Organisationen und Teams kommen in allen unterschiedlichen Formen und Größen daher, und die Teammitglieder können lokal oder über den ganzen Globus verteilt sein. Dazu können neben Vollzeitbeschäftigten auch Anbieter und Auftragnehmer gehören. Initiativen und Arbeiten können sich über Unternehmen, Organisationen und kleine Projektteams erstrecken.
Microsoft 365 – einschließlich Teams, SharePoint und OneDrive – ist als universelles Toolkit konzipiert, das Ihren Teammitgliedern integrierte und flexible Möglichkeiten bietet, für ihre Projekte und Aufgaben zu arbeiten.
Dieses Handbuch konzentriert sich auf die leistungsstarken Funktionen von Teams, SharePoint und OneDrive, einschließlich Dokumentspeicherung, Zusammenarbeit, Freigabe und Unterhaltungen. Sie müssen nicht nur ein Tool verwenden, um Ihre Arbeit zu erledigen – jedes Tool arbeitet zusammen, um optimale Produktivität zu erzielen.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Sie diese Dienste zusammen verwenden können: Wenn Sie ein Team erstellen, werden automatisch eine Office 365-Gruppe und eine SharePoint-Teamwebsite für Sie erstellt. Sie können Ihre Dokumente in die SharePoint-Teamwebsite hochladen. Wenn dann ein Entwurf Ihres Dokuments zur Überprüfung bereit ist, können Sie die Datei ganz einfach Ihrem Teams-Team hinzufügen und das chatbasierte System verwenden, um alle zu informieren, dass sie zur Überprüfung bereit ist. Teammitglieder können die Datei direkt in Teams öffnen und Änderungen vornehmen oder Kommentare abgeben. Wenn ein Teammitglied eine Datei auf OneDrive speichert, kann sie auch über die Registerkarte "Files" in Teams zum Teams-Kanal hinzugefügt werden. Das Beste ist, dass Sie mit Teams mobil arbeiten können, sodass Ihre Projektmitglieder von überall aus arbeiten können.
Zusammenfassung
Diese Tabelle enthält eine allgemeine Zusammenfassung der Möglichkeiten zur Verwendung von Teams, SharePoint und OneDrive in verschiedenen Situationen. Scrollen Sie für weitere Informationen auf der Seite nach unten.
| Primäre(r) Benutzer(s) | Ideal für... | Freigabe und Zugriffssteuerung | Unterhaltungen und Kommunikation | |
|---|---|---|---|---|
"Teams" |
Team | Projektorientierte Teams, um sich zu unterhalten, in Dateien zusammenzuarbeiten, Anrufe zu tätigen und sich genau dort zu treffen, wo die Arbeit stattfindet. | Teams können öffentlich (für alle in Ihrer Organization offen) oder privat (verwaltete Mitgliedschaften) sein. | Kommunizieren Sie in Echtzeit mit Teamkollegen in einer chatbasierten Umgebung und in Onlinebesprechungen. |
SharePoint |
Team, Gruppe, organization | Speichern von Dateien in der Cloud und Freigeben für Ihr Team oder Ihre organization, Verwenden einer robusten Berechtigungsverwaltung und Erstellen funktionsreicher Websites, die Ihrem Teams-Kanal hinzugefügt werden können. | Teilen Sie Dateien mit Ihrem Team, Ihrer organization und externen Benutzern. Verwenden Sie Office 365-Gruppen, um den Zugriff auf Teamwebsites zu steuern oder robustere Berechtigungen für Websites und Dokumente einzurichten. | Kommunizieren Sie mithilfe von SharePoint News. Neuigkeiten können auch zu Ihrem Teams-Kanal hinzugefügt werden. Außerdem können Sie SharePoint-Seiten Kommentare und "Gefällt mir"-Bewertungen hinzufügen. |
OneDrive |
Einzelperson und Team | Speichern und Synchronisieren von Dateien für Privatpersonen, Geschäfts-, Schul- oder Unikonten in der Cloud und Zugriff von überall auf jedem Gerät. Ideal für laufende Arbeiten und die gemeinsame Nutzung mit bestimmten Personen. | Dokumente bleiben privat, bis Sie sie freigeben. Geben Sie Dateien einzeln frei, und arbeiten Sie gleichzeitig mit anderen an Office-Dokumenten. | Kommentieren Sie Dokumente, und verwenden Sie das @-Zeichen mit dem Namen einer Person. Die Person, die Sie Erwähnung, erhält eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Kommentar. |
Verwenden von Teams, SharePoint und OneDrive
Sie können Dateien mithilfe von SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams speichern und freigeben. SharePoint unterstützt jedes dieser Tools, aber jedes kann auf seine eigene Weise verwendet werden, um die Zusammenarbeit und Effizienz in verschiedenen Situationen zu beschleunigen.
Hinweis
- Wenn Sie ein neues Team oder einen privaten Kanal in Microsoft Teams erstellen, wird automatisch eine Teamwebsite in SharePoint erstellt. Um die Websitebeschreibung oder -klassifizierung für diese Teamwebsite zu bearbeiten, gehen Sie zu den Einstellungen des entsprechenden Kanals in Microsoft Teams.
- Erfahren Sie mehr über das Verwalten von mit Microsoft Teams verbundenen Teams-Websites.
