Sie die Spalten in Ihren Daten aus, um die Funktionen und Phasen in dem Diagramm zu erstellen

Verwenden Sie diese Seite im Assistenten, um zuzuordnen, welche Spalten die Funktions- oder Phasenwerte für ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm enthalten. Wenn Sie auf der ersten Seite des Assistenten Standardflussdiagramm als Diagrammtyp ausgewählt haben, wird diese Seite nicht angezeigt. Links der Bereich Verfügbare Spalten enthält alle Spalten aus der Excel-Tabelle. Rechts die Abbildung stellt dar, wie sich die Zuordnungen auf das Diagramm auswirken.

Gehen Sie unter Zuordnung wie folgt vor:

1. Ziehen Sie unter Funktion oder Verantwortlichkeitsbereich (erforderlich) einen Spaltennamen aus dem Bereich Verfügbare Spalten , oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
   Die Werte in dieser Spalte werden verwendet, um die Funktionen im Diagramm zu erstellen. Sie müssen mindestens einen Wert haben.

2. Ziehen Sie unterPhase oder Zeitachse einen Spaltennamen aus dem Bereich Verfügbare Spalten, oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
   Die Werte in dieser Spalte werden verwendet, um die Phasen im Diagramm zu erstellen.

3. Wählen Sie Weitere Optionen aus, gehen Sie dann unter Die Reihenfolge der Spaltenwerte aus Ihren Daten beibehalten zur Erstellung von folgendermaßen vor:

   • Wählen Sie Funktion oder Verantwortlichkeitsbereich aus.
   • Wählen Sie Phase oder Zeitachse aus.

   Das Auswählen einer Option bedeutet, dass die Funktionen oder Phasen in derselben Reihenfolge im Diagramm erstellt werden, wie sie in der Excel-Tabelle vorkommen. Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Funktionen und Phasen konsistent in einer bestimmten Reihenfolge vorkommen sollen.

4. Wählen Sie optional Alles löschen aus, um alle Optionen auf der Seite zurückzusetzen.

Wählen Sie die Spalten in Ihren Daten aus, um die Prozessschritte/Aktivitäten in dem Diagramm zu erstellen

Verwenden Sie diese Seite des Assistenten, um zuzuordnen, welche Spalten die Werte für Prozessschritt-ID, Beschreibung, Shape-Typ und Alternativbeschreibung enthalten. Links der Bereich Verfügbare Spalten enthält alle Spalten aus der Excel-Tabelle. Rechts die Abbildung stellt dar, wie sich die Zuordnungen auf das Diagramm auswirken.

Gehen Sie unter Zuordnung wie folgt vor:

1. Ziehen Sie unter Prozessschritt-ID/Aktivitäts-ID (erforderlich) einen Spaltennamen aus dem Bereich Verfügbare Spalten, oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
   Diese Spalte ist erforderlich, und die Werte in dieser Spalte müssen eindeutig sein.
2. Ziehen Sie unter Prozessschritt-/Aktivitätsbeschreibung einen Spaltennamen aus dem Bereich Verfügbare Spalten, oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
   Die Werte in dieser Spalte werden als Shape-Text im Diagramm angezeigt.
3. Ziehen Sie unter Shape-Typ für Prozessschritte/Aktivitäten einen Spaltennamen aus dem Bereich Verfügbare Spalten, oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
   Diese Spalte wird verwendet, um die Shape-Typzuordnung auf der nächsten Seite des Assistenten zu definieren.
4. Ziehen Sie unter Barrierefreiheit einen Spaltennamen aus dem Bereich Verfügbare Spalten, oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
   Diese Spalte wird verwendet, um die Alternativbeschreibung für das Shape zu erstellen.
   Standardmäßig wird einem Shape kein Alternativtext (ALT-Text) hinzugefügt. Um einem Shape Alternativtext hinzuzufügen, fügen Sie der Excel-Tabelle eine Spalte hinzu, die die Alternativtextwerte enthält. Um zu bestätigen, dass der Alternativtext ordnungsgemäß hinzugefügt wurde, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Form, wählen Sie Form formatieren aus, und wählen Sie dann Größe & Eigenschaften .
5. Wählen Sie optional Alles löschen aus, um alle Optionen auf der Seite zurückzusetzen.

Wählen Sie für jeden in der Spalte "Shape-Typ" aufgeführten Wert ein geeignetes Shape aus

Verwenden Sie diese Seite im Assistenten, um die im Flussdiagramm verwendeten Shapes anzupassen, indem Sie der Spalte Formtyp unterschiedliche Werte zuweisen.

