Einführung in die Verwendung von Workflows mit InfoPath-Formularen

Inhalt dieses Artikels

• Was sind Workflows?
• Möglichkeiten zur Verwendung von Workflows mit InfoPath-Formularen
• Workflows, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind
• Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007
• Schritte zur Verwendung von Workflows
• Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element

Was sind Workflows?

Ein Workflow wird manchmal als eine Reihe von Aufgaben beschrieben, die zu einem Ergebnis führen. Im Kontext von Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien wird ein Workflow genauer definiert als die automatisierte Bewegung von Dokumenten oder Elementen durch eine bestimmte Abfolge von Aktionen oder Aufgaben, die sich auf einen Geschäftsprozess beziehen. Workflows können verwendet werden, um allgemeine Geschäftsprozesse innerhalb einer organization konsistent zu verwalten, indem Organisationen Geschäftslogik an Dokumente oder Elemente in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek anfügen können. Geschäftslogik ist im Grunde eine Reihe von Anweisungen, die die Aktionen angeben und steuern, die mit einem Dokument oder Element geschehen.

Mithilfe von Workflows lässt sich der mit dem Koordinieren von allgemeinen Geschäftsprozessen, z. B. Projektgenehmigung oder Dokumentüberprüfung, verbundene Kosten- und Zeitaufwand rationalisieren, da die zugehörigen Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden können. Auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website können Sie beispielsweise einen Workflow zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen, der ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiterleitet. Wenn der Dokumentautor diesen Workflow für ein Dokument in dieser Bibliothek startet, erstellt der Workflow Dokumentgenehmigungsaufgaben, weist diese Aufgaben den Workflowteilnehmern zu und sendet dann E-Mail-Nachrichten mit Aufgabenanweisungen und einem Link zu dem zu genehmigenden Dokument an die Teilnehmer. Während der Workflow ausgeführt wird, können der Besitzer des Workflows (hier der Autor des Dokuments) oder die Teilnehmer des Workflows auf der Seite "Workflowstatus" überprüfen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Die Seite "Workflowstatus" ist verfügbar, indem Sie auf den Status des Workflows für ein Dokument oder ein Element in der Dokumentbibliothek klicken. Wenn die Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abschließen, endet der Workflow und der Besitzer wird automatisch benachrichtigt, dass der Workflow abgeschlossen ist.

Die folgende Abbildung zeigt den Genehmigungsworkflowprozess.

Workflows unterstützen nicht nur vorhandene manuelle Arbeitsprozesse, sondern erweitern auch die Möglichkeiten der Zusammenarbeit und der Arbeit mit Dokumenten, Listen und Bibliotheken. Websitebenutzer können Workflows starten und daran teilnehmen, indem sie anpassbare Formulare verwenden, auf die über das Dokument oder Element in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek zugegriffen werden kann. Diese anpassbaren Formulare sind SharePoint-Seiten, die Benutzern helfen, den Workflow zu überprüfen oder Änderungen am Workflow vorzunehmen. Darüber hinaus ist die Workflowfunktionalität in Office SharePoint Server 2007 eng in das 2007 Microsoft Office System integriert. Die folgenden Workflowaufgaben können entweder auf einer Office SharePoint Server 2007-Website oder direkt in bestimmten Programmen ausgeführt werden, die Teil von Office 2007 sind:

• Anzeigen der Liste von Workflows, die für ein Dokument oder Element zur Verfügung stehen
• Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
• Anzeigen, Bearbeiten oder erneutes Zuweisen einer Workflowaufgabe
• Abschließen einer Workflowaufgabe

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Möglichkeiten zur Verwendung von Workflows mit InfoPath-Formularen

Sie können Microsoft Office InfoPath-Formulare erstellen, die bestimmte Daten anzeigen, die dem aktuellen Status eines Workflows entsprechen. Dazu entwerfen Sie eine Formularvorlage für die Verwendung von Regeln, die basierend auf dem Status des Workflows Aktionen im Formular initiieren. Dies kann die Prozesse optimieren, die Menschen zum Ausfüllen von Formularen verwenden. Sie können Formulare beispielsweise so entwerfen, dass eine schreibgeschützte Ansicht angezeigt wird, wenn der Status für einen Workflow abgeschlossen ist und daher die Daten im Formular nicht geändert werden sollten.

