Einführung in Benutzerrollen

In diesem Artikel

• Übersicht über Benutzerrollen
• Szenarien für die Verwendung von Benutzerrollen
• Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen

Übersicht über Benutzerrollen

Eine Benutzerrolle ist eine vordefinierte Kategorie, die Benutzern basierend auf ihrer Position oder anderen Kriterien zugewiesen werden kann. Rollen werden in der Regel verwendet, um benutzerdefinierte Versionen oder Ansichten einer Formularvorlage für verschiedene Benutzertypen zu präsentieren. Sie können Ihre Geschäftsprozesse optimieren und die Datenerfassung optimieren, indem Sie Ihrer Formularvorlage Benutzerrollen hinzufügen, um zu steuern, was Benutzer sehen können, wenn sie ein Formular öffnen, das auf Ihrer Formularvorlage basiert. Angenommen, Sie entwerfen die Formularvorlage für eine Zulassungsanwendung, deren Formulare von den folgenden Benutzertypen verwendet werden:

• Elektrounternehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen
• Empfangende Agenten, die überprüfen, ob die Anträge der Auftragnehmer die erforderlichen Informationen enthalten
• Administratoren, die die eingereichten Genehmigungsanträge überprüfen

Anstatt drei Formularvorlagen für jeden Benutzertyp zu entwerfen und die Daten aus all diesen Formularen zu verwalten, können Sie eine Formularvorlage entwerfen, deren Formulare alle Daten sammeln und eine Benutzerrolle für jeden Benutzertyp hinzufügen. Die Benutzerrolle bestimmt, welche Daten über benutzerdefinierte Ansichten angezeigt werden, die auf den einzelnen Benutzertypen basieren.

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Szenarien für die Verwendung von Benutzerrollen

Es gibt viele Szenarien, in denen Benutzerrollen für Ihre Benutzer von Vorteil sind. Mit Benutzerrollen können Sie beispielsweise:

• Anzeigen einer eindeutigen Ansicht für jede Benutzerrolle Sie können eine Formularvorlage so entwerfen, dass unterschiedliche Ansichten dieser Formularvorlage angezeigt werden, je nachdem, wer das Formular ausfüllt. Sie können beispielsweise eine Ansicht für Elektrounternehmer entwerfen, die eine Genehmigung beantragen, eine Ansicht für Agenten, die die Genehmigungsanträge erhalten, und eine Ansicht für die Administratoren, die alle Informationen überprüfen. Jede Ansicht zeigt nur die Daten an, die für jede Benutzerrolle geeignet sind.
• Anzeigen eines anderen Abschnitts für jede Benutzerrolle Sie können eine Formularvorlage entwerfen, die verschiedene Abschnitte anzeigt, je nachdem, wer das Formular ausfüllt. Beispielsweise kann ein Abschnitt in einer Formularvorlage für die Spesenabrechnung, der nur für Mitarbeiter gilt, angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter das Formular öffnet. Ein weiterer Abschnitt, der nur für Manager gilt, die die Spesenabrechnung genehmigen, kann angezeigt werden, wenn ein Vorgesetzter das Formular öffnet.
• Festlegen der Datenüberprüfung für ein Feld, das auf jeder Benutzerrolle basiert Sie können eine Formularvorlage so entwerfen, dass eine andere Datenüberprüfung auf ein Steuerelement angewendet wird, das an ein bestimmtes Feld gebunden ist, abhängig von der Benutzerrolle der Person, die das Formular ausfüllt. Beispielsweise können Sie den maximalen Ausgabenwert für einen Vorgesetzten auf einen Grenzwert und den Höchstwert für dasselbe Textfeld für einen Administrator höher festlegen. Wenn ein Vorgesetzter das Formular ausfüllt und den Betrag überschreitet, wird ein Dialogfeld angezeigt. Wenn ein Administrator das Formular ausfüllt, akzeptiert das Textfeld einen Wert, der andernfalls abgelehnt würde, wenn ein Vorgesetzter das Formular ausfüllt.
• Senden von Formulardaten an eine externe Datenquelle, die auf jeder Benutzerrolle basiert Beispielsweise können Sie Ihre Formularvorlage so entwerfen, dass Elektrounternehmer, die eine Genehmigung beantragen müssen, ihre ausgefüllten Formulare nur an einen Webdienst übermitteln können, und Empfangsmitarbeiter können ihre Formulare nur an eine SQL-Datenbank übermitteln. Administratoren können ihre Formulardaten an eine Datenbank und in einer E-Mail-Nachricht übermitteln, wenn der Antrag genehmigt wurde, oder sie können ihre Formulardaten nur an eine Datenbank übermitteln, wenn der Antrag abgelehnt wurde.

