Wie können Sie feststellen, ob Ihr Projekt im Budget liegt? Über die Kostenverfolgung in Project. Vergleichen Sie mit Project die ursprünglichen Kostenschätzungen, die Ist-Kosten und die voraussichtlichen Kosten, und zeigen Sie die Abweichungen zwischen den Kosten jederzeit und mit jedem Detaillierungsgrad an.
Inhalt dieses Artikels
- Was ist der Kostenverfolgungsprozess?
- Können Sie mir ein Beispiel für Cost Tracking geben?
- Wo kann ich Kosteninformationen anzeigen?
Was ist der Kostenverfolgungsprozess?
Um die Kosten bestmöglich nachzuverfolgen, sollten Sie zuerst ein Budget erstellen, indem Sie Kostenwerte für Budgetressourcen erstellen und eingeben, die dem Projektsammelvorgang zugewiesen sind. Sie können dann andere Ressourcen und Vorgangskosten identifizieren, die Sie nachverfolgen und anhand der Budgetressourcen messen möchten. Sie können Kostensätze, Kosten pro Einsatz und Fixkosten für Vorgänge, Ressourcen und ggf. Zuordnungen eingeben. Geben Sie dann die geschätzte Arbeit oder Dauer für die Vorgänge an, und weisen Sie den Vorgängen Ressourcen zu.
Erst wenn alle diese Schritte abgeschlossen sind, kann Project die geschätzten Gesamtkosten für das Projekt berechnen. Anschließend können Sie die Schätzungen verfeinern. Wenn Sie fertig sind, können Sie alle Ressourcen kategorisieren und gruppieren, um sie mit den budgetierten Kosten zu vergleichen. Sie können auch einen Basisplan mit den budgetierten Kosten festlegen und diesen verwenden, um ihn mit den tatsächlichen Kosten im Verlauf des Projekts zu vergleichen.
Nachdem das Projekt begonnen hat, aktualisieren Sie den Fortschritt der Vorgänge – die Menge der an Aufgaben geleisteten Arbeit oder den Prozentsatz der Aufgaben, die abgeschlossen sind. Project berechnet die Kosten für Sie basierend auf dem Fortschritt des Vorgangs.
Hinweis
Sie können auch die automatische Berechnung der Kosten deaktivieren und zusätzlich zum Vorgangsfortschritt die tatsächlichen Kosten selbst eingeben.
Durch Kombinieren der Ist-Kosten abgeschlossener Arbeit mit den geschätzten Kosten für verbleibende Arbeit berechnet Project geplante (prognostizierte) Kosten. Noch wichtiger ist, dass es die Differenz zwischen den geplanten und geplanten Kosten berechnet. Diese Differenz oder Kostenabweichung sagt Ihnen, ob Ihr Projekt im Budget liegt.
Sie können eine einfache Kostenverfolgung durchführen, indem Sie die tatsächlichen und geplanten (prognostizierten) Kosten für Aufgaben, Ressourcen, Zuordnungen und das Projekt anzeigen.
Wenn Sie ein Budget über einen Basisplan erstellt haben, können Sie eine umfassendere Nachverfolgung durchführen, indem Sie die tatsächlichen und geplanten Kosten mit den geplanten Kosten vergleichen.
Um festzustellen, ob Sie sich im Budget befinden, können Sie die Kostenabweichungen zwischen geplanten Kosten und Soll-Kosten anzeigen. Wenn für eine Aufgabe z. B. ein Budget von 50 $ geplant ist, die Aufgabe aber zur Hälfte erledigt ist und bereits 35 $ kostet, betragen die geplanten Kosten 60 $ (die bisherigen Ist-Kosten in Höhe von 35 $ zuzüglich der erwarteten Kosten von 25 $ für die verbleibende Arbeit an der Aufgabe). Die Kostenabweichung beträgt 10 USD (60 USD der tatsächlichen Kosten abzüglich 50 USD Budgetkosten).
Durch die regelmäßige Überwachung von Kostenabweichungen können Sie sicherstellen, dass Ihr Projekt in der Nähe des Budgets bleibt.
Hinweis
Sie können Kostenabweichungen nur anzeigen, wenn Sie Anfangskosten eingegeben und einen Basisplan gespeichert haben. Wenn Sie zum instance vor dem Speichern des Basisplans keine Kostensätze für eine Ressource eingegeben haben, können Sie keine Kostenabweichungen für diese Ressource anzeigen.
Können Sie mir ein Beispiel für Cost Tracking geben?
Sie können die Aufgabe "Testen Sie das Programm" in Ihren Projektplan eintragen und der Aufgabe einen Vertragstester mit 40 US-Dollar pro Stunde zuweisen (davon ausgehen, dass das Gehalt des Testers der einzige Beitrag zu den Aufgabenkosten ist). Sie geben eine Dauer von 10 Tagen (bei 8 Stunden pro Tag) ein und speichern dann eine Baseline.
Am Ende von 5 Tagen stellen Sie fest, dass der Vorgang zur Hälfte abgeschlossen ist, und markieren den Vorgang in Project als 50 % abgeschlossen. In der Ansicht "Arbeitsblatt" wenden Sie die Tabelle "Kosten" an und sehen Folgendes:
- Im Feld "Geplanter Plan" zeigt Project die Soll-Kosten des Vorgangs (3.200 $) an, die es berechnet hat, indem die ursprüngliche geschätzte Dauer von 10 Tagen (oder 80 Stunden) mit dem Standardsatz des Testers von 40 $ pro Stunde multipliziert wurde.
- Da dem Vorgang in den ersten fünf Tagen keine ungeplanten Kosten entstanden sind, werden im Feld "Ist" die bisher angefallenen Istkosten genau angezeigt. In diesem Fall wird die Ist-Arbeit nach folgender Formel berechnet: Ist-Arbeit * Standardsatz = Ist-Kosten oder 40 Stunden * 40 $ pro Stunde = 1.600 $. (Überstunden, Kosten pro Einsatz und Fixkosten sind in diesem Beispiel nicht enthalten, können aber in den tatsächlichen Kosten enthalten sein.)
- Die verbleibenden Kosten werden nach folgender Formel berechnet: Restarbeit * Standardsatz = Restkosten oder 40 Stunden * 40 $ pro Stunde = 1.600 $.
- Im Feld "Gesamtkosten" zeigt Project die berechneten Kosten gemäß der Formel Ist-Kosten + Restkosten = Berechnete Kosten oder 1.600 $ + 1.600 $ = 3.200 $ an. Da die berechneten Kosten den Soll-Kosten entsprechen, zeigt das Feld Varianz eine Kostenabweichung von 0 $ an, was bedeutet, dass die Aufgabe genau im Budget liegt.
Wo kann ich Kosteninformationen anzeigen?
In Project können Sie Kosten für Vorgänge, Ressourcen und Zuordnungen anzeigen. Sie können auch die Projektkosten sehen, die in der Regel auf diesen detaillierteren Kosten basieren. Sie können sowohl Gesamtkosten als auch Kosten mit Zeitphasen anzeigen, d. h. Kosten, die über die Zeit verteilt sind.
Details und schrittweise Verfahren zum Anzeigen von Kosteninformationen in Project finden Sie unter Anzeigen von Projektkostensummen.