Sie können Regeln auch verwenden, um Formulare auf andere Weise auf Workflows reagieren zu lassen. Sie können beispielsweise eine Regel verwenden, um eine Dialogfeldmeldung mit Anweisungen anzuzeigen, die für einen bestimmten Workflow-Status spezifisch sind.

Workflows müssen einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden, um sie für die Verwendung in InfoPath-Formularen verfügbar zu machen. Die verfügbaren Workflowtypen für eine Website variieren je nach Websitetyp, je nachdem, ob Workflows aktiviert sind und ob benutzerdefinierte Workflows mithilfe von Microsoft Office SharePoint Designer 2007 erstellt wurden. Wenden Sie sich an Ihren Farmadministrator, um festzustellen, welche Workflows installiert und für Ihre Site bereit sind.

Jeder Workflow wird durch unterschiedliche Status mit beschreibenden Namen definiert, z. B. "In Bearbeitung". Die Bezeichnungen für die Status variieren je nach Art des Workflows. Beispielsweise enthält ein Genehmigungsworkflow, der auf Servern verfügbar ist, auf denen Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird, einen Status für "In Bearbeitung", "Abgebrochen" und "Abgeschlossen". Die Status eines Workflows mit drei Status, der in Windows SharePoint Services 3.0 verfügbar ist, können von der Person definiert werden, die den Workflow zu einer Bibliothek oder Liste hinzufügt, während andere Workflows Standardstatus verwenden, z. B. den zuvor erwähnten Status "In Bearbeitung". Obwohl der beschreibende Name für den Benutzer sichtbar ist, werden Workflowstatus programmgesteuert durch numerische Werte dargestellt. Um eine Formularvorlage für einen bestimmten Workflow-Status entwerfen zu können, müssen Sie den numerischen Wert für den Workflow-Status kennen, den Sie verwenden möchten. Dies liegt daran, dass InfoPath den numerischen Wert des Workflows verwendet, um eine Aktion zu initiieren, z. B. das Wechseln der Ansicht.

Workflows, die in SharePoint-Websites enthalten sind

Die folgenden Workflows beziehen sich auf gängige Geschäftsszenarien und sind in Windows SharePoint Services 3.0 und Office SharePoint Server 2007 enthalten.

Workflows, die in Windows SharePoint Services 3.0 enthalten sind

Der Drei-Status-Workflow ist in Websites von Windows SharePoint Services 3.0 und Office SharePoint Server 2007 enthalten. Der Drei-Status-Workflow kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Organisationen eine große Anzahl von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen, z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebsleads oder Projektaufgaben.

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Workflows, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind

Eine Office SharePoint Server 2007-Website enthält auch die folgenden Workflows für gängige Geschäftsszenarien:

• Genehmigung Dieser Workflow leitet ein Formular zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiter. Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet, was bedeutet, dass er automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar ist. Eine Version des Genehmigungsworkflows ist auch standardmäßig mit der Seitenbibliothek auf einer Veröffentlichungswebsite verknüpft, und der Workflow kann zur Verwaltung des Genehmigungsprozesses für die Veröffentlichung von Webseiten verwendet werden.

• Sammeln von Feedback Bei diesem Workflow wird ein Formular zur Feedbackübergabe an eine Gruppe von Personen weitergeleitet. Bearbeiter können Feedback bereitstellen, das dann kompiliert und an die Person gesendet wird, die den Workflow initiiert hat. Standardmäßig ist der Workflow Feedback sammeln dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet, was bedeutet, dass der Inhaltstyp "Dokument" automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar ist.