• Links im Bereich Shape-Typ werden Shapes aufgeführt, die aus der Spalte abgeleitet wurden, die in der Option Shape-Typ für Prozessschritte/Aktivitäten auf der vorherigen Seite dieses Assistenten angegeben wurde. Die Standardspalte ist Shape-Typ.
• In der Mitte wird im Bereich Shapes aufgelistet, wie jedes Shape für jeden Wert in der Spalte Shape-Typ zugeordnet wird. Sie können unterschiedliche Shapes für jeden Shape-Typ angeben. Beispielsweise müssten Sie einen Flussdiagrammstandard einhalten, der unterschiedliche Shapes verwendet, die Externe Daten bedeuten sollen. Wenn kein Shape angegeben ist, ist das Standard-Shape Prozess.
• Rechts werden im Bereich Standardflussdiagramm-Shapes verfügbare Shapes aufgeführt, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche Sie für die Spalte Shape-Typ auswählen sollen.
• Wählen Sie Weitere Shapes aus, um beliebige andere Schablone Ihrer Wahl zum Anpassen von Shapes hinzuzufügen.

Gehen Sie unter Shapes wie folgt vor:

1. Ziehen Sie für jedes Shape, das Sie ändern möchten, einen Spaltennamen aus dem Bereich Shape-Typ, oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
2. Wählen Sie optional Alles löschen aus, um alle Optionen auf der Seite zurückzusetzen.

Wählen Sie die Spalten in Ihren Daten aus, um die Prozessschritte/Aktivitäten zu verbinden

Verwenden Sie diese Seite des Assistenten, um zuzuordnen, welche Spalten die Flussdiagrammreihenfolge und Verzweigung der Flussdiagramm-Shapes angeben. Links der Bereich Verfügbare Spalten enthält alle Spalten aus der Excel-Tabelle. Rechts die Abbildung stellt dar, wie sich die Zuordnungen auf das Diagramm auswirken.

Gehen Sie unter Zuordnung wie folgt vor:

1. Wählen Sie unter Geben Sie an, &wie die Prozessschritte/Aktivitäten zu verbinden sind eine der folgenden Optionen aus:

   • Herstellen einer Verbindung mithilfe einer Spalte Geben Sie an, welche Spalte verwendet werden soll, um eine Verbindung mit der nächsten Form in der Flussdiagrammsequenz herzustellen. Standardmäßig ist dies die Spalte ID des nächsten Schritts.
   • Sequenziell verbinden Geben Sie an, dass in der Reihenfolge der Zeilen in der Excel-Tabelle von oben nach unten verbunden werden soll.
     Alle Änderungen, die Sie im Diagrammcontainer vornehmen, einschließlich der Verbinder, gehen nach einer Aktualisierung des Diagramms verloren.
   • Keine Verbindung herstellen Erstellen Sie die Shapes ohne Verbindungen.

   Wichtig Wählen Sie Mithilfe von Spalte verbinden anstelle von Sequenzielle Verbindung herstellen aus, um zu vermeiden, dass die Reihenfolge der Datenwerte verloren geht, wenn Sie Quelldaten>entwerfen auswählen, und wählen Sie dann im Dialogfeld Quelldaten aktualisieren die Option Überschreiben aus.

2. Wählen Sie unter Geben Sie die von den zugeordneten Spalten identifizierte Beziehung an eine der folgenden Optionen aus:

   • Nächster Schritt Wählen Sie diese Option aus, wenn die in Den Spalteneinstellungen verbinden angegebene Spalte die nächste Form in der Flussdiagrammsequenz darstellt. Dies ist die Standardaktion.
   • Vorheriger Schritt Wählen Sie diese Option aus, wenn die in Den Spalteneinstellungen verbinden angegebene Spalte die vorherige Form in der Flussdiagrammsequenz darstellt.

3. Wählen Sie unter Trennzeichen eins der folgenden Zeichen aus, um die Zahlen zu trennen, die eine Verzweigungsaktion angeben:

   • Keins
   • Komma (,)
   • Semikolon (;)
   • (:)
   • Leerzeichen ( )
      

   Sie können auch ein benutzerdefiniertes Trennzeichen definieren, indem Sie ein Zeichen in das Feld eingeben.

4. Ziehen Sie unter Verbinderbeschriftung einen Spaltennamen aus dem Bereich Verfügbare Spalten, oder wählen Sie einen Spaltennamen aus der Dropdownliste aus.
   Verwenden Sie diese Spalte, um Beschriftungen an den Verbinderlinien für Shapes anzugeben, die zu anderen Shapes verzweigen.

5. Wählen Sie optional Alles löschen aus, um alle Optionen auf der Seite zurückzusetzen.