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Erstellen und Zuweisen von Benutzerrollen

Wenn Sie eine neue Benutzerrolle erstellen, können Sie ihr auf folgende Weise Benutzer zuweisen:

• Durch Angabe von Benutzernamen aus einem Microsoft Active Directory-Verzeichnisdienst (z. B. "sales\andrew"). Um einen Benutzernamen in einem Active Directory-Verzeichnisdienst anzugeben, muss die Formularvorlage in einem Microsoft Windows-Netzwerk erstellt und veröffentlicht werden, das Active Directory verwendet.
• Durch Angabe von Gruppen aus einem Active Directory-Verzeichnisdienst. Sie können beispielsweise eine E-Mail-Verteilerliste angeben, die die Namen aller Mitglieder des Marketingteams enthält. Um eine Gruppe in einem Active Directory-Verzeichnisdienst anzugeben, muss die Formularvorlage in einem Microsoft Windows-Netzwerk erstellt und veröffentlicht werden, das Active Directory verwendet.
• Durch Angabe eines Werts, der direkt aus einem Feld im Formular stammt. Das Feld kann Daten aus Active Directory abrufen, oder der Benutzer kann Daten in ein Steuerelement eingeben, das an dieses Feld gebunden ist. Wenn Ihre Formularvorlage beispielsweise ein Textfeld Administrator enthält, können Sie dem Feld, an das dieses Textfeld gebunden ist, eine bestimmte Benutzerrolle zuordnen.

Nachdem Sie eine Benutzerrolle hinzugefügt haben, können Sie sie wie folgt festlegen:

Standardrolle Benutzer, die keiner vorhandenen Benutzerrolle zugewiesen sind, werden automatisch der Benutzerrolle zugewiesen, die als Standardrolle angegeben ist. Die Standardrolle wird auch für Benutzer verwendet, die Teil einer Gruppe sind, aber offline arbeiten. Eine Benutzerrolle ist immer als Standard festgelegt.

Initiatorrolle Wenn Sie eine bestimmte Benutzerrolle auf Benutzer anwenden möchten, die Ihr Formular zum ersten Mal öffnen, können Sie eine Initiatorrolle angeben. Sie können beispielsweise eine Initiatorrolle namens "Auftragnehmer" definieren, die für Benutzer gilt, die neue Genehmigungsformulare ausfüllen. Ein Benutzer, dem eine andere Benutzerrolle zugewiesen ist, wird automatisch der Rolle "Auftragnehmer" zugewiesen, wenn er ein neues Formular für den Genehmigungsantrag öffnet. Beim nächsten Öffnen desselben Formulars verwendet Microsoft Office InfoPath jedoch die zugewiesene Benutzerrolle der Person anstelle der Initiatorrolle.

Wenn Sie Benutzern Rollen zugewiesen haben, die auf einer Kombination von Benutzernamen, Gruppen oder Werten aus einem Feld basieren, bestimmt InfoPath beim Öffnen eines Formulars, das auf Ihrer Formularvorlage basiert, die Rolle, die diesem Benutzer zugewiesen werden soll, in der folgenden Reihenfolge:

1. Der Name des Benutzers ist ein Wert eines Felds in der Formularvorlage.

2. Der Name des Benutzers befindet sich in Active Directory.

3. Der Benutzer ist Mitglied einer Active Directory-Gruppe.

   Hinweis

   Wenn der Benutzer Mitglied mehrerer Gruppen ist und Sie Benutzerrollen zuweisen, die auf einer Gruppe basieren, überprüft InfoPath die Mitgliederliste jeder Gruppe in der Reihenfolge, in der die Gruppe im Dialogfeld Benutzerrollen verwalten aufgeführt ist. Wenn der Benutzer beispielsweise Mitglied sowohl der empfangenden Agentgruppe als auch der Administratorgruppe ist und die Administratorgruppe vor der empfangenden Agentgruppe aufgeführt wird, wird dem Benutzer die Benutzerrolle für die Administratorgruppe zugewiesen.

4. Wenn keiner der oben genannten Punkte zutrifft, wird die Standardrolle verwendet.

Nachdem Sie die Benutzerrollen für Ihre Formularvorlage definiert haben, können Sie eine Regel einrichten, die die Ansichten basierend auf der Rolle des Benutzers automatisch wechselt. Sie können beispielsweise eine Vorgesetzte-Benutzerrolle und dann eine Regel erstellen, um automatisch zur Vorgesetztenansicht zu wechseln, wenn ein Benutzer, der der Managerrolle zugewiesen ist, das Formular öffnet. Alternativ können Sie die Regel zuerst erstellen und dann die Benutzerrollen im Rahmen des Prozesses zum Erstellen der Regel definieren.

Sie können auch das Verhalten eines Steuerelements basierend auf einer Benutzerrolle variieren. Beispielsweise können Sie ein Steuerelement nur für eine bestimmte Benutzerrolle aktivieren, während andere Benutzerrollen die Daten im Steuerelement sehen, aber nicht ändern können. Die Möglichkeit, einzuschränken, wer Daten auf der Grundlage von Benutzerrollen in ein Steuerelement eingeben kann, ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die in ein Steuerelement eingegebenen Daten aus einer legitimen Quelle stammen. Beispielsweise können Sie ein Kontrollkästchen Genehmigung in einer Formularvorlage für Eine Genehmigungsanwendung verwenden, die nur Mitglieder der Administratorbenutzerrolle auswählen können, um anzugeben, dass die Genehmigung genehmigt wurde. Benutzern, denen andere Benutzerrollen zugewiesen sind, z. B. Auftragnehmer, die die Anwendungen einreichen, wird nur das Kontrollkästchen angezeigt, können es aber nicht aktivieren oder deaktivieren.

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