• Sammeln von Unterschriften Dieser Workflow leitet ein Dokument aus Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 oder Microsoft Office Excel 2007 an eine Gruppe von Personen weiter, um ihre digitalen Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow muss in einem 2007 Microsoft Office System-Programm gestartet werden. Standardmäßig ist der Workflow zum Sammeln von Signaturen dem Inhaltstyp "Dokument" zugeordnet, was bedeutet, dass er automatisch in Dokumentbibliotheken zur Verfügung steht. Der Workflow zum Sammeln von Signaturen ist jedoch nur für Office-Dokumente verfügbar, die eine oder mehrere Microsoft Office-Signaturzeilen enthalten.

  Hinweis

  Dieser Workflow ist nicht für die Verwendung mit InfoPath-Formularen verfügbar.

• Genehmigung der Disposition Dieser Workflow, der Datensatzverwaltungsprozesse unterstützt, verwaltet den Ablauf und die Aufbewahrung von Dokumenten, indem die Teilnehmer entscheiden können, ob abgelaufene Dokumente aufbewahrt oder gelöscht werden sollen. Der Workflow für die Dispositionsgenehmigung ist in erster Linie für die Verwendung auf einer Datenarchiv-Website vorgesehen.

• Gruppengenehmigung Dieser Workflow ähnelt dem Genehmigungsworkflow, verwendet jedoch eine bestimmte Dokumentbibliothek und bietet eine personalisierte Ansicht der Genehmigungsprozesse, an denen ein Benutzer beteiligt ist. Dieser Workflow bietet ein hierarchisches Organization Diagramm, aus dem die genehmigenden Personen ausgewählt werden können, und der Workflow ermöglicht es den genehmigenden Personen, ein Stempelsteuerelement anstelle einer Signatur zu verwenden. Diese Lösung ist nur für ostasiatische Versionen von Office SharePoint Server 2007 verfügbar.

• Translation Management Dieser Workflow verwaltet den manuellen Dokumentenübersetzungsprozess, indem Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und den Übersetzern Übersetzungsaufgaben zugewiesen werden. Dieser Workflow ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Jeder der genannten Workflows kann auf verschiedene Arten an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden. Wenn Sie beispielsweise einen Workflow zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen, um ihn für die Verwendung in Dokumenten oder Elementen verfügbar zu machen, können Sie die Aufgabenlisten und Verlaufslisten anpassen, in denen Informationen zum Workflow gespeichert sind.

Wenn ein Benutzer einen Workflow für ein Dokument oder Element startet, hat der Benutzer je nach Art des Workflows die Möglichkeit, den Workflow weiter anzupassen, indem er die Liste der Teilnehmer, ein Fälligkeitsdatum und Aufgabenanweisungen angibt.

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Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows in Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007

Ihre organization kann benutzerdefinierte Workflows entwickeln und bereitstellen, die für die Geschäftsprozesse in Ihrer organization einzigartig sind. Workflows können so einfach oder so komplex sein, wie es die Geschäftsprozesse in einer Organization erfordern. Entwickler können Workflows erstellen, die von Websitebenutzern gestartet werden, oder sie können Workflows erstellen, die automatisch basierend auf einem bestimmten Ereignis gestartet werden, z. B. wenn ein SharePoint-Listenelement oder ein Formular in einer Dokumentbibliothek erstellt oder geändert wird. Wenn Ihre organization benutzerdefinierte Workflows entwickelt und bereitgestellt hat, können diese Workflows möglicherweise auf Ihrer Website verwendet werden.