Microsoft Teams
Wenn Sie in Echtzeit zusammenarbeiten, ist es eine große Zeitersparnis, auf Dateien zuzugreifen, die für Ihr Projekt wichtig sind. Files, die in Microsoft Teams freigegeben werden, sind direkt dort verfügbar, wo Sie Unterhaltungen und Besprechungen führen, und Ihr Team kann sie gemeinsam besitzen. In Microsoft Teams freigegebene Dokumente werden in SharePoint gespeichert, sodass Sie das Beste aus beiden Welten erhalten.
Sie können über Thread-Chats und beständige Chats kommunizieren und alle auf dem Laufenden halten. In Microsoft Teams können Sie auch privat mit jedem Kontakt chatten, auch wenn dieser offline ist – das ist besonders praktisch, wenn sich Ihr Kontakt in einer anderen Zeitzone befindet. Mit einem beständigen Konversationsverlauf können Sie den Austausch jederzeit starten und fortsetzen. Verwenden Sie den privaten Chat, um ein Dokument in Echtzeit gemeinsam zu erstellen und nach einem Anruf weiter zusammenzuarbeiten. Sie können sogar wichtige Chats anheften, um sie leicht abrufen zu können.
Teams können öffentlich oder privat sein. Öffentliche Teams stehen allen Personen in Ihrer Organization offen. Die Mitgliedschaft in privaten Teams wird verwaltet.
SharePoint
Jeder Teams-Kanal hat eine SharePoint-Teamwebsite, und jede SharePoint-Teamwebsite verfügt über einen Teams-Kanal. SharePoint eignet sich hervorragend zum Speichern von Dateien in der Cloud und für ein breites Publikum zugänglich. Außerdem können Sie die Vorteile einer robusten Dateiberechtigungsverwaltung, von Dokumentenprozessabläufen, Aufbewahrungsrichtlinien und vielem mehr nutzen. Hier sind die Möglichkeiten zum Arbeiten mit SharePoint:
- Arbeiten Sie gemeinsam an Dateien in Teams, erstellen Sie Seiten, verwenden Sie ein geteiltes Notizbuch, und nutzen Sie die integrierte Office 365-Gruppe, um Unterhaltungen, Kalender und Aufgaben zusammenzuführen.
- Verteilen von Besitz und Berechtigungen auf eine größere Gruppe von Personen. Wenn ein Dokument für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, ist es eine gute Idee, dass andere Personen als Sie selbst dort sind, die kontrollieren können, was auf der Website passiert.
- Erteilen Sie Berechtigungen auf Websitebasis statt für einzelne Dokumente. Wenn Personen über Zugriff auf die Teamwebsite verfügen, besitzen Sie auch Zugriff auf die auf der Website gespeicherten Dokumente.
- Erstellen Sie attraktive und effektive Websiteseiten, um Informationen zu organisieren, Nachrichten zu veröffentlichen, Kontaktinformationen bereitzustellen und die Navigation zu Dokumenten, Medien und anderen Arten von Informationen zu ermöglichen.
Weitere Informationen zu SharePoint.
OneDrive
Persönliche Dateien oder Dokumente, die nur Sie bearbeiten, können sicher auf OneDrive gespeichert werden. Betrachten Sie es als Ihr persönliches Repository – eine Cloudversion von "Meine Dokumente". Files sind immer synchronisiert und stehen für den Zugriff bereit, auch wenn Sie offline sind. Mit OneDrive sind Ihre Dateien immer bei Ihnen und bereit zum Teilen. In Bezug auf die Langlebigkeit eignet sich OneDrive hervorragend für laufende Arbeiten. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Nutzung von OneDrive:
- Sie möchten einzelne Dateien nur für wenige wenige Personen freigeben oder gar nicht freigeben.
Dokumente, die Sie in OneDrive ablegen, bleiben privat, bis Sie sie freigeben. Sie können Dateien einzeln freigeben und gleichzeitig mit anderen an Office-Dokumenten arbeiten. Dies macht OneDrive für den Arbeitsplatz oder die Schule/Universität zu einer hervorragenden Option für Entwurfsdokumente, die niemand sonst sehen muss. Beispielsweise schreiben Sie einen Blogbeitrag, der möglicherweise keinem Projekt zugeordnet ist, und möchten, dass einige Kollegen ihn überprüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen. In diesem Fall erwarten Sie, dass die für die Überprüfung vorgesehenen Personen das Dokument einmal verwenden – ohne Bedarf an zusätzlichem Speicher oder Kontextinformationen. Sie benötigen lediglich einen Link zum Dokument und die Berechtigung zum Bearbeiten. Darüber hinaus können Sie Dokumente kommentieren und das @-Zeichen mit dem Namen einer Person verwenden. Die Person, die Sie Erwähnung, erhält eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Kommentar. - Posten Sie eine Datei von OneDrive in einem Teams-Kanal zur Überprüfung.
- Sie können keine vorhandene Teamwebsite identifizieren, zu der das Dokument gehört, und Sie glauben nicht, dass der Zweck des Dokuments die Erstellung einer neuen rechtfertigt.
Ausführlichere Informationen finden Sie unter Sollte ich meine Dokumente auf OneDrive für eine Teamwebsite speichern?