Abhängig von den am Erstellen des Workflows beteiligten Personen gibt es zwei Möglichkeiten, benutzerdefinierte Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 oder Office SharePoint Server 2007 zu erstellen:

• Professionelle Softwareentwickler Professionelle Softwareentwickler können Workflows mithilfe der Microsoft Visual Studio 2005-Erweiterungen für Windows Workflow Foundation erstellen. Diese Workflows enthalten benutzerdefinierten Code und Workflowaktivitäten. Nachdem ein professioneller Entwickler einen benutzerdefinierten Workflow erstellt hat, kann ein Serveradministrator diesen Workflow auf mehreren Websites bereitstellen.
• Webdesigner Webdesigner können codefreie Workflows für die Verwendung in einer bestimmten Liste oder Bibliothek entwerfen, indem sie ein Webdesignprogramm verwenden, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Diese Workflows werden aus einer Liste verfügbarer Workflowaktivitäten erstellt, und der Webdesigner, der einen dieser Workflows erstellt, kann ihn direkt in der Liste oder Dokumentbibliothek bereitstellen, in der er verwendet wird.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow implementieren möchten, wenden Sie sich an Ihren Farmadministrator, um Informationen zu verfügbaren Ressourcen in Ihrer organization zu erhalten. Weitere Informationen zum Entwickeln von benutzerdefinierten Workflows für Windows SharePoint Services 3.0 finden Sie im Windows SharePoint Services Developer Center auf MSDN. Weitere Informationen zum Entwickeln von benutzerdefinierten Workflows für Office SharePoint Server 2007 finden Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, das im Microsoft Office SharePoint Server 2007-Entwicklerportal auf MSDN verfügbar ist.

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Schritte zur Verwendung von Workflows

Es gibt mehrere Schritte, um einen Workflow für ein Dokument oder Element zu verwenden. Jeder Schritt ist so konzipiert, dass er von Personen in unterschiedlichen Rollen ausgeführt werden kann. Beispielsweise kann ein Websiteadministrator einer Dokumentbibliothek einen Workflow hinzufügen, ein Inhaltsersteller kann einen Workflow starten oder einen laufenden Workflow ändern, und ein Dokumentprüfer oder ein Genehmiger kann die Workflowaufgabe abschließen.

Im nächsten Abschnitt werden die folgenden Prozesse im Zusammenhang mit der Verwendung von Workflows erläutert:

• Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp
• Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
• Ändern eines laufenden Workflows
• Abschließen von Workflowaufgaben
• Überwachen des Status von Workflows

Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp

Bevor ein Workflow verwendet werden kann, muss er einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden. Sie benötigen die Berechtigungen "Listen verwalten", um einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzuzufügen. Meistens sind für diese Aufgabe Websiteadministratoren oder Benutzer zuständig, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten.

Die Verfügbarkeit eines Workflows auf einer Website hängt davon ab, an welcher Stelle er hinzugefügt wurde:

• Wenn Sie einen Workflow einer Liste oder Bibliothek direkt hinzufügen, steht er nur für Elemente der Liste oder Bibliothek zur Verfügung.
• Wenn Sie einen Workflow einem Listeninhaltstyp (d. h. einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, der einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde) hinzufügen, steht er nur für Elemente dieses Typs in der jeweiligen Liste oder Bibliothek zur Verfügung, der dieser Typ zugeordnet wurde.
• Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, steht dieser Workflow für alle Elemente dieses Typs in jeder Liste und Bibliothek zur Verfügung, der eine Instanz des Typs hinzugefügt wurde. Wenn ein Workflow für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps in Listen oder Bibliotheken in einer Websitesammlung allgemein verfügbar sein soll, können Sie dieses Ergebnis am effizientesten erzielen, indem Sie diesen Workflow direkt einem Websiteinhaltstyp hinzufügen.

Wenn Sie einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp einen Workflow hinzufügen, können Sie den Workflow für seinen spezifischen Speicherort anpassen, indem Sie eine der folgenden Optionen angeben:

• Der Name für die Instance des Workflows.
• Die Aufgabenliste, in der workflowbezogene Aufgaben gespeichert werden.
• Die Verlaufsliste, in der alle Ereignisse aufgezeichnet werden, die sich auf den Workflow beziehen.
• Die Art und Weise, wie der Workflow gestartet werden soll.
• Zusätzliche Optionen, die für den einzelnen Workflow spezifisch sind. Beispielsweise, wie Aufgaben an die Teilnehmer weitergeleitet werden, welche Umstände den Workflow abschließen und welche Aktionen nach Abschluss des Workflows ausgeführt werden.

Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element

Nachdem ein Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt wurde, können Sie den Workflow für ein Dokument oder Element an diesem Speicherort starten (wenn der Workflow so konfiguriert ist, dass er manuell gestartet werden kann). Um einen Workflow zu starten, wählen Sie den gewünschten Workflow aus der Liste der verfügbaren Workflows für das Dokument oder Element aus. Bei Bedarf müssen Sie möglicherweise auch ein Formular mit den Informationen ausfüllen, die für den Workflow erforderlich sind. Je nachdem, wie der Workflow entworfen und konfiguriert wurde, haben Sie beim Starten des Workflows möglicherweise die Möglichkeit, ihn weiter anzupassen, indem Sie Optionen wie Teilnehmer, Fälligkeitsdatum und Aufgabenanweisungen angeben.

Ändern eines laufenden Workflows

Nachdem ein Workflow gestartet wurde, müssen Sie möglicherweise Änderungen daran vornehmen. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche Teilnehmer hinzufügen, oder ein Workflowteilnehmer muss seine Aufgabe einer anderen Person neu zuweisen oder eine Änderung des Dokuments oder Elements anfordern, das im Fokus des Workflows steht. Sie können einige der vordefinierten Workflows, die in Office SharePoint Server 2007 enthalten sind, während der Workflow ausgeführt wird. Wenn Ihre Organization einen benutzerdefinierten Workflow entwickelt und bereitgestellt hat, hängt die Möglichkeit, den Workflow während der Ausführung zu ändern, davon ab, wie er entworfen wurde.

Abschließen von Workflowaufgaben

Jedes Workflowereignis, das eine manuelle Interaktion erfordert, wird durch eine Workflowaufgabe dargestellt. Wenn einem Workflowteilnehmer eine Aufgabe zugewiesen wird, kann der Aufgabenempfänger diese Aufgabe entweder abschließen oder Änderungen am Workflow selbst anfordern, indem er das zugeordnete Workflowaufgabenformular bearbeitet. In Office SharePoint Server 2007 können Workflowteilnehmer Workflowaufgaben auf der SharePoint-Website oder direkt in einem Microsoft Office 2007-Programm ausführen, z. B. Microsoft Office InfoPath 2007. Wenn ein Workflowteilnehmer eine Workflowaufgabe abschließt oder eine Änderung des Workflows anfordert, wird der Server aufgefordert, den Workflow status zum nächsten Schritt im Workflow zu verschieben.

Nachverfolgen des Status eines Workflows

Workflowbesitzer und -teilnehmer können den Fortschritt eines Workflows verfolgen, indem sie die mit dem Workflow verknüpfte Status-Seite auf der SharePoint-Website überprüfen. Die Seite "Status" enthält Statusinformationen zu Workflowaufgaben, die nicht abgeschlossen wurden. Außerdem sind Verlaufsinformationen aufgeführt, die für den Workflow relevant sind.

Office SharePoint Server 2007 enthält auch Berichtstools, die eine aggregierte Analyse des Verlaufs eines Workflows ermöglichen. Organisationen können diese Analyse verwenden, um Bereiche in Prozessen zu identifizieren, die verbessert werden müssen, oder um festzustellen, ob eine Gruppe die Leistungsziele für einen bestimmten Geschäftsprozess erfüllt. Office SharePoint Server 2007 enthält mehrere vordefinierte Microsoft Excel-Berichte, die mit jedem Workflow verwendet werden können. Darüber hinaus stehen Workflowverlaufsdaten als SharePoint-Listendatenquelle zur Verfügung, die in anderen Programmen wie Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 oder in einer benutzerdefinierten Lösung zur Überwachung von Geschäftsprozessen verwendet und analysiert werden